Flow-Beschreibung
Zweck und Vorteile
HubSpot Kontaktmanager Workflow
Dieser Workflow wurde entwickelt, um den Prozess der Kontaktverwaltung im HubSpot CRM zu automatisieren und zu vereinfachen. Er bietet einen interaktiven, chatbasierten Assistenten, der Nutzern dabei hilft, Kontakte anzulegen, zu aktualisieren und zu suchen, sodass die Kontaktliste stets sauber und aktuell bleibt. Der Workflow nutzt KI-Fähigkeiten (OpenAI LLM) und ist direkt mit der HubSpot-API integriert – ein leistungsstarkes Werkzeug, um das Kundenbeziehungsmanagement ohne manuellen Aufwand zu skalieren.
Workflow-Übersicht
Öffnet ein Nutzer den Chat, wird er mit einer freundlichen Willkommensnachricht begrüßt, die die Möglichkeiten des Assistenten erklärt. Die Oberfläche bietet daraufhin Buttons für häufige Aufgaben: Suche nach einem bestehenden Kontakt, Anlegen eines neuen Kontakts oder Aktualisierung eines bestehenden Kontakts. Je nach Auswahl oder Eingabe wird der Nutzer durch die nötigen Schritte geführt, relevante Informationen abgefragt und direkt mit HubSpot interagiert, um die gewünschte Aktion umzusetzen.
Hauptkomponenten
| Komponente | Funktionalität |
|---|
| Chat Opened Trigger | Erkennt, wenn ein Nutzer den Chat öffnet, und startet den Workflow |
| Message Widget | Zeigt eine anpassbare Willkommens-/Anleitungsnachricht an |
| Button Widgets | Bietet dem Nutzer Optionen: „Kontakt suchen“, „Neuen Kontakt anlegen“, „Kontakt aktualisieren“ |
| Chat Output | Zeigt Nachrichten und Antworten an den Nutzer |
| Chat Input | Erfasst Nutzereingaben für Freitextaufgaben und Dateneingabe |
| Chat History | Hält den Verlauf der letzten Chatnachrichten für kontextbezogene Antworten fest |
| OpenAI LLM | Stellt die Gesprächs- und Denkfähigkeiten des KI-Assistenten bereit |
| KI-Agent | Orchestriert Aktionen, ruft Tools auf und generiert Antworten |
| HubSpot Tools | Integriert sich mit der HubSpot API, um Kontakte zu erstellen, zu aktualisieren oder zu suchen |
Schritt-für-Schritt Ablauf
Begrüßung und Optionen
- Beim Öffnen des Chats (
ChatOpenedTrigger) wird der Nutzer per MessageWidget begrüßt. - Es erscheinen klickbare Buttons für die wichtigsten Aktionen:
- Kontakt suchen
- Neuen Kontakt anlegen
- Kontakt aktualisieren
Nutzerinteraktion
- Der Nutzer kann einen Button anklicken oder eine Nachricht tippen, um seine Absicht zu klären.
- Je nach Auswahl wird eine entsprechende Nachricht über
ChatOutput-Knoten angezeigt, um die Aktion zu bestätigen.
KI-gestützter Assistent
- Der Workflow speichert den jüngsten Gesprächsverlauf mit
ChatHistory (letzte 5 Nachrichten, bis zu 800 Tokens). - Er nutzt ein OpenAI-gestütztes LLM (
OpenAILLM) als Backend zum Verstehen der Nutzeranfragen und für intelligente, kontextbezogene Antworten. - Der
AIAgent ist mit einem klaren Ziel und Hintergrund ausgestattet: Er soll immer die HubSpot-Tools fürs Kontaktmanagement nutzen, alle nötigen Infos einholen und die richtige Aktion wählen (anlegen, aktualisieren oder über bestehende Kontakte informieren).
HubSpot-Integration
- Drei Tool-Knoten verbinden sich mit HubSpot:
CreateContact: Legt einen neuen Kontakt mit den bereitgestellten Details an.UpdateContact: Aktualisiert einen bestehenden Kontakt anhand der Informationen und der Kontakt-ID.SearchContact: Sucht Kontakte nach Eigenschaften (z. B. E-Mail, Name).
- Der KI-Agent nutzt diese Tools, um die gewünschte Aufgabe umzusetzen – entweder indem er mehr Informationen vom Nutzer abfragt oder die Aktion direkt ausführt.
Antwort und Ausgabe
- Nach der Bearbeitung der Anfrage (Anlegen, Aktualisieren oder Suchen) teilt der KI-Agent das Ergebnis per
ChatOutput-Knoten dem Nutzer mit und sorgt so für ein nahtloses Chat-Erlebnis.
Warum ist dieser Workflow nützlich?
- Automatisiert Routineaufgaben im CRM: Indem das Kontaktmanagement per Spracheingabe oder Klick erfolgt, entfallen wiederkehrende, manuelle Dateneingaben und Suchschritte.
- Skalierbare Unterstützung: Der KI-Agent kann mehrere Anfragen gleichzeitig bearbeiten und eignet sich so auch für Teams oder den Kundensupport.
- Konsistenz & Datenqualität: Der Assistent folgt stets dem korrekten Prozess, sodass Kontakte standardisiert angelegt, aktualisiert oder gesucht werden.
- Kontextbewusstsein: Mit Chatverlauf und KI kann der Assistent den Kontext über mehrere Schritte hinweg wahren – für natürlichere und effizientere Gespräche.
- Benutzerfreundlich: Die Kombination aus geführten Buttons und Freitexteingabe macht das Erlebnis für Nutzer aller Erfahrungsstufen zugänglich.
Beispielanwendungen
- Vertriebsteams können Kontakte unterwegs schnell hinzufügen oder aktualisieren und reduzieren so den administrativen Aufwand.
- Kundensupport kann während eines Gesprächs Kundenkontakte suchen oder anpassen.
- Marketingteams stellen mit minimalem Aufwand sicher, dass ihre Listen stets aktuell bleiben.
Übersichtstabelle
| Nutzeraktion | Ergebnis |
|---|
| Klick auf „Suchen“ | KI fragt nach Suchkriterien, sucht Kontakt, zeigt Ergebnisse |
| Klick auf „Anlegen“ | KI sammelt Informationen (Name, E-Mail etc.), legt Kontakt in HubSpot an |
| Klick auf „Update“ | KI fragt, welchen Kontakt sie aktualisieren soll und nach neuen Infos, führt Aktualisierung in HubSpot aus |
| Nachricht tippen | KI interpretiert die Absicht, stellt Rückfragen und führt die gewünschte Aktion aus |
Vorteile für Automatisierung & Skalierung
- Reduziert manuelle Fehler und Versäumnisse
- Setzt menschliche Ressourcen für höherwertige Aufgaben frei
- Ermöglicht 24/7 Self-Service für das Kontaktmanagement
- Bietet eine einheitliche, intuitive Oberfläche für die Interaktion mit HubSpot
Mit diesem Workflow können Unternehmen ihre CRM-Datenhygiene, Reaktionsfähigkeit und operative Effizienz signifikant steigern.
