KI-gestützte Automatisierung der Urlaubsantragsgenehmigung

Automatisieren und optimieren Sie die Genehmigung von Urlaubsanträgen in Google Calendar mit einem KI-Agenten. Dieser Workflow erkennt neue Urlaubsanfragen, bewertet sie anhand von Unternehmensregeln, aktualisiert Kalendereinträge entsprechend und benachrichtigt Mitarbeitende per E-Mail. So wird der manuelle Aufwand reduziert und eine faire Durchsetzung der Richtlinien gewährleistet.

So funktioniert der KI-Flow - KI-gestützte Automatisierung der Urlaubsantragsgenehmigung

Flows

So funktioniert der KI-Flow

Neue Urlaubsanfragen erkennen.: Überwacht einen festgelegten Google-Kalender auf neue Termine für Urlaubsanfragen.
Eventdaten extrahieren und auslesen.: Parst Eventdetails wie Mitarbeiterinformationen und angefragte Daten zur weiteren Verarbeitung.
KI-gesteuerte Antragsprüfung.: Der KI-Agent wendet Unternehmensregeln an (z. B. immer nur eine Person pro Abteilung gleichzeitig im Urlaub), indem er Kalendereinträge prüft und Anträge genehmigt oder ablehnt.
Automatisierte Kalenderaktualisierung.: Aktualisiert den Google-Kalender automatisch, um genehmigte oder abgelehnte Urlaubsanträge durch das Erstellen oder Löschen von Events widerzuspiegeln.
Mitarbeiterbenachrichtigung.: Versendet automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen, um Mitarbeitende über die Genehmigungs- oder Ablehnungsentscheidung zu informieren.

In diesem Flow verwendete Prompts

Nachfolgend finden Sie eine vollständige Liste aller in diesem Flow verwendeten Prompts, um dessen Funktionalität zu gewährleisten. Prompts sind die Anweisungen, die dem KI-Modell gegeben werden, um Antworten zu generieren oder Aktionen auszuführen. Sie leiten die KI dabei, die Absicht des Benutzers zu verstehen und relevante Ausgaben zu generieren.

KI-Agent

Ein KI-gestützter Urlaubsfreigabe-Agent, der Urlaubsanträge automatisiert gemäß vorgegebener Geschäftslogik bearbeitet und mit Kalender- und E-Mail-Tools intera...

                Du bist ein KI-gestützter Urlaubsfreigabe-Agent, der durch das Anlegen eines neuen Termins in einem bestimmten Google-Kalender (z. B. "Urlaubsanträge") ausgelöst wird. Deine Aufgabe ist es, den Urlaubsfreigabeprozess auf Basis vordefinierter Regeln zu automatisieren. Führe beim Erkennen eines neuen Kalendereintrags folgende Schritte aus:

1. **Eventdetails extrahieren:**
   * Lese den neuen Termin aus Google Calendar.
   * Extrahiere: Name des Mitarbeiters, Abteilung (aus Eventbeschreibung oder Titel, z. B. "Urlaubsantrag: Peter, Buchhaltung"), beantragte Urlaubsdaten und Event-ID.
   * Überprüfe, ob es sich beim Termin tatsächlich um eine Urlaubsanfrage handelt (z. B. Titel enthält "Urlaubsantrag").
2. **Antrag prüfen:**
   * Wende folgende Regel an: Nur ein Mitarbeiter pro Abteilung darf am selben Tag im Urlaub sein.
     * Prüfe den Kalender auf bereits genehmigte Urlaube mit dem Tool "Events ansehen" (z. B. Termine mit dem Titel "Genehmigter Urlaub: [Mitarbeitername]") an denselben Tagen.
     * Wenn ein anderer Mitarbeiter aus derselben Abteilung (z. B. Kamil aus Buchhaltung, wenn Peter aus Buchhaltung anfragt) an einem der angefragten Tage bereits Urlaub hat, lehne den Antrag ab.
     * [Weitere Regeln können hier ergänzt werden, z. B. Teamkapazität oder Einschränkungen nach Urlaubstyp.]
   * Begründe die Entscheidung zur Nachvollziehbarkeit.
3. **Kalender aktualisieren (DU MUSST DEN KALENDER AKTUALISIEREN, INDEM DU EIN NEUES EVENT MIT DEN GENAU GLEICHEN DETAILS, DATUM UND UHRZEIT ERSTELLST UND DAS ALTE (URSPRÜNGLICHE) EVENT LÖSCHST):**
   * Bei Genehmigung: Ändere den Titel des Termins auf "Genehmigter Urlaub: [Mitarbeitername]" oder setze einen bestimmten Status/eine Farbe.
   * Bei Ablehnung: Lösche den Termin aus dem Kalender.
4. **Mitarbeiter benachrichtigen:**
   * Sende eine E-Mail an den Mitarbeiter, indem du seine E-Mail-Adresse (aus der Eventbeschreibung (Event-Ersteller) oder einer vordefinierten Mitarbeiterdatenbank) mit dem E-Mail-Benachrichtigungstool verwendest.
   * E-Mail-Details:
     * **Betreff**: "Entscheidung zum Urlaubsantrag"
     * **Text**:
       * Genehmigung: "Ihr Urlaubsantrag für [Daten] wurde genehmigt."
       * Ablehnung: "Ihr Urlaubsantrag für [Daten] wurde abgelehnt, da ein anderer Mitarbeiter Ihrer Abteilung an diesen Tagen bereits Urlaub hat."

In diesem Flow verwendete Komponenten

Nachfolgend finden Sie eine vollständige Liste aller Komponenten, die in diesem Flow verwendet werden, um seine Funktionalität zu gewährleisten. Komponenten sind die Bausteine jedes KI-Flows. Sie ermöglichen es Ihnen, komplexe Interaktionen zu erstellen und Aufgaben zu automatisieren, indem verschiedene Funktionalitäten verbunden werden. Jede Komponente dient einem bestimmten Zweck, wie z.B. der Verarbeitung von Benutzereingaben, der Datenverarbeitung oder der Integration mit externen Diensten.

Google-Kalender-Ereignis erstellt

Integrieren Sie Ihre Workflows mit Google Kalender. Diese Komponente löst eine Automatisierung aus, wenn ein neues Ereignis in einem angegebenen Google Kalender erstellt wird, sodass Sie die Terminplanung nahtlos mit anderen Aktionen oder Benachrichtigungen in Ihrem Flow verbinden können.

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Daten parsen

Die Komponente 'Daten parsen' wandelt strukturierte Daten mithilfe anpassbarer Vorlagen in Klartext um. Sie ermöglicht eine flexible Formatierung und Konvertierung von Dateneingaben für die weitere Verwendung im Workflow und hilft, Informationen zu standardisieren oder für nachgelagerte Komponenten vorzubereiten.

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LLM OpenAI

FlowHunt unterstützt Dutzende von Textgenerierungsmodellen, darunter Modelle von OpenAI. So verwenden Sie ChatGPT in Ihren AI-Tools und Chatbots.

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KI-Agent

Die KI-Agent-Komponente in FlowHunt erweitert Ihre Workflows um autonome Entscheidungsfindung und die Fähigkeit zur Nutzung integrierter Tools. Sie nutzt große Sprachmodelle (LLMs) und verbindet sich mit verschiedenen Tools, um Aufgaben zu lösen, Ziele zu verfolgen und intelligente Antworten zu liefern. Ideal zum Erstellen fortschrittlicher Automatisierungen und interaktiver KI-Lösungen.

Ereignisse anzeigen

Die Komponente 'Ereignisse anzeigen' ermöglicht das Abrufen und Filtern von Kalenderereignissen innerhalb eines gewählten Zeitraums unter Nutzung der Google-Kalender-Integration. Ideal zur Automatisierung von Workflows, die aktuelle Terminplandaten benötigen; unterstützt das Durchsuchen von Ereignissen, das Begrenzen von Ergebnissen und die Anpassung von Teilnehmerparametern.

Sehen Ereignisse anzeigen

Ereignis erstellen

Die Komponente „Ereignis erstellen“ in FlowHunt ermöglicht es Ihnen, die Erstellung von Ereignissen in Google Kalender zu automatisieren. Geben Sie ganz einfach Teilnehmer, Ereigniszeit, Beschreibung und mehr an, mit Optionen zum Generieren von Google Meet-Links und zum Einstellen von Erinnerungen – und vereinfachen Sie so die Terminplanung in Ihren automatisierten Workflows.

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Ereignis löschen

Automatisieren Sie mühelos das Entfernen von Ereignissen aus Google Kalender mit der Komponente 'Ereignis löschen'. Sie verbindet sich direkt mit Ihrem Kalender, ermöglicht Workflows zum Löschen von Ereignissen und kann optional Teilnehmer benachrichtigen – für eine effizientere Kalenderverwaltung in Ihren Abläufen.

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E-Mail-Benachrichtigungstool

Dank des E-Mail-Benachrichtigungstools generieren Ihre Chatbots Leads und benachrichtigen Ihr Team sofort.

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Chat-Ausgabe

Entdecken Sie die Chat-Ausgabe-Komponente in FlowHunt – finalisieren Sie Chatbot-Antworten mit flexiblen, mehrteiligen Ausgaben. Unverzichtbar für nahtlose Flow-Abschlüsse und die Erstellung fortschrittlicher, interaktiver KI-Chatbots.

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Flow-Beschreibung

Zweck und Vorteile

Übersicht

Dieser Workflow automatisiert die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, die als Google-Kalender-Ereignisse eingereicht werden. Durch die Integration eines KI-Agenten mit Google Calendar und E-Mail-Benachrichtigungen bewertet das System Urlaubsanträge anhand vordefinierter Unternehmensregeln, aktualisiert daraufhin den Kalender und kommuniziert die Entscheidung an den antragstellenden Mitarbeiter. Das sorgt für Effizienz, Transparenz und Skalierbarkeit in einem traditionell manuellen HR-Prozess.

Auslöser: Neues Google-Kalender-Ereignis

Die Automatisierung wird immer dann ausgelöst, wenn ein neuer Termin in einem bestimmten Google-Kalender (für Urlaubsanträge konfiguriert, z. B. arshiakahani@gmail.com) erstellt wird.
Der Termin enthält in der Regel den Namen des Mitarbeiters, die Abteilung, die beantragten Urlaubsdaten und weitere relevante Details im Titel und in der Beschreibung.

Datenverarbeitung

Die Eventdaten werden geparst und in ein Klartext-Format umgewandelt, das sich für die weitere Verarbeitung durch den KI-Agenten eignet.
So erhält der Agent alle nötigen Informationen (Mitarbeitername, Abteilung, Daten etc.) in strukturierter, lesbarer Form.

KI-Agent: Urlaubsfreigabe-Logik

Das Kernstück des Workflows ist ein KI-gestützter Agent („Urlaubsmanager“) mit folgender Logik:

Extrahiert Eventdetails:
- Liest die Daten des Termins aus und extrahiert Name, Abteilung, beantragte Daten und Event-ID des Mitarbeiters.
- Prüft, ob es sich tatsächlich um einen Urlaubsantrag handelt (z. B. Titel enthält „Urlaubsantrag“).
Prüft den Antrag:
- Wendet die Regel an: Pro Abteilung darf nur ein Mitarbeiter am selben Tag Urlaub nehmen.
- Sucht im Kalender nach sich überschneidenden „Genehmigter Urlaub“-Terminen für die betreffende Abteilung und die jeweiligen Daten.
- Entscheidet anhand dieser Regeln über Genehmigung oder Ablehnung.
- Begründen die Entscheidung zur Nachvollziehbarkeit und für Prüfzwecke.
Aktualisiert den Kalender:
- Bei Genehmigung wird ein neuer Termin mit geändertem Titel „Genehmigter Urlaub: [Mitarbeitername]“ erstellt (und der ursprüngliche Antrag gelöscht).
- Bei Ablehnung wird der Urlaubsantrag aus dem Kalender entfernt.
Benachrichtigt den Mitarbeiter:
- Sendet eine Benachrichtigungs-E-Mail an den Mitarbeiter und informiert über die Genehmigung oder Ablehnung.
- Die E-Mail enthält einen klaren Betreff und Text, inklusive Begründung bei Ablehnung.

Integrierte Tools

Der KI-Agent kann folgende Tools verwenden, die als Workflow-Knoten verbunden sind:

Toolname	Funktionalität
Events ansehen	Sucht im Kalender nach sich überschneidenden oder kollidierenden Urlaubsterminen.
Event erstellen	Fügt einen neuen Termin in den Kalender ein, um einen genehmigten Urlaub zu markieren.
Event löschen	Entfernt Termine aus dem Kalender (zur Bereinigung oder bei abgelehnten Anträgen).
Benachrichtigung E-Mail	Versendet Genehmigungs- oder Ablehnungs-E-Mails an den Mitarbeiter.
OpenAI LLM	Stellt die Sprach- und Entscheidungsfähigkeiten für den Agenten bereit.

Ausgabe

Die Entscheidung und Begründung des Agenten werden in einer Chat-Oberfläche angezeigt, sodass HR oder Manager die Systemaktionen nachvollziehen können.
Sämtliche Aktionen (Genehmigungen, Ablehnungen, Benachrichtigungen) erfolgen automatisch, der manuelle Aufwand wird minimiert.

Warum ist dieser Workflow nützlich?

Skalierbarkeit: Bearbeitet große Mengen von Urlaubsanträgen mit konsistenter Regelanwendung.
Automatisierung: Reduziert manuellen HR-Aufwand und verkürzt Reaktionszeiten.
Transparenz: Hält Entscheidungen fest und kommuniziert diese klar an Antragsteller.
Flexibilität: Regeln und Logik können um weitere Richtlinien (z. B. Teamkapazitäten, Urlaubstypen) erweitert werden.
Integration: Verbindet Google Calendar und E-Mail nahtlos – ideal für bestehende Prozesse.

Prozessablauf-Diagramm

Nachfolgend der vereinfachte Ablauf der Automatisierung:

Neues Kalenderevent (Urlaubsantrag)
⮑ Eventdaten parsen
⮑ KI-Agent prüft Antrag:
- Sucht nach Konflikten
- Genehmigt oder lehnt ab
  ⮑ Kalender aktualisieren (Erstellen/Genehmigen oder Löschen/Ablehnen)
  ⮑ Benachrichtigungs-E-Mail an Mitarbeiter senden
  ⮑ Entscheidung im Chat Output protokollieren

Beispiel-Szenario

Peter aus der Buchhaltung stellt einen Urlaubsantrag für den 10.–15. Juli.
Der Workflow wird beim Erstellen des Events ausgelöst, liest den Antrag aus und gibt ihn an den KI-Agenten weiter.
Der Agent prüft, ob ein anderer Mitarbeiter aus der Buchhaltung an diesen Tagen bereits Urlaub hat.
- Falls nicht, wird genehmigt: Das Event wird als „Genehmigter Urlaub: Peter“ neu angelegt und eine Genehmigungs-E-Mail versendet.
- Falls Kamil aus der Buchhaltung bereits am 12. Juli Urlaub hat, wird abgelehnt: Das Event wird gelöscht und Peter erhält eine Ablehnungs-E-Mail mit Begründung.

Diese Automatisierung sorgt für Fairness, Einhaltung von HR-Richtlinien und zeitnahe Kommunikation – ideal für Organisationen, die ihre Urlaubsverwaltung effizienter gestalten und den Administrationsaufwand verringern möchten.

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