KI Gmail-Assistent für E-Mail-Management

Dieser Workflow implementiert einen KI-gestützten E-Mail-Assistenten, der Nutzern hilft, ihr Postfach zu verwalten, E-Mails zu verfassen und zu versenden, Nachrichten zu organisieren und verschiedene E-Mail-bezogene Aufgaben mittels intelligenter Automatisierung auszuführen. Das System integriert konversationelle KI mit Gmail-Operationen und bietet eine skalierbare, automatisierte Lösung für das E-Mail-Management.

Zentrale Komponenten und Ablauf

1. Begrüßung und Onboarding

• Trigger: Wenn eine Chat-Sitzung geöffnet wird (ChatOpenedTrigger), startet der Workflow automatisch.
• Begrüßungsnachricht: Der Nutzer wird über ein MessageWidget freundlich und mit Markdown-Unterstützung begrüßt. In dieser Nachricht werden der KI-Assistent und seine Fähigkeiten vorgestellt, wie das Verfassen von Antworten, das Zusammenfassen von Threads, das Planen von Meetings und das Organisieren von E-Mails.
• Anzeige: Die Begrüßungsnachricht wird einmalig angezeigt und im Chat-Output dem Nutzer bereitgestellt.

2. Nutzerinteraktion

• Chat-Eingabe: Nutzer können mit dem Assistenten interagieren, indem sie Nachrichten eingeben oder Dateien über den ChatInput-Knoten hochladen.
• Verarbeitung von Anfragen: Nutzernachrichten werden an den KI-Agenten weitergeleitet.

3. KI-Agent mit Gmail-Toolset

• KI-Kern: Der Knoten KI-Agent fungiert als intelligentes Gehirn. Er ist mit einer Hintergrundgeschichte (“mail manager”) und einem klaren Ziel konfiguriert: “Du bist ein E-Mail-Assistent, der für die Verwaltung und Erfüllung der Wünsche des Nutzers mit den verfügbaren Tools verantwortlich ist.”
• Tool-Integration: Der Agent verfügt über ein Toolkit, das Folgendes umfasst:
  • E-Mails durchsuchen: E-Mails in Gmail nach vom Nutzer definierten Kriterien finden.
  • E-Mail senden: Neue E-Mails erstellen und versenden, einschließlich Unterstützung für Anhänge, CC/BCC, Antworten und Entwürfe.
  • E-Mail per ID finden: Bestimmte E-Mails anhand ihrer einzigartigen Gmail-ID abrufen.
  • Label zu E-Mail hinzufügen: E-Mails durch das Anwenden von Labels organisieren, bei Bedarf mit der Möglichkeit, neue Labels zu erstellen.
  • Label von E-Mail entfernen: E-Mails aufräumen oder neu organisieren, indem bestehende Labels entfernt werden.

Diese Tools stehen als Agentenfähigkeiten zur Verfügung, sodass die KI Aktionen auswählen und orchestrieren kann, um die Nutzeranfragen zu erfüllen.

4. Ergebnisdarstellung

• Chat-Output: Alle Antworten und Ergebnisse des KI-Agenten (z. B. Bestätigungsnachrichten, Suchergebnisse, Zusammenfassungen) werden dem Nutzer in der Chat-Oberfläche angezeigt.
• Sofortiges Feedback: Das System stellt sicher, dass Nutzer zeitnah Rückmeldungen erhalten und die Ergebnisse ihrer Anfragen sehen können.

Workflow-Struktur

Anwendungsbeispiele und Vorteile

• Postfachverwaltung im großen Maßstab: Die KI kann automatisch E-Mails sortieren, labeln und finden, wodurch die Verwaltung großer Mengen an Nachrichten erleichtert wird.
• Automatisierte Antworten und Entwürfe: Nutzer können die KI bitten, Antworten zu verfassen, Follow-ups zu senden oder neue Nachrichten zu erstellen, was Zeit spart und Konsistenz gewährleistet.
• E-Mail-Organisation: Mit der Möglichkeit, Labels programmatisch hinzuzufügen oder zu entfernen, können Workflows wie Archivierung, Priorisierung oder projektbasierte Sortierung automatisiert werden.
• Nahtlose Nutzererfahrung: Die konversationelle Oberfläche macht das E-Mail-Management intuitiv, während die Automatisierung im Hintergrund wiederkehrende oder komplexe Aufgaben übernimmt.

Warum dieser Workflow nützlich ist

• Skalierbarkeit: Führt mehrere E-Mail-Operationen gleichzeitig ohne manuelle Eingriffe aus.
• Automatisierung: Reduziert wiederkehrende manuelle Arbeit, minimiert Fehler und beschleunigt Routinetätigkeiten.
• Nutzerermächtigung: Ermöglicht es auch nicht-technischen Nutzern, fortgeschrittene E-Mail-Operationen einfach per natürlicher Sprache an die KI zu übergeben.
• Anpassungsfähigkeit: Lässt sich leicht mit weiteren Tools oder Logik erweitern, um zusätzliche E-Mail-Prozesse bei Bedarf abzudecken.

Dieser Workflow dient als Grundlage für ein intelligentes, konversationelles E-Mail-Management und kann angepasst oder erweitert werden, um eine Vielzahl persönlicher oder organisatorischer Szenarien zu unterstützen, in denen effiziente E-Mail-Bearbeitung entscheidend ist.