Jak odpovídat na e-maily jednoduše s Copilotem

Odpovídání na e-maily nemusí být pomalé ani stresující! S Copilotem můžete během pár vteřin vygenerovat promyšlenou odpověď, aniž byste museli začínat od nuly. Pokud chcete ušetřit čas nebo najít ta správná slova, nechte si pomoci od AI – s ní budete znít vždy profesionálně a jasně.

Návod krok za krokem

Naučit se odpovídat na e-maily pomocí Copilotu je snadné, i když jste v AI úplní nováčci. Tento průvodce vás provede základy, abyste mohli odpovídat rychleji, vyhnuli se chybám a vypadali profesionálně s minimální námahou.

1. Zkopírujte e-mail, na který chcete odpovědět

Otevřete si schránku a najděte e-mail, na který chcete reagovat. Označte celou zprávu (jen tu část, na kterou chcete odpovědět) a zkopírujte ji.

{< lazyimg src="/images/academy/45.png" alt=“jak zkopírovat e-mail, na který chcete odpovědět” class=“rounded-lg shadow-md” >}

2. Vložte e-mail do Copilotu

Přejděte do Copilot 365. Vložte zkopírovaný e-mail do vstupního pole. Copilot potřebuje vidět původní zprávu, aby věděl, na co reagujete.

3. Přidejte krátkou instrukci pro odpověď

Hned pod vložený e-mail napište krátkou instrukci pro Copilot. Například:

• „Potvrďte souhlas a schůzku.“
• „Zdvořile odmítněte.“
• „Požádejte o přesunutí na příští týden.“ Držte to stručné a jasné, zbytek zařídí Copilot!

Náš příklad:

Ahoj Luce,
doufám, že se máš dobře. Chtěla jsem se rychle zeptat na časový plán onboardingu pro nové klienty FlowHunt, o kterých jsme mluvili minulý týden.
Jessica Tran z marketingu zmínila, že klientské materiály byly dokončeny v pondělí. Nevíš, jestli už implementační tým obdržel aktualizovanou dokumentaci? Cílíme na naplánování zahajovacích hovorů začátkem příštího týdne, takže se jen snažím ujistit, že je vše na naší straně v pořádku.
Můžeš také potvrdit, jestli už někdo byl určen jako hlavní technický kontakt pro účet Greenwave?
Díky za pomoc—nespěchá to, ale ideálně do zítřejšího konce dne, pokud to půjde.
Díky,
Darren Patel

Client Success Lead

Voice of AI

darren.patel@voiceofai.co
Odpověz na tento e-mail s potvrzením, že dokumenty byly odeslány a Alex Kim je technickým kontaktem.

4. Nechte Copilot vygenerovat odpověď

Klikněte na „Generovat“ nebo „Odeslat“. Během pár vteřin uvidíte návrh odpovědi. Přečtěte si ji a případně rychle upravte.

{< lazyimg src="/images/academy/46.png" alt=“jak copilot generuje odpověď na e-mail” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Výhody a nevýhody

Shrnutí

Používání Copilotu pro odpovídání na e-maily je pro začátečníky obrovská úspora času. Stačí zprávu zkopírovat, vložit, přidat instrukci a nechat Copilot vygenerovat odpověď. Odesíláte rychleji, zníte profesionálněji a už nikdy nebudete zírat na prázdnou stránku.

Chcete automatizovat ještě větší část své každodenní komunikace? Prozkoumejte hotové AI šablony pro obchodní komunikaci a zjistěte, kolik času můžete ušetřit.
👉 Podívejte se na AI generátor e-mailů – šablona