Come creare un riepilogo di riunione generato dall’IA

Riassumere le riunioni aiuta i team a restare allineati, tracciare le decisioni e seguire i punti d’azione—ma scrivere i riepiloghi può essere noioso e richiedere molto tempo. Con strumenti di IA come ChatGPT o Flowhunt, puoi trasformare istantaneamente qualsiasi trascrizione di riunione in un riepilogo curato e condivisibile, liberando il tuo tempo per attività a più alto valore.

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Guida passo passo

Che tu sia un professionista HR, un amministratore o un coordinatore di progetto, generare un riepilogo di riunione con l’IA è semplice. Ecco come puoi farlo in pochi minuti:

1. Prepara la trascrizione della riunione

Una trascrizione chiara è l’input essenziale per il tuo riepilogo IA. La maggior parte delle piattaforme moderne per riunioni (Zoom, Teams, Google Meet) può generare trascrizioni automaticamente. Se hai anche un’agenda o degli appunti, raccoglili. Aiutano a fornire ulteriore contesto, ma sono opzionali.

2. Crea un prompt per l’IA

Il prompt che fornisci all’IA determina la qualità del tuo riepilogo. Per un riepilogo di riunione professionale e di uso generale, usa un prompt che sia chiaro e specifico ma non legato a un solo ruolo o dipartimento.

You are an expert at summarizing meetings. Given the following transcript (and optional agenda/notes), generate a concise, readable summary suitable for sharing with all participants. Focus on the main discussion points, key decisions, and any action items. Avoid role-specific details or jargon, and make sure the summary is easy to understand for anyone who attended. If an agenda or notes are provided, use them to organize the summary, but otherwise use your best judgment to structure it logically.
[PASTE YOUR TRANSCRIPT HERE]

3. Incolla in un chatbot IA

Copia la tua trascrizione e (opzionalmente) l’agenda o gli appunti, incollali insieme al tuo prompt in ChatGPT, Flowhunt o qualsiasi strumento chatbot IA. Attendi qualche istante. L’IA restituirà un riepilogo ben strutturato che potrai condividere immediatamente.

Ecco un esempio di prompt compilato completamente:

You are an expert at summarizing meetings. Given the following transcript (and optional agenda/notes), generate a concise, readable summary suitable for sharing with all participants. Focus on the main discussion points, key decisions, and any action items. Avoid role-specific details or jargon, and make sure the summary is easy to understand for anyone who attended. If an agenda or notes are provided, use them to organize the summary, but otherwise use your best judgment to structure it logically.
[TRANSCRIPT BEGINS]
Moderator (Anna): Good morning, everyone. Let’s start with the first item on the agenda: Q3 marketing results.
James: We’ve seen a 12% uptick in engagement across social media, mostly driven by the new video campaign. However, email click-through rates dropped by 5%.
Priya: We might want to revisit our email strategy. The content hasn’t been updated in months.
Anna: Noted. Let’s set a follow-up meeting with the content team next week.
Next item—website redesign. Mark, can you give us an update?
Mark: The dev team completed 80% of the front-end work. We’re behind on mobile optimization due to unexpected issues with the CMS.
Anna: When can we expect that to be back on track?
Mark: We’ve adjusted the timeline. Mobile optimization should be done by August 10.
Anna: Great, thank you. Lastly, any updates on the client onboarding process?
Lena: We’ve added a walkthrough video and reduced the number of forms. Early feedback has been positive, especially from EU clients.
Anna: Excellent. Please compile that feedback and share it in the Slack channel.
Any final comments?
James: Just a reminder that the Q4 planning session is on the 15th.
Anna: Thanks. Meeting adjourned.
[TRANSCRIPT ENDS]

{< lazyimg src="/images/academy/42.png" alt=“Screenshot of AI-generated meeting summary output” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Pro e contro

Riepilogo

Con solo una trascrizione e un semplice prompt, puoi usare l’IA per redigere in pochi minuti riepiloghi di riunioni chiari e focalizzati sulle azioni. Questo approccio semplifica la documentazione, garantisce coerenza e ti libera per lavori più importanti. È una svolta per i professionisti impegnati che vogliono tenere i team sulla stessa linea, senza ore di appunti manuali.

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