Jak vytvořit profesionální zápis z porady pomocí AI: Pokročilé tipy

Byli jste někdy požádáni o vytvoření shrnutí schůzky, která trvala několik hodin? Už nikdy neztraťte přehled o důležitých rozhodnutích po obchodní poradě! Zajistěte, aby každá diskuze, dohoda a úkol byly zaznamenány a snadno dostupné kdykoliv. V tomto článku vám ukážeme, jak vytvořit zápis z porady pomocí AI ve čtyřech jednoduchých krocích:

1. Vytvořte přepis schůzky.
2. Určete šablonu, podle které chcete zápis vést.
3. Shromážděte další informace (program jednání, poznámky).
4. Odešlete prompt a všechny dokumenty chatbotovi.

Máte málo času nebo řešíte příliš mnoho schůzek? Použijte AI generátor zápisů z porad a usnadněte si práci hned teď zdarma.

Nemusíte vytvářet vlastní řešení. Náš nástroj vám pomůže rychle vytvořit přehledné a profesionální shrnutí schůzky. Stačí nahrát přepis, přidat případné poznámky nebo program jednání a o zbytek se postará AI.

Je to rychlé, snadné na používání a pomáhá vašemu týmu být vždy v obraze.

👉 Vyzkoušejte to hned a ušetřete čas na každé poradě.

Pokud se ale chcete naučit, jak na to, zde je návod:

Návod krok za krokem

Zápis z porady jsou stručné poznámky, které zachycují, o čem se diskutovalo, k jakým výsledkům to vedlo a kdo je za jakou akci po poradě zodpovědný. Pojďme se na tento proces podívat krok za krokem.

1. Získejte přepis

Nahrajte si schůzku. Dříve to byla práce sekretářky, ale moderní technologie zvládají zápisy z porad mnohem rychleji a systematičtěji. Použijte přepis z Teams nebo Otter.ai pro vygenerování a uložení přepisu.

2. Vytvořte šablonu (nebo použijte naši)

Rozhodněte se pro standardní strukturu zápisu. Některé firmy mají specifické požadavky na schůzky a diskuze. Abychom vám práci usnadnili, nabízíme jednoduchou šablonu, která vyhovuje většině případů.

3. Přidejte další informace, program a poznámky

Aby chatbot poskytl co nejlepší odpověď, můžete vždy přidat další informace. Můžete uvést například:

• Kontext schůzky
• Výsledky předchozích schůzek
• Specifické cíle
• Záměry pro aktuální setkání
• Další důležité detaily (hlavní účastníky nebo konkrétní otázky, na které potřebujete odpověď).

Můžete je dodat buď jako součást promptu, nebo i jako samostatný dokument.

Další věc, kterou lze přidat, je program schůzky, který jste předem obdrželi od organizátorů. To může AI pomoci určit důležité body diskuze nebo identifikovat nejmenované účastníky v přepisu.

Čím více informací chatbot dostane, tím podrobnější a konkrétnější zápis z porady vytvoří.

4. Prompt pro ChatGPT

Shromážděte všechny informace a zadejte je ChatGPT. Zdá se to jednoduché. Pravděpodobně ale nechcete, aby ChatGPT odpovídal jako obecný chatbot. Proto sestavte svůj dotaz tak, jako byste oslovovali kvalifikovaného odborníka. Doporučujeme použít tento prompt.

Jste profesionální generátor zápisů z porad. Vaším cílem je vytvořit jasné, dobře strukturované a formální shrnutí naší měsíční porady o prodejní strategii.
Kontext:
Účastníci zahrnují vedoucí prodeje a regionální manažery.
Probíraná témata zahrnují čtvrtletní cíle, aktualizace prodejního pipeline a sladění s marketingem.
Vstupní zdroje:
Bude poskytnut přepis schůzky.
Volitelně může být přiložen program jednání, šablona zápisu nebo další kontext.
Očekávání výstupu by měla odpovídat šabloně, pokud je přiložena, v opačném případě můžete použít vlastní pravidla.
Zajistěte, aby jazyk byl profesionální, stručný a bez zbytečné omáčky. Zdůrazněte důležité závěry nebo překážky. Každý bod přesně shrňte, aniž byste ztratili nuance nebo opomněli úkoly. Buďte konzistentní ve struktuře a použití nadpisů.
Po dokončení vše vložte do Word dokumentu a zápis tam uložte.

Nezapomeňte, že prompt můžete kdykoliv upravit tak, aby vám přesně vyhovoval – pokud chcete export do .docx místo .pdf, můžete si poslední úpravy provést sami.

5. Vyzkoušejte to

Nezapomeňte přiložit skutečné dokumenty, ze kterých bude AI čerpat všechny informace.

Váš výsledek bude vypadat takto:

Zápis z porady
Název schůzky: Měsíční porada o prodejní strategii
Datum/čas: 26. května 2025 v 10:00
Místo: Danube Conference Room, BlueChip Finance HQ, Vídeň
Přítomní
Alex – koordinátor schůzek představenstva
Ben – člen představenstva
Chris – asistent představenstva
Nepřítomní
John – CEO (omluven)
Program jednání
Výsledky za Q2 a předpověď roku
Přehled pilotního nasazení AI
Zpětná vazba klientů – digitální onboarding
Náhled strategie 2026
Nábor talentů & plánování vedení
Pokrok v udržitelnosti & ESG cíle
Diskuze
Datum příští schůzky představenstva
Potvrzeno na středu 17. září 2025 ve 14:00 v Danube Conference Room.
Výsledky za Q2 & předpověď
Přezkoumány předběžné údaje; dohodnuto aktualizovat předpověď roku po výsledcích příštího měsíce.
Pilotní nasazení AI
Pilot běží do srpna; KPI budou sebraná pro rozhodnutí o škálování ve 4. čtvrtletí.
Zpětná vazba na digitální onboarding
Klienti požadují plynulejší UI; tým shromáždí tři měsíce uživatelských metrik pro další přezkum.
Náhled strategie 2026
První rámec zahrnuje plánování počtu zaměstnanců a potenciální nové trhy.
Nábor talentů & plánování vedení
Plán řeší blížící se odchody a mezery v managementu; HR rozešle návrh do poloviny června.
ESG & udržitelnost
Vedoucí informoval o aktuálních benchmarkech; další kroky zahrnují zavedení návrhů na kompenzaci uhlíku.
Rozhodnutí
Naplánována příští schůzka představenstva na 17. září 2025 ve 14:00.
Místo zůstává: Danube Conference Room.
Schválen program jednání výše.
Úkoly
Úkol	Vlastník
Připravit a rozeslat formální program do příštího týdne	Ben
Shromáždit KPI pro AI pilot a metriky digitálního onboardingu	Chris
Poslat pozvánku do kalendáře a zajistit logistiku schůzky	Alex
Příští schůzka
Datum/čas: středa 17. září 2025 ve 14:00
Místo: Danube Conference Room

Výhody a nevýhody

Podívejme se na hlavní výhody a nevýhody tohoto postupu tvorby zápisu z porady.

Shrnutí

Jak vidíte, vytvoření zápisu z porady je jednodušší, než byste čekali, pokud postupujete podle těchto kroků:

1. Vytvořte přepis.
2. Vyberte šablonu zápisu.
3. Shromážděte doplňující informace.
4. Odeslání promptu a všech dokumentů chatbotovi.

Nyní můžete generovat komplexní zápisy z porad do pěti minut pomocí známých chatbotů jako Gemini, Mistral nebo Grok.

Chcete vlastní řešení na míru pro své úkoly? Zjistěte, jak si vytvořit vlastního chatbota s naším AI generátorem zápisů z porad od Flowhunt