AI Gmail-assistent til e-mailhåndtering

Dette workflow implementerer en AI-drevet e-mailassistent designet til at hjælpe brugere med at administrere deres indbakke, oprette og sende e-mails, organisere beskeder og udføre forskellige e-mailrelaterede opgaver via intelligent automatisering. Systemet integrerer konverserende AI med Gmail-funktioner og leverer en skalerbar og automatiseret løsning til e-mailhåndtering.

Nøglekomponenter og Flow

1. Velkomst og Onboarding

• Trigger: Når en chat-session åbnes (ChatOpenedTrigger), starter workflowet automatisk.
• Velkomstbesked: Brugeren bliver mødt med en venlig, markdown-understøttet velkomst via en MessageWidget. Beskeden introducerer AI-assistenten og dens evner, såsom at udarbejde svar, opsummere tråde, planlægge møder og organisere e-mails.
• Visning: Velkomstbeskeden vises én gang og leveres til chatoutput, så brugeren kan se den.

2. Brugerinteraktion

• Chatinput: Brugere kan interagere med assistenten ved at skrive beskeder eller uploade filer via ChatInput-noden.
• Behandling af forespørgsler: Brugermeddelelser sendes videre til AI-agenten.

3. AI-agent med Gmail-værktøjssæt

• AI-kerne: AI-agent-noden fungerer som den intelligente hjerne. Den er konfigureret med en baggrundshistorie (“mail manager”) og et klart mål: “Du er en e-mailassistent, der har ansvaret for at håndtere og opfylde brugerens ønsker ved at bruge de værktøjer, du har til rådighed.”
• Værktøjsintegration: Agenten er udstyret med et værktøjssæt, der inkluderer:
  • Søg e-mails: Find e-mails i Gmail baseret på brugerdefinerede kriterier.
  • Send e-mail: Opret og send nye e-mails, inklusive understøttelse af vedhæftede filer, CC/BCC, svar og kladder.
  • Find e-mail via ID: Hent specifikke e-mails via deres unikke Gmail-ID.
  • Tilføj label til e-mail: Organiser e-mails ved at tilføje labels, med mulighed for at oprette nye labels efter behov.
  • Fjern label fra e-mail: Ryd op eller reorganiser e-mails ved at fjerne eksisterende labels.

Disse værktøjer stilles til rådighed som agentfunktioner, hvilket gør det muligt for AI’en at vælge og orkestrere handlinger for at opfylde brugerens ønsker.

4. Præsentation af resultater

• Chatoutput: Alle svar og resultater fra AI-agenten (fx bekræftelsesbeskeder, søgeresultater, opsummeringer) vises tilbage til brugeren i chatgrænsefladen.
• Øjeblikkelig feedback: Systemet sikrer, at brugerne får hurtig feedback og kan se resultaterne af deres forespørgsler.

Workflow-struktur

Eksempler på anvendelser og fordele

• Indbakkehåndtering i stor skala: AI’en kan automatisk sortere, labelere og finde e-mails, så det bliver let at håndtere store mængder beskeder.
• Automatiserede svar og kladder: Brugere kan bede AI’en om at udarbejde svar, sende opfølgninger eller oprette nye beskeder, hvilket sparer tid og sikrer ensartethed.
• E-mailorganisering: Med mulighed for programmæssigt at tilføje eller fjerne labels kan brugere automatisere arbejdsgange som arkivering, prioritering eller projektbaseret sortering.
• Problemfri brugeroplevelse: Den konverserende grænseflade gør e-mailhåndtering intuitiv, mens automatiseringen tager sig af gentagne eller komplekse opgaver i baggrunden.

Hvorfor dette workflow er nyttigt

• Skalerbarhed: Håndterer flere e-mailoperationer samtidigt uden manuel indgriben.
• Automatisering: Reducerer gentagne manuelle opgaver, minimerer fejl og fremskynder rutineopgaver.
• Brugerindflydelse: Giver ikke-tekniske brugere mulighed for at udføre avancerede e-mailopgaver blot ved at spørge AI’en på almindeligt sprog.
• Tilpasningsevne: Let at udvide med yderligere værktøjer eller logik til at håndtere flere e-mailrelaterede processer efter behov.

Dette workflow tjener som fundament for intelligent, konverserende e-mailhåndtering og kan tilpasses eller udvides til et bredt udvalg af personlige eller organisatoriske scenarier, hvor effektiv e-mailhåndtering er afgørende.