Wie man mit Copilot einfach auf E-Mails antwortet

Auf E-Mails zu antworten muss nicht langsam oder stressig sein! Mit Copilot kannst du in Sekundenschnelle eine durchdachte Antwort generieren – ganz ohne von Grund auf selbst zu schreiben. Wenn du Zeit sparen oder die richtigen Worte finden willst, hilft dir KI dabei, jedes Mal professionell und klar zu klingen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mit Copilot auf E-Mails zu antworten, ist einfach, selbst wenn du ganz neu in Sachen KI bist. Diese Anleitung führt dich durch die Grundlagen, damit du schneller antwortest, Fehler vermeidest und mit minimalem Aufwand professionell wirkst.

1. Kopiere die E-Mail, auf die du antworten möchtest

Öffne dein Postfach und finde die E-Mail, auf die du antworten möchtest. Markiere die gesamte Nachricht (nur den Teil, auf den du antworten möchtest) und kopiere sie.

{< lazyimg src="/images/academy/45.png" alt=“how to copy an email you want to reply to” class=“rounded-lg shadow-md” >}

2. Füge die E-Mail in Copilot ein

Gehe zu Copilot 365. Füge die kopierte E-Mail in das Eingabefeld ein. Copilot muss die Originalnachricht sehen, damit das Tool weiß, worauf du antwortest.

3. Gib eine kurze Anweisung für die Antwort

Direkt unter der eingefügten E-Mail schreibst du eine kurze Anweisung für Copilot. Zum Beispiel:

• „Bestätige und sage für das Meeting zu.“
• „Lehne höflich ab.“
• „Bitte um eine Verschiebung auf nächste Woche.“ Halte es kurz und klar, den Rest übernimmt Copilot!

Unser Beispiel:

Hi Luce,
Hope you’re doing well. I wanted to quickly check in regarding the onboarding timeline for the new FlowHunt clients we discussed last week.
Jessica Tran from Marketing mentioned that the client materials were finalized on Monday. Do you know if the implementation team has already received the updated documentation? We’re aiming to have the kickoff calls scheduled by early next week, so just trying to ensure everything’s aligned on our side.
Also, could you confirm whether anyone has been assigned as the primary technical point of contact for the Greenwave account?
Appreciate your help—no rush, but ideally by EOD tomorrow if possible.
Thanks,
Darren Patel

Client Success Lead

Voice of AI

darren.patel@voiceofai.co
Reply to this email confirming the docs were sent and Alex Kim is the tech contact.

4. Lass Copilot die Antwort generieren

Klicke auf „Generieren“ oder „Absenden“. Nach wenigen Sekunden siehst du einen Entwurf der Antwort. Lies ihn dir durch und nimm eventuell schnelle Anpassungen vor.

{< lazyimg src="/images/academy/46.png" alt=“how is copilot generating email reply” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Vor- und Nachteile

Zusammenfassung

Mit Copilot auf E-Mails zu antworten, spart besonders Anfängern enorm viel Zeit. Einfach Nachricht kopieren, einfügen, Anweisung hinzufügen und Copilot die Antwort formulieren lassen. Du antwortest schneller, klingst professioneller und musst nie mehr vor einem leeren Bildschirm sitzen.

Willst du noch mehr deiner täglichen Kommunikation automatisieren? Entdecke fertige KI-Vorlagen für die Geschäftskommunikation und sieh, wie viel Zeit du sparen kannst.
👉 Schau dir die KI-E-Mail-Generator-Vorlage an