So verbessern und strukturieren Sie Ihre Dokumente mit Copilot

Müssen Sie eine trockene interne Richtlinie umschreiben? Ein 20-seitiges Handbuch zusammenfassen? Oder einfach den Ton Ihrer HR-Dokumente verbessern? Microsoft Copilot in Word macht es einfach. Sie können jedes Dokument direkt in Word umwandeln, ohne die Seite zu verlassen oder Inhalte in einen Chatbot zu kopieren.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie mit dem integrierten Copilot-Panel ganze Dokumente mithilfe einfacher natürlicher Sprachbefehle sofort umschreiben, verbessern oder zusammenfassen.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung

Copilot in Word verwandelt Ihre alltäglichen internen Dokumente in professionelle, ansprechende Assets. Ob Ton, Klarheit, Länge oder Formatierung – Sie behalten die Kontrolle.

So funktioniert es:

1. Öffnen Sie Microsoft Word und aktivieren Sie Copilot

Starten Sie mit einem beliebigen Dokument. Sie benötigen ein Microsoft 365-Abonnement mit aktiviertem Copilot-Feature. Suchen Sie nach dem Copilot-Button im Menüband (oben rechts in Word). Klicken Sie darauf, um das Seitenpanel zu öffnen.

Diese Funktion erfordert eine Microsoft Copilot for Microsoft 365-Lizenz. In persönlichen oder Basisversionen ist sie nicht verfügbar.

2. Fügen Sie Ihr Dokument ein oder laden Sie es

Sie können neu beginnen oder ein internes Dokument wie eine Unternehmensrichtlinie, einen Mitarbeiterleitfaden oder eine Regelwerksdatei öffnen.

Um es schnell zu testen, fügen Sie dieses Beispiel in ein leeres Dokument ein:

„Unsere Bürozeiten sind flexibel, aber alle sollten spätestens um 10 Uhr online sein. Freitags keine Meetings, außer es ist absolut notwendig. Für Dringendes Slack nutzen, für alles andere E-Mail.“

3. Bitten Sie Copilot, den Text umzuschreiben oder zu verbessern

Geben Sie im Copilot-Panel eine einfache Anweisung ein, zum Beispiel:

Schreiben Sie dies in einem professionelleren Ton um, der für ein Mitarbeiterhandbuch geeignet ist.

Copilot scannt Ihr Dokument und bietet eine vollständig umgeschriebene Version direkt im Panel oder als Vorschläge im Dokument an.

Sie können auch ausprobieren:

• „Machen Sie es prägnant und freundlich“
• „In ein formales HR-Richtlinienformat umwandeln“
• „Dieses Dokument in Stichpunkten zusammenfassen“
• „Mehr Klarheit und Konsistenz in der Formatierung hinzufügen“

4. Überprüfen und verfeinern Sie das Ergebnis

Nachdem Copilot den Inhalt umgeschrieben hat, können Sie:

• Vorschläge Zeile für Zeile annehmen oder ablehnen
• Folgefragen im Panel stellen
• Das Ergebnis kopieren und woanders einfügen

Sie möchten es noch ansprechender? Fahren Sie fort mit:

Den Ton ermutigender gestalten und Passivkonstruktionen entfernen.

Copilot behält den Kontext und wendet Ihre Änderungen sofort an.

Vorteile und Nachteile

Zusammenfassung

Mit Microsoft Copilot in Word können Sie interne Dokumente umschreiben oder verbessern – ganz ohne Texter oder Zweit-Tool. Es ist integriert, intuitiv und leistungsstark.

Ob Sie Handbücher auffrischen, Memos verfeinern oder HR-Richtlinien zusammenfassen – Copilot übernimmt die schwierige Arbeit und Sie behalten die Kontrolle.

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