Flow-beskrivelse
Formål og fordele
Oversigt
AI Møderapport-generator workflowet er designet til at automatisere omdannelsen af mødevedhæftninger (såsom lyd- eller videofiler) til handlingsrettet, skriftligt indhold. Dette inkluderer generering af detaljerede mødereferater, opfølgende e-mails og engagerende blogindlæg – alt sammen tilpasset ud fra konteksten, der er udtrukket fra de originale mødematerialer. Processen er meget skalerbar og eliminerer gentaget manuelt arbejde, hvilket gør den ideel for organisationer, der vil strømline mødedokumentation og kommunikation.
Trin-for-trin workflow
Velkomstbesked: Når chatsessionen åbnes, bliver brugeren mødt med en venlig velkomstbesked, der skitserer trinnene:
- Vedhæft din møde-lyd eller -video.
- Modtag detaljeret mødereferat.
- Få en klar-til-afsendelse opfølgende e-mail.
- Modtag et blogindlæg, der opsummerer mødet.
Filupload: Brugeren uploader en mødevedhæftning (lyd, video osv.) via chatgrænsefladen.
2. Udtrækning af indhold
- Udtræk af filindhold: Den uploadede fil behandles for at udtrække dens indhold. Dette trin kan involvere transskription (for lyd/video), OCR (for scannede dokumenter) eller direkte tekstudtrækning (for tekstbaserede filer).
3. Generering af outputs
For hver type output (mødereferat, opfølgende e-mail, blog) følger workflowet et lignende mønster:
A. Mødereferat
- Promptforberedelse: Den udtrukne kontekst indlejres i en promptskabelon, der instruerer AI’en i at generere et mødereferat.
- AI-generering: En stor sprogmodel (LLM) behandler prompten og genererer et udkast til mødereferat.
- Formatering: En anden prompt formaterer outputtet til et standardiseret afsnit med titlen “Meeting Minutes”.
- Visning: Resultatet sendes til chatoutputtet, så brugeren kan gennemgå eller kopiere det.
B. Opfølgende e-mail
- Promptforberedelse: Den samme kontekst bruges i en prompt, der instruerer AI’en i at generere en opfølgende e-mail.
- AI-generering: LLM’en skaber et e-mailudkast.
- Formatering: Outputtet pakkes ind i et afsnit med titlen “Followup Email”.
- Visning: Den genererede e-mail vises for brugeren.
C. Blogindlæg
- Promptforberedelse: Konteksten bruges i en prompt til, at AI’en kan skabe et blogindlæg.
- AI-generering: LLM’en genererer blogindholdet.
- Formatering: Blogindlægget formateres under en “Blog”-overskrift.
- Visning: Blogindlægget præsenteres for brugeren.
Workflowstrukturen sikrer, at hver indholdstype genereres uafhængigt og parallelt, hvilket maksimerer effektiviteten.
Workflowstruktur
Trin | Input | Behandling | Output |
---|
Brugerintroduktion | Chat åbnet | Widget til velkomstbesked | Hilsen i chat |
Filupload | Filvedhæftning | Udtrækning af filindhold | Råt mødeindhold |
Mødereferat | Udtrukket kontekst | AI-prompt → LLM → Formateringsprompt | Tekst til referat |
Opfølgende e-mail | Udtrukket kontekst | AI-prompt → LLM → Formateringsprompt | Tekst til e-mail |
Blogindlæg | Udtrukket kontekst | AI-prompt → LLM → Formateringsprompt | Tekst til blog |
Bemærk: Alle tre outputs vises i chatgrænsefladen for øjeblikkelig adgang og brug.
Fordele & Anvendelsesmuligheder
- Skalerbarhed: Håndterer et vilkårligt antal møder uden yderligere menneskelig indsats.
- Konsistens: Sikrer, at al mødedokumentation følger et standardiseret, professionelt format.
- Hastighed: Genererer straks alle leverancer efter filupload.
- Alsidighed: Fungerer med forskellige filtyper (lyd, video, dokumenter).
- Automatisering: Reducerer administrative byrder og frigiver tid til værdiskabende opgaver.
- Nyttig for:
- Projektledere og teamledere, der vil automatisere opfølgning på møder.
- HR- eller driftsteams med behov for standardiseret dokumentation.
- Indholdsskabere, der ønsker at genbruge mødediskussioner som blogindlæg.
Konklusion
AI Møderapport-generatoren er en kraftfuld, automatiseret værktøjskæde til at omdanne rå mødefiler til strukturerede, handlingsrettede og delbare, skriftlige ressourcer. Ved at strømline disse processer sparer den ikke kun tid, men sikrer også, at vigtige mødeindsigter bliver indfanget, kommunikeret og genbrugt effektivt på tværs af organisationen.