Lead-Routing

Was ist Lead-Routing?

Lead-Routing ist der Prozess der automatischen Zuweisung eingehender Verkaufsleads an die passenden Vertriebsmitarbeiter innerhalb eines Unternehmens. So wird sichergestellt, dass potenzielle Kunden anhand vordefinierter Kriterien wie geografischem Standort, Produktinteresse, Unternehmensgröße und der Expertise des Vertriebsmitarbeiters an den geeignetsten Ansprechpartner weitergeleitet werden. Diese systematische Verteilung der Leads optimiert den Vertriebsprozess, indem Interessenten zeitnah mit den richtigen Ressourcen verbunden werden – das erhöht die Abschlusswahrscheinlichkeit und verbessert das Kundenerlebnis.

Im Kern geht es beim Lead-Routing darum, eingehende Leads effizient zu verwalten. Sobald ein potenzieller Kunde Interesse zeigt – etwa durch das Ausfüllen eines Kontaktformulars, den Download eines Dokuments oder die Interaktion mit Marketinginhalten –, prüft das Lead-Routing-System die Informationen des Leads anhand festgelegter Parameter. So wird entschieden, welches Teammitglied die Anfrage am besten betreuen kann. Durch die Automatisierung dieses Prozesses verkürzen Unternehmen die Reaktionszeit und verhindern, dass wertvolle Leads verloren gehen.

Wie wird Lead-Routing eingesetzt?

Lead-Routing wird genutzt, um den Vertriebsprozess zu optimieren, indem jeder Lead schnell und präzise dem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen wird, der am besten auf die Bedürfnisse des Interessenten eingehen kann. Die Implementierung erfolgt durch die Festlegung von Regeln und Kriterien in einem Customer Relationship Management (CRM)-System oder einer speziellen Lead-Routing-Software. Diese Regeln bestimmen, wie Leads verteilt werden, basierend auf Faktoren wie Gebiet, Produktspezialisierung, Verfügbarkeit und Lead-Scoring.

Beispielsweise kann ein Unternehmen Leads aus einer bestimmten geografischen Region an Vertriebsmitarbeiter weiterleiten, die mit den Marktbedingungen vor Ort vertraut sind. Ebenso können Interessenten für ein spezielles Produkt an die jeweiligen Spezialisten im Vertrieb zugewiesen werden. So nutzen Unternehmen die Stärken ihres Teams und bieten maßgeschneiderte Interaktionen, die mit höherer Wahrscheinlichkeit zum Abschluss führen.

Automatisierung spielt im modernen Lead-Routing eine entscheidende Rolle. Anstatt jeden Lead manuell zu prüfen und zuzuweisen – ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess – bewerten und verteilen automatisierte Systeme Leads in Echtzeit. Das ermöglicht es Vertriebsteams, schnell auf Anfragen zu reagieren – entscheidend, da die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses mit zunehmender Wartezeit deutlich sinkt.

Beispiele für Lead-Routing-Strategien

Round-Robin-Lead-Routing

Bei einem Round-Robin-System werden Leads gleichmäßig auf die Vertriebsmitarbeiter verteilt. Jeder neue Lead wird dem nächsten Teammitglied in der Reihenfolge zugewiesen, sodass sich die Verteilung regelmäßig wiederholt. Diese Methode sorgt für eine faire Verteilung und verhindert, dass einzelne Mitarbeiter über- oder unterfordert werden. Sie ist einfach zu implementieren und eignet sich für Teams mit ähnlichen Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten.

Gebietsorientiertes Lead-Routing

Beim gebietsorientierten Routing werden Leads nach vordefinierten geografischen Regionen zugewiesen. Vertriebsmitarbeiter übernehmen die Verantwortung für bestimmte Gebiete, und alle Leads aus diesen Regionen werden ihnen direkt zugeteilt. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn regionale Marktkenntnisse wichtig sind oder rechtliche und logistische Anforderungen eine regionsspezifische Bearbeitung erfordern. Ein Unternehmen, das etwa in den USA und Europa tätig ist, kann so jeweils eigene Teams für die unterschiedlichen Kontinente einsetzen, um kulturelle und regulatorische Besonderheiten zu berücksichtigen.

Produktspezialisten-Routing

Bietet ein Unternehmen mehrere Produkte oder Dienstleistungen an, können Leads nach dem jeweiligen Interesse weitergeleitet werden. Vertriebsmitarbeiter, die auf bestimmte Produkte spezialisiert sind, erhalten die dazu passenden Leads. So wird sichergestellt, dass Interessenten mit Experten sprechen, die sich mit dem gewünschten Produkt bestens auskennen – das steigert die Qualität der Beratung und die Abschlusswahrscheinlichkeit.

Wert- oder Prioritätsbasiertes Routing

Nicht alle Leads haben den gleichen potenziellen Wert. Lead-Scoring-Systeme bewerten Interessenten anhand von Faktoren wie Unternehmensgröße, Kaufkraft und Interesse. Hochwertige Leads – etwa große Konzerne oder solche mit starkem Kaufinteresse – werden an erfahrene Vertriebsmitarbeiter oder Account Manager weitergeleitet. Weniger wertvolle Leads gehen an Junior-Mitarbeiter oder in ein Nurturing-Programm, bis sie bereit für den direkten Vertriebskontakt sind.

Verfügbarkeitsbasiertes Routing

Bei dieser Strategie werden Leads an die Vertriebsmitarbeiter zugewiesen, die aktuell verfügbar sind. So wird sichergestellt, dass Interessenten besonders schnell eine Antwort erhalten, da sie an Teammitglieder weitergeleitet werden, die nicht mit anderen Kunden beschäftigt sind. Häufig werden dazu Kalender- und Planungstools mit dem Lead-Routing-System verbunden, um die Verfügbarkeit in Echtzeit zu prüfen.

Anwendungsfälle für Lead-Routing

Schnellere Reaktionszeiten („Speed-to-Lead“)

Einer der wichtigsten Faktoren für den Vertriebserfolg ist die Geschwindigkeit, mit der ein Interessent kontaktiert wird. Lead-Routing-Systeme, die eine rasche Zuweisung ermöglichen, stellen sicher, dass Leads schnell kontaktiert werden. Studien zeigen beispielsweise, dass eine Kontaktaufnahme innerhalb von fünf Minuten die Abschlusswahrscheinlichkeit deutlich erhöht, im Vergleich zu einer Wartezeit von nur 30 Minuten. Automatisiertes Lead-Routing macht solche schnellen Reaktionen möglich, da manuelle Verzögerungen entfallen.

Zuordnung zu Branchenexperten

In Branchen, in denen Spezialwissen gefragt ist, kann Lead-Routing potenzielle Kunden gezielt an Vertriebsmitarbeiter mit Branchenkenntnis weiterleiten. Ein Softwareunternehmen, das Kunden aus dem Gesundheitswesen, der Finanzbranche und dem Bildungsbereich betreut, kann etwa Leads aus dem Gesundheitsbereich an Mitarbeiter mit Erfahrung in Medizintechnik vermitteln. Diese Spezialisierung führt zu fundierteren Gesprächen, passgenauen Lösungen und einer höheren Abschlusswahrscheinlichkeit.

Verwaltung hoher Lead-Volumen

Organisationen mit einer großen Zahl täglicher Leads profitieren vom automatisierten Lead-Routing, um die Arbeitslast effizient zu steuern. Mit entsprechenden Parametern und Automatisierungs-Regeln lässt sich verhindern, dass einzelne Mitarbeiter überlastet werden. Wird beispielsweise für einen Vertriebsmitarbeiter eine maximale Anzahl aktiver Leads definiert, werden neue Leads automatisch an andere Teammitglieder weitergeleitet – so bleibt die Arbeitsverteilung ausgewogen und die Qualität der Nachverfolgung erhalten.

Integration von KI und Automatisierungstools

Moderne Lead-Routing-Systeme sind oft mit KI- und Automatisierungstechnologien verbunden, um Genauigkeit und Effizienz zu steigern. Künstliche Intelligenz kann große Datenmengen auswerten, das Lead-Scoring verbessern und den idealen Vertriebsmitarbeiter anhand historischer Erfolgsraten vorhersagen. KI-Algorithmen können zum Beispiel erkennen, dass bestimmte Mitarbeiter bei Leads aus bestimmten Branchen oder Unternehmensgrößen erfolgreicher sind, und die Verteilung entsprechend anpassen.

Chatbots für sofortige Interaktion

Durch die Integration von Chatbots ins Lead-Routing kann sofort mit Interessenten interagiert werden. Kommt ein Besucher auf die Website, tritt der Chatbot in Kontakt, sammelt erste Informationen und beantwortet grundlegende Fragen. Anschließend kann das System den Lead an einen passenden Vertriebsmitarbeiter weiterleiten, der für detailliertere Informationen sorgt. Diese nahtlose Verbindung von KI-Chatbots im ersten Schritt des Lead-Routings verbessert das Kundenerlebnis und hält das Interesse aufrecht, während die Zuweisung erfolgt.

Lead-Routing mit KI und Automatisierung umsetzen

Fortschritte in den Bereichen KI und Automatisierung haben die Art und Weise, wie Lead-Routing umgesetzt wird, grundlegend verändert. KI-gestützte Lead-Scoring-Algorithmen bewerten Leads anhand von Verhaltensdaten, Engagement und Passgenauigkeit zum idealen Kundenprofil. So werden hochwertige Leads direkt den erfahrensten Vertriebsmitarbeitern zugewiesen.

Automatisierungstools können komplexe Zuweisungsregeln nach mehreren Kriterien abbilden. Ein Lead-Routing-System könnte zum Beispiel etwa folgendes Pseudocode-Schema verwenden:

def route_lead(lead):
    if lead.is_existing_customer:
        assign_to_account_manager(lead)
    elif lead.score >= high_value_threshold:
        assign_to_senior_rep(lead)
    elif lead.industry in specialist_industries:
        assign_to_specialist_rep(lead)
    elif lead.location in territories:
        assign_to_territory_rep(lead)
    else:
        assign_to_round_robin_pool(lead)

Dieser strukturierte Ansatz ermöglicht ein skalierbares und flexibles Lead-Routing, das sich an wechselnde Geschäftsanforderungen anpassen lässt. KI-Modelle lernen und verbessern Routing-Entscheidungen fortlaufend, indem sie Ergebnisse analysieren und Scoring-Modelle anpassen.