KI HubSpot Kontaktmanager

Dieser KI-gestützte Workflow automatisiert das Kontaktmanagement im HubSpot CRM. Nutzer können Kontakte ganz einfach suchen, anlegen oder aktualisieren – über eine Chat-Oberfläche, die von einem KI-Agenten gesteuert wird, welcher HubSpot-Tools und das OpenAI LLM für intelligente Interaktionen nutzt. Ideal für Vertriebs- und RevOps-Teams, die ihre CRM-Prozesse effizienter gestalten möchten.

So funktioniert der KI-Flow - KI HubSpot Kontaktmanager

So funktioniert der KI-Flow

Nutzer startet Kontaktmanagement

Der Nutzer öffnet die Chat-Oberfläche und wird mit einer Willkommensnachricht begrüßt sowie Optionen zum Suchen, Anlegen oder Aktualisieren von Kontakten angeboten.

Nutzer wählt oder gibt Aktion ein

Interaktive Buttons und Chat-Eingabe ermöglichen dem Nutzer die Auswahl, ob er einen Kontakt suchen, einen neuen anlegen oder bestehende Details aktualisieren möchte.

KI-Agent bearbeitet Nutzeranfrage

Ein KI-Agent, betrieben von OpenAI und ausgestattet mit HubSpot-Tools, interpretiert die Nutzerintention und legt die erforderliche CRM-Aktion fest.

HubSpot Kontaktaktionen

Der Workflow führt die benötigte HubSpot-Operation aus: Suchen, Erstellen oder Aktualisieren eines Kontakts – basierend auf der Eingabe des Nutzers.

Ergebnisse anzeigen und Nachfassen

Die Ergebnisse werden dem Nutzer im Chat angezeigt. Der Agent kann zusätzliche Informationen erfragen oder nächste Schritte bestätigen, um die CRM-Daten aktuell zu halten.

In diesem Flow verwendete Prompts

Nachfolgend finden Sie eine vollständige Liste aller in diesem Flow verwendeten Prompts, um dessen Funktionalität zu gewährleisten. Prompts sind die Anweisungen, die dem KI-Modell gegeben werden, um Antworten zu generieren oder Aktionen auszuführen. Sie leiten die KI dabei, die Absicht des Benutzers zu verstehen und relevante Ausgaben zu generieren.

KI-Agent

KI-Agent zur Verwaltung von Kontakten in HubSpot mittels Tools und LLM. Enthält vom Nutzer bereitgestellte Hintergrundinformationen und Ziele als Prompts für da...

                Backstory:
Hubspot-Assistent

Goal:
Du bist ein hilfreicher KI-Assistent, der für das Hinzufügen und Aktualisieren von Kontakten in Hubspot zuständig ist und dabei immer die zur Verfügung stehenden Hubspot-Tools nutzt.
Du solltest die notwendigen Informationen vom Nutzer einholen und die erforderliche Aktion ausführen (Kontakt anlegen oder aktualisieren).

Wenn ein Kontakt bereits existiert, teile dies dem Nutzer mit und frage, ob er ihn aktualisieren oder einen neuen Kontakt anlegen möchte.

Und wenn der Nutzer nach einem Kontakt sucht, suche danach und gib ihm eine ausführliche Antwort.

In diesem Flow verwendete Komponenten

Nachfolgend finden Sie eine vollständige Liste aller Komponenten, die in diesem Flow verwendet werden, um seine Funktionalität zu gewährleisten. Komponenten sind die Bausteine jedes KI-Flows. Sie ermöglichen es Ihnen, komplexe Interaktionen zu erstellen und Aufgaben zu automatisieren, indem verschiedene Funktionalitäten verbunden werden. Jede Komponente dient einem bestimmten Zweck, wie z.B. der Verarbeitung von Benutzereingaben, der Datenverarbeitung oder der Integration mit externen Diensten.

Flow-Beschreibung

Zweck und Vorteile

HubSpot Kontaktmanager Workflow

Dieser Workflow wurde entwickelt, um den Prozess der Kontaktverwaltung im HubSpot CRM zu automatisieren und zu vereinfachen. Er bietet einen interaktiven, chatbasierten Assistenten, der Nutzern dabei hilft, Kontakte anzulegen, zu aktualisieren und zu suchen, sodass die Kontaktliste stets sauber und aktuell bleibt. Der Workflow nutzt KI-Fähigkeiten (OpenAI LLM) und ist direkt mit der HubSpot-API integriert – ein leistungsstarkes Werkzeug, um das Kundenbeziehungsmanagement ohne manuellen Aufwand zu skalieren.

Workflow-Übersicht

Öffnet ein Nutzer den Chat, wird er mit einer freundlichen Willkommensnachricht begrüßt, die die Möglichkeiten des Assistenten erklärt. Die Oberfläche bietet daraufhin Buttons für häufige Aufgaben: Suche nach einem bestehenden Kontakt, Anlegen eines neuen Kontakts oder Aktualisierung eines bestehenden Kontakts. Je nach Auswahl oder Eingabe wird der Nutzer durch die nötigen Schritte geführt, relevante Informationen abgefragt und direkt mit HubSpot interagiert, um die gewünschte Aktion umzusetzen.

Hauptkomponenten

KomponenteFunktionalität
Chat Opened TriggerErkennt, wenn ein Nutzer den Chat öffnet, und startet den Workflow
Message WidgetZeigt eine anpassbare Willkommens-/Anleitungsnachricht an
Button WidgetsBietet dem Nutzer Optionen: „Kontakt suchen“, „Neuen Kontakt anlegen“, „Kontakt aktualisieren“
Chat OutputZeigt Nachrichten und Antworten an den Nutzer
Chat InputErfasst Nutzereingaben für Freitextaufgaben und Dateneingabe
Chat HistoryHält den Verlauf der letzten Chatnachrichten für kontextbezogene Antworten fest
OpenAI LLMStellt die Gesprächs- und Denkfähigkeiten des KI-Assistenten bereit
KI-AgentOrchestriert Aktionen, ruft Tools auf und generiert Antworten
HubSpot ToolsIntegriert sich mit der HubSpot API, um Kontakte zu erstellen, zu aktualisieren oder zu suchen

Schritt-für-Schritt Ablauf

  1. Begrüßung und Optionen

    • Beim Öffnen des Chats (ChatOpenedTrigger) wird der Nutzer per MessageWidget begrüßt.
    • Es erscheinen klickbare Buttons für die wichtigsten Aktionen:
      • Kontakt suchen
      • Neuen Kontakt anlegen
      • Kontakt aktualisieren

  2. Nutzerinteraktion

    • Der Nutzer kann einen Button anklicken oder eine Nachricht tippen, um seine Absicht zu klären.
    • Je nach Auswahl wird eine entsprechende Nachricht über ChatOutput-Knoten angezeigt, um die Aktion zu bestätigen.

  3. KI-gestützter Assistent

    • Der Workflow speichert den jüngsten Gesprächsverlauf mit ChatHistory (letzte 5 Nachrichten, bis zu 800 Tokens).
    • Er nutzt ein OpenAI-gestütztes LLM (OpenAILLM) als Backend zum Verstehen der Nutzeranfragen und für intelligente, kontextbezogene Antworten.
    • Der AIAgent ist mit einem klaren Ziel und Hintergrund ausgestattet: Er soll immer die HubSpot-Tools fürs Kontaktmanagement nutzen, alle nötigen Infos einholen und die richtige Aktion wählen (anlegen, aktualisieren oder über bestehende Kontakte informieren).

  4. HubSpot-Integration

    • Drei Tool-Knoten verbinden sich mit HubSpot:
      • CreateContact: Legt einen neuen Kontakt mit den bereitgestellten Details an.
      • UpdateContact: Aktualisiert einen bestehenden Kontakt anhand der Informationen und der Kontakt-ID.
      • SearchContact: Sucht Kontakte nach Eigenschaften (z. B. E-Mail, Name).
    • Der KI-Agent nutzt diese Tools, um die gewünschte Aufgabe umzusetzen – entweder indem er mehr Informationen vom Nutzer abfragt oder die Aktion direkt ausführt.

  5. Antwort und Ausgabe

    • Nach der Bearbeitung der Anfrage (Anlegen, Aktualisieren oder Suchen) teilt der KI-Agent das Ergebnis per ChatOutput-Knoten dem Nutzer mit und sorgt so für ein nahtloses Chat-Erlebnis.

Warum ist dieser Workflow nützlich?

  • Automatisiert Routineaufgaben im CRM: Indem das Kontaktmanagement per Spracheingabe oder Klick erfolgt, entfallen wiederkehrende, manuelle Dateneingaben und Suchschritte.
  • Skalierbare Unterstützung: Der KI-Agent kann mehrere Anfragen gleichzeitig bearbeiten und eignet sich so auch für Teams oder den Kundensupport.
  • Konsistenz & Datenqualität: Der Assistent folgt stets dem korrekten Prozess, sodass Kontakte standardisiert angelegt, aktualisiert oder gesucht werden.
  • Kontextbewusstsein: Mit Chatverlauf und KI kann der Assistent den Kontext über mehrere Schritte hinweg wahren – für natürlichere und effizientere Gespräche.
  • Benutzerfreundlich: Die Kombination aus geführten Buttons und Freitexteingabe macht das Erlebnis für Nutzer aller Erfahrungsstufen zugänglich.

Beispielanwendungen

  • Vertriebsteams können Kontakte unterwegs schnell hinzufügen oder aktualisieren und reduzieren so den administrativen Aufwand.
  • Kundensupport kann während eines Gesprächs Kundenkontakte suchen oder anpassen.
  • Marketingteams stellen mit minimalem Aufwand sicher, dass ihre Listen stets aktuell bleiben.

Übersichtstabelle

NutzeraktionErgebnis
Klick auf „Suchen“KI fragt nach Suchkriterien, sucht Kontakt, zeigt Ergebnisse
Klick auf „Anlegen“KI sammelt Informationen (Name, E-Mail etc.), legt Kontakt in HubSpot an
Klick auf „Update“KI fragt, welchen Kontakt sie aktualisieren soll und nach neuen Infos, führt Aktualisierung in HubSpot aus
Nachricht tippenKI interpretiert die Absicht, stellt Rückfragen und führt die gewünschte Aktion aus

Vorteile für Automatisierung & Skalierung

  • Reduziert manuelle Fehler und Versäumnisse
  • Setzt menschliche Ressourcen für höherwertige Aufgaben frei
  • Ermöglicht 24/7 Self-Service für das Kontaktmanagement
  • Bietet eine einheitliche, intuitive Oberfläche für die Interaktion mit HubSpot

Mit diesem Workflow können Unternehmen ihre CRM-Datenhygiene, Reaktionsfähigkeit und operative Effizienz signifikant steigern.

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