So nutzen Sie Microsoft Copilot, um in Outlook E-Mails sofort zu beantworten

E-Mails schnell und professionell zu beantworten, ist für vielbeschäftigte Berufstätige eine entscheidende Fähigkeit. Mit Microsoft Copilot, das direkt in Outlook integriert ist, können Sie sofort kontextbezogene Antworten verfassen – ganz ohne Kopieren, Einfügen oder Fensterwechsel. Dieser Workflow verschlankt Ihren Posteingang, spart Zeit und sorgt für souveräne Kommunikation.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Für alle, die täglich eine große Anzahl von E-Mails bearbeiten, ist die Outlook-Integration von Microsoft Copilot ein echter Gamechanger. Anstatt Antworten manuell zu verfassen oder auf generische Vorlagen zurückzugreifen, können Sie mit der integrierten Copilot-Antworttaste maßgeschneiderte Antworten in Sekundenschnelle generieren. So nutzen Sie dieses Tool für ein schnelleres und professionelleres Posteingangsmanagement.

1. Outlook öffnen und die Copilot-Antworttaste finden

Nachdem Sie sich in Ihr Outlook-Konto (Web oder Desktop) eingeloggt haben, wählen Sie eine E-Mail aus, die Sie beantworten möchten. Sie sehen ein Copilot-Symbol – meist ein Funke oder das Copilot-Logo – direkt in der Aktionsleiste der E-Mail. Um die Entwurfsoption zu finden, müssen Sie zunächst auf Antworten bei der gewählten E-Mail klicken.

{< lazyimg src="/images/academy/48.png" alt=“Screenshot der Copilot-Antworttaste, hervorgehoben in der Outlook-Werkzeugleiste über einer geöffneten E-Mail-Nachricht.” class=“rounded-lg shadow-md” >}

2. Auf die Copilot-Taste klicken

Hier sehen Sie neben Ihrer ersten Zeile eine Copilot-Taste, die beim Drücken sofort den Inhalt der E-Mail analysiert und einen Antwortvorschlag erstellt – ganz auf den Kontext des Gesprächs zugeschnitten, ohne dass Sie manuell kopieren oder einfügen müssen.

{< lazyimg src="/images/academy/49.png" alt=“Screenshot von Outlook mit dem Copilot-Seitenbereich und einer angezeigten KI-generierten Antwort.” class=“rounded-lg shadow-md” >}

3. Entwurf prüfen, bearbeiten oder neu generieren

Im erstellten Entwurf können Sie die KI-generierte Antwort überprüfen und Copilot um weitere Formulierungen bitten. Sie können die Antwort mithilfe der integrierten Optionen formeller, prägnanter oder freundlicher gestalten. Bitten Sie Copilot um weitere Anpassungen oder geben Sie den gewünschten Tonfall an. Sobald Sie mit Ihrer Antwort zufrieden sind, ist alles erledigt und Sie können die E-Mail absenden!

{< lazyimg src="/images/academy/50.png" alt=“Screenshot des Copilot-Bereichs mit Optionen zur Anpassung des Tons und einem Eingabefeld für weitere Änderungen.” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Vor- und Nachteile

Zusammenfassung

Mit der integrierten Copilot-Antwortfunktion in Outlook können Berufstätige E-Mails schneller und effektiver beantworten – und das, ohne den Posteingang zu verlassen. Dank des kontextbezogenen Verständnisses der KI bleiben Ihre Nachrichten hochwertig, Sie sparen wertvolle Zeit und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Nutzen Sie Copilot-Antworten noch heute, um Ihren Posteingang zu optimieren.

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