So erstellen Sie professionelle Sitzungsprotokolle mit KI: Fortgeschrittene Tipps

Wurden Sie schon einmal gebeten, einen Überblick über ein mehrstündiges Meeting zu erstellen? Verlieren Sie nach einem Geschäftsmeeting nie wieder den Überblick über wichtige Entscheidungen! Sorgen Sie dafür, dass jede Diskussion, Vereinbarung und Aufgabe festgehalten und jederzeit leicht zugänglich ist. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit KI in vier einfachen Schritten Sitzungsprotokolle erstellen:

1. Erstellen Sie ein Transkript des Meetings.
2. Bestimmen Sie die Vorlage, nach der Ihr Protokoll gestaltet werden soll.
3. Sammeln Sie weitere Informationen (Agenda, zusätzliche Notizen).
4. Senden Sie den Prompt und alle Dokumente an einen Chatbot.

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Sie müssen keine eigene Lösung bauen. Unser Tool hilft Ihnen, schnell klare, professionelle Sitzungszusammenfassungen zu erstellen. Laden Sie einfach Ihr Transkript hoch, fügen Sie Notizen oder die Tagesordnung hinzu, und lassen Sie die KI den Rest erledigen.

Es geht schnell, ist einfach zu bedienen und hilft Ihrem Team, immer auf dem gleichen Stand zu bleiben.

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Falls Sie es aber selbst lernen möchten, folgt hier die Anleitung:

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sitzungsprotokolle sind kurze Notizen, die festhalten, was besprochen wurde, zu welchen Ergebnissen dies geführt hat und wer nach dem Meeting für welche Aktion verantwortlich ist. Schauen wir uns den Prozess Schritt für Schritt an.

1. Holen Sie das Transkript ein

Nehmen Sie Ihr Meeting auf. Früher war das die Aufgabe von Sekretär:innen, heute übernimmt moderne Technologie Protokolle schneller und systematischer. Nutzen Sie zum Beispiel Transkriptionen von Teams oder Otter.ai, um das Transkript zu erstellen und zu speichern.

2. Erstellen Sie eine Vorlage (oder nutzen Sie unsere)

Entscheiden Sie sich für eine Standardstruktur Ihrer Protokolle. Manche Unternehmen haben spezielle Vorgaben für ihre Meetings und Diskussionen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, bieten wir Ihnen diese einfache Vorlage an, die für die meisten Fälle geeignet ist.

3. Geben Sie zusätzliche Infos, Agenda und Notizen an

Damit ein Chatbot eine zufriedenstellende Antwort liefert, können Sie immer zusätzliche Informationen bereitstellen. Sie können angeben:

• Den Kontext des Meetings
• Ergebnisse vorangegangener Treffen
• Konkrete Ziele
• Zielsetzungen für die aktuelle Sitzung
• Weitere relevante Details (Schlüsselteilnehmer:innen oder spezielle Fragen, die geklärt werden sollen).

Sie können dies als Teil des Prompts oder sogar als separates Dokument bereitstellen.

Ein weiteres Element, das Sie angeben können, ist die Tagesordnung, die Ihnen vorab von den Organisator:innen zugeschickt wurde. Dies hilft der KI, wichtige Diskussionspunkte zu erkennen oder nicht namentlich erwähnte Teilnehmer:innen im Transkript zu identifizieren.

Je mehr Informationen ein Chatbot erhält, desto detaillierter und spezifischer werden die Protokolle.

4. Prompt für ChatGPT

Sammeln Sie alle Informationen und fragen Sie ChatGPT. Das klingt einfach genug. Sie möchten jedoch vermutlich nicht, dass ChatGPT wie ein generischer Chatbot antwortet. Formulieren Sie Ihre Anfrage daher so, als würden Sie einen qualifizierten Experten ansprechen. Wir empfehlen diesen Prompt:

Sie sind ein professioneller Protokollgenerator. Ihr Ziel ist es, eine klare, gut strukturierte und formale Zusammenfassung unseres monatlichen Meetings zur Vertriebsstrategie zu erstellen. 
Kontext:
Teilnehmer sind Vertriebsleitende und Regionalmanager.
Themen umfassen Quartalsziele, Updates zur Vertriebspipeline und Marketingabstimmung.
Eingabequellen:
Ein Transkript des Meetings wird bereitgestellt.
Optional können auch eine Agenda, eine Protokollvorlage oder weiterer Kontext beigefügt werden.
Die Erwartungen an das Ergebnis sollten der Vorlage entsprechen, falls vorhanden, andernfalls können Sie eigene Regeln anwenden.
Achten Sie auf professionelle, prägnante Sprache ohne Füllwörter. Heben Sie wichtige Ergebnisse oder Blocker hervor. Fassen Sie jeden Punkt genau zusammen, ohne Nuancen oder Aufgaben zu verlieren. Seien Sie konsistent im Aufbau und in der Nutzung von Überschriften.
Wenn alles erledigt ist, erstellen Sie ein Word-Dokument und fügen die Protokolle dort ein.

Vergessen Sie nicht, dass Sie dies jederzeit so anpassen können, wie Sie es benötigen. Wenn Sie anstelle von .pdf in .docx exportieren möchten, können Sie abschließend noch eigene Anpassungen vornehmen.

5. Probieren Sie es aus

Vergessen Sie nicht, die tatsächlichen Dokumente beizufügen, aus denen die KI alle Informationen bezieht.

Ihr Ergebnis könnte so aussehen:

Sitzungsprotokoll
Titel des Meetings: Monatliches Meeting zur Vertriebsstrategie
Datum/Uhrzeit: 26. Mai 2025 um 10:00 Uhr
Ort: Donau Konferenzraum, BlueChip Finance HQ, Wien
Teilnehmende
Alex – Koordinator:in für Vorstandssitzungen
Ben – Vorstandsmitglied
Chris – Vorstandsassistenz
Nicht anwesend
John – CEO (abwesend)
Agenda
Q2 Finanzergebnisse & Jahresendprognose
Review KI-Integrationspilot
Kundenfeedback – Digitales Onboarding
Strategievorschau 2026
Talentgewinnung & Leadership-Pipeline
Fortschritt Nachhaltigkeit & ESG-Ziele
Diskussion
Termin nächstes Vorstandstreffen
Bestätigt für Mittwoch, 17. September 2025 um 14:00 Uhr im Donau-Konferenzraum.
Q2 Finanzergebnisse & Prognose
Vorläufige Zahlen besprochen; Jahresendprognose wird nach dem nächsten Monat aktualisiert.
KI-Integrationspilot
Läuft bis August; KPI-Daten werden für eine Skalierungsentscheidung im 4. Quartal gesammelt.
Feedback Digitales Onboarding
Kunden wünschen eine flüssigere Benutzeroberfläche; das Team sammelt drei Monate Nutzungsdaten für das nächste Review.
Strategievorschau 2026
Früher Rahmen beinhaltet Headcount-Planung und potenzielle neue Marktchancen.
Talentgewinnung & Leadership-Pipeline
Fahrplan, um anstehende Ruhestände und Führungslücken zu adressieren; HR verschickt Entwurf bis Mitte Juni.
ESG & Nachhaltigkeit
Leitung berichtet zu aktuellen Benchmarks; nächste Schritte: Vorschläge für CO₂-Kompensation entwickeln.
Beschlüsse
Nächstes Vorstandstreffen für den 17. September 2025 um 14:00 Uhr terminiert.
Veranstaltungsort beibehalten: Donau-Konferenzraum.
Tagesordnung wie oben aufgeführt genehmigt.
Aufgaben
Aktion	Verantwortlich
Formelle Agenda bis nächste Woche entwerfen und versenden	Ben
KPI-Daten für KI-Pilot und Onboarding-Metriken zusammenstellen	Chris
Kalendereinladung versenden & Logistik koordinieren	Alex
Nächstes Meeting
Datum/Uhrzeit: Mittwoch, 17. September 2025 um 14:00 Uhr
Ort: Donau-Konferenzraum

Vorteile und Nachteile

Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile dieser Methode zur Erstellung von Sitzungsprotokollen.

Zusammenfassung

Wie Sie sehen, ist die Erstellung von Sitzungsprotokollen einfacher als gedacht, wenn Sie diese Schritte befolgen:

1. Transkript erstellen.
2. Vorlage für Protokolle wählen.
3. Zusätzliche Informationen sammeln.
4. Prompt und alle Dokumente an einen Chatbot senden.

Nun können Sie mit bekannten Chatbots wie Gemini, Mistral oder Grok in unter fünf Minuten umfassende Protokolle erstellen.

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