Ruční správa kontaktů v CRM zpomaluje váš pracovní postup a zvyšuje riziko chyb. Tato komponenta nabízí chytřejší způsob, jak rozšiřovat a udržovat svůj seznam kontaktů v HubSpotu automatickou aktualizací kontaktů na základě dat z vašich stávajících nástrojů, konverzací a dalších zdrojů.

Co je komponenta Aktualizujte kontakt v HubSpotu

Komponenta Aktualizujte kontakt v HubSpotu vám umožní automaticky aktualizovat kontakty v HubSpotu napříč všemi workflow. Ať už sbíráte leady z chatbota, dokumentu nebo aplikace třetí strany, tento nástroj vám ušetří čas a vše udrží synchronizované.

Klíčové výhody této komponenty

• Udržujte CRM vždy aktuální, automaticky: Už žádné procházení HubSpotu a ruční úpravy. Tato komponenta umožňuje okamžitě aktualizovat existující kontakty na základě dat v reálném čase z vašich nástrojů, chatů, kalendářů či dokumentů.
• Aktualizujte odkudkoliv: Ať už jsou data v Google Sheet, pocházejí z chatbota nebo byla získána z webu, můžete je přímo poslat do HubSpotu. Komponenta se propojí téměř s jakýmkoliv zdrojem dat, takže nemusíte kopírovat, vkládat ani přepínat mezi aplikacemi.
• Chytřejší, rychlejší a flexibilnější než nativní HubSpot: HubSpot nenabízí takovou úroveň automatizace napříč kanály. S FlowHunt mohou vaši AI Agenti najít správný kontakt pomocí vyhledávací logiky, získat jeho ID a aktualizovat jen potřebná pole bez vašeho zásahu.
• Ideální pro obohacování leadů a čištění dat v reálném čase: Lze využít k obohacování kontaktů během konverzací nebo hromadnému čištění zastaralých záznamů v CRM.

Nastavení komponenty

Kategorie asociace (volitelné)
Toto nastavení definuje vztah mezi dvěma objekty v HubSpotu. Pole definovaná HubSpotem jsou nastavena jako výchozí. Pro vlastní asociace přepněte na uživatelskou nebo integračně definovanou možnost. Jedná se o volitelné nastavení pro vývojáře. Více informací najdete zde.

Typ ID asociace (volitelné)
Určuje přesný vztah podle ID. Více zjistíte v tomto průvodci HubSpot. Jde o volitelné vývojářské nastavení pro individuální případy použití.

Mapované ID
ID objektu, na který chcete navázat (např. ID společnosti). Volitelné nastavení pro vývojáře. Pokud není potřeba, ponechte prázdné.

Popis nástroje
Zadejte dodatečné informace, které pomohou agentovi pochopit, jak nástroj používat.

Název nástroje
Přidejte název, kterým má agent tento komponent v detailním výstupu označovat. Název je určen pro vaše pohodlí.

Verbose
Zvolte, zda má agent v rozhraní chatu FlowHunt zobrazovat svůj postup. To je užitečné zejména při ladění.

Vstupní konektory

• Kontakt:
  Připojte informace o kontaktu, který chcete aktualizovat — například Google sheet. Připojit zde můžete až 20 různých komponent, od AI Agentů a datových komponent až po retrievery dokumentů a integrace zprávových aplikací.

• Contact ID:
  Tento konektor umožňuje zadat ID kontaktu, který chcete aktualizovat.
  Pro správnou funkci komponenty je ID povinné.
  ID můžete mít přímo ve zdrojových datech, zadat je ručně nebo propojit komponentu, která jej dodá napřímo či prostřednictvím AI agenta.

Výstupní konektory

• Nástroj:
  Propojte komponentu s AI Agentem. Toto je hlavní výstupní konektor, který umožní agentovi využívat komponentu k vytváření nových záznamů kontaktů.

• Po aktualizaci kontaktu:
  Připojte komponenty, které určují, co se má stát po aktualizaci kontaktu. Například můžete nastavit Slack notifikace, automatickou aktualizaci Google Sheets nebo předání dat k dalšímu zpracování.

Jak používat komponentu Aktualizujte kontakt v HubSpotu

Tuto komponentu můžete využít v každém workflow, kde se objevují kontaktní data. Od chat konverzací po interní dokumenty — můžete vytvářet kontakty a dále je zpracovávat.

Mezi oblíbené případy použití patří:

• Aktualizace na základě informací z chatbota, Facebook Messengeru, e-mailu nebo WhatsAppu
• Aktualizace z Google Workspace dokumentů a tabulek
• Aktualizace z Google Kalendáře
• Aktualizace z dalších dokumentů a znalostní báze FlowHunt
• Procházení webů pro nové kontaktní informace
• Použití API pro propojení s dalšími aplikacemi třetích stran, například Zapier

Poznámka: Doporučujeme používat tuto komponentu společně s Vytvořit kontakt v HubSpotu, abyste nepřišli o žádné nové zákazníky.

Vytváření Flow

Podívejme se na komponentu v praxi. Můžete automatizovat celý proces včetně získávání informací a porovnávání se stávajícími záznamy. Pro zjednodušení však vytvoříme pouze základní Flow, které umožní najít a aktualizovat kontakty zadáním požadavku do chatu.

Tento Flow už teď zjednodušuje a zrychluje práci oproti rozhraní HubSpotu, zejména při hromadných aktualizacích. Nemusíte vyhledávat každý kontakt a přesná pole k aktualizaci. Stačí do chatu poslat jakékoliv identifikační informace a říct agentovi, co má změnit.

Poznámka: Podívejte se do naší knihovny na předpřipravené Flows pro robustnější a plně automatizovaná řešení.

1. Protože jde o chatflow, přidáme vstup a výstup chatu, historii chatu a AI Agenta, který Flow pohání.
2. Dále připojíme Aktualizujte kontakt v HubSpotu jako nástroj pro AI agenta.
3. Přidáme také komponentu Vyhledat kontakt v HubSpotu a připojíme ji jako nástroj. Tato komponenta je pro náš případ použití nezbytná.

Komponenta Aktualizujte kontakt v HubSpotu vyžaduje přesné Contact ID pro správnou funkci. Existuje několik způsobů, jak ID zadat. Můžete jej mít ve zdrojových datech, propojit komponentu, která ID dodá, nebo jej zadat ručně.

V tomto případě chceme jednoduše do chatu poslat jakékoliv identifikační údaje kontaktu a nechat Flow, aby si ID našlo samo a kontakt aktualizovalo. Zde přichází ke slovu komponenta Vyhledat kontakt v HubSpotu.

Vyhledávací komponenta umožňuje získat kontakty relevantní k vašemu dotazu i s jejich ID. AI Agent, který má obě komponenty jako nástroje, se postará o vše ostatní. Vyhledá kontakty, získá ID, a aktualizuje kontakt. Vy jen pošlete identifikační údaj do chatu.

Poznámka: Komponenta Vyhledat kontakt v HubSpotu vždy hledá vlastnost podle vašeho nastavení, například shodu e-mailu, kontakty vytvořené v konkrétní den apod. Jak ji nastavit najdete v tomto průvodci.

Pojďme to otestovat. V našem průvodci Vytvoření kontaktu v HubSpotu jsme založili nový kontakt jménem Jane Doe. Řekněme, že chceme aktualizovat telefonní číslo tohoto kontaktu. Pokud vyhledávací komponentu nastavíme na přesnou shodu e-mailu, odešleme tuto zprávu:

„Změň číslo kontaktu s e-mailem jane@flowhunt.io na +421(901)234-567“

Po zpracování chatbot odpoví zprávou o úspěchu:

Po návratu ke kontaktu v HubSpotu vidíme, že nové číslo je již přiřazeno:

Toto základní flow se skvěle hodí například do chatbotů zákaznické podpory nebo jiných případů, kde se do chatu zadávají nové kontaktní údaje. Pokud hledáte robustnější a plně automatizované řešení, vyzkoušejte některý z předpřipravených Flow v naší knihovně.

Jak najít Contact ID

Zatímco většina komponent to za vás vyřeší automaticky, v některých případech budete potřebovat najít Contact ID ručně. Postupujte takto:

1. V rozhraní HubSpot přejděte do CRM -> Kontakty.
2. Najděte kontakt, který chcete aktualizovat, a otevřete ho.

Nyní máte dvě možnosti, jak získat ID číslo. Najdete jej buď jako poslední číslo v adrese, nebo přes Akce -> Zobrazit všechny vlastnosti a zde vyhledejte “Record ID”.