Kuinka vastata sähköposteihin helposti Copilotilla

Sähköposteihin vastaamisen ei tarvitse olla hidasta tai stressaavaa! Copilotin avulla voit luoda harkitun vastauksen sekunneissa – sinun ei tarvitse kirjoittaa kaikkea alusta asti. Jos haluat säästää aikaa tai löytää oikeat sanat, anna tekoälyn auttaa sinua kuulostamaan aina ammattimaiselta ja selkeältä.

Vaiheittainen opas

Sähköposteihin vastaaminen Copilotilla on helppoa, vaikka olisit täysin uusi tekoälyn käyttäjä. Tämä opas ohjaa sinut perusasioiden läpi, jotta voit vastata nopeammin, välttää virheitä ja näyttää ammattimaiselta pienellä vaivalla.

1. Kopioi sähköposti, johon haluat vastata

Avaa sähköpostilaatikkosi ja etsi viesti, johon haluat vastata. Korosta koko viesti (vain se osa, johon haluat vastata), ja kopioi se.

{< lazyimg src="/images/academy/45.png" alt=“how to copy an email you want to reply to” class=“rounded-lg shadow-md” >}

2. Liitä sähköposti Copilotiin

Siirry Copilot 365 -palveluun. Liitä kopioitu sähköposti syötekenttään. Copilot tarvitsee alkuperäisen viestin, jotta se tietää, mihin olet vastaamassa.

3. Lisää lyhyt ohje vastaukseen

Juuri liitetyn sähköpostin alle kirjoita lyhyt ohje Copilotille. Esimerkiksi:

• “Vastaa kyllä ja vahvista tapaaminen.”
• “Kieltäydy kohteliaasti.”
• “Pyydä siirtämään ensi viikolle.” Pidä ohje lyhyenä ja selkeänä – Copilot hoitaa loput!

Esimerkkimme:

Hi Luce,
Hope you’re doing well. I wanted to quickly check in regarding the onboarding timeline for the new FlowHunt clients we discussed last week.
Jessica Tran from Marketing mentioned that the client materials were finalized on Monday. Do you know if the implementation team has already received the updated documentation? We’re aiming to have the kickoff calls scheduled by early next week, so just trying to ensure everything’s aligned on our side.
Also, could you confirm whether anyone has been assigned as the primary technical point of contact for the Greenwave account?
Appreciate your help—no rush, but ideally by EOD tomorrow if possible.
Thanks,
Darren Patel

Client Success Lead

Voice of AI

darren.patel@voiceofai.co
Reply to this email confirming the docs were sent and Alex Kim is the tech contact.

4. Anna Copilotin luoda vastaus

Klikkaa ”Luo”- tai ”Lähetä”-painiketta. Muutamassa sekunnissa näet luonnosvastauksen. Lue se läpi ja tee tarvittaessa pienet muokkaukset.

{< lazyimg src="/images/academy/46.png" alt=“how is copilot generating email reply” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Plussat ja miinukset

Yhteenveto

Copilotin käyttö sähköpostivastauksiin säästää valtavasti aikaa aloittelijoille. Kopioi viesti, liitä se Copilotiin, lisää ohjeesi ja anna Copilotin luonnostella vastaus. Lähetät vastaukset nopeammin, kuulostat hiotummalta etkä enää koskaan jää tuijottamaan tyhjää ruutua.

Haluatko automatisoida enemmän päivittäistä viestintääsi? Tutustu valmiisiin tekoälypohjiin yritysviestintään ja katso, kuinka paljon aikaa voit säästää.
👉 Tutustu AI Email Generator Templateen