Kuinka luoda tekoälyn tuottama kokouksen yhteenveto

Kokousten tiivistäminen auttaa tiimejä pysymään ajan tasalla, seuraamaan päätöksiä ja palaamaan toimenpiteisiin – mutta yhteenvedon kirjoittaminen voi olla tylsää ja viedä paljon aikaa. Tekoälytyökalujen, kuten ChatGPT:n tai Flowhuntin avulla, voit välittömästi muuntaa minkä tahansa kokouksen litteraatin viimeistellyksi, jaettavaksi yhteenvedoksi, jolloin sinulle jää enemmän aikaa tärkeämpiin tehtäviin.

Kokeile heti ilmaiseksi: Kiireessä tai haluatko vain nopeasti valmista? Kokeile tätä valmista työkalua Flowhandilta. Se sisältää valmiin kehotteen, joten voit ohittaa asennusvaiheet.
👉Anna tekoälypohjaisen kokousraporttigeneraattorin hoitaa se puolestasi.

Vaiheittainen ohje

Olitpa HR-ammattilainen, assistentti tai projektikoordinaattori, tekoälyn avulla kokouksen yhteenvedon luominen on helppoa. Näin teet sen muutamassa minuutissa:

1. Valmistele kokouksen litteraatti

Selkeä litteraatti on olennaisin lähtökohta tekoäly-yhteenvedolle. Useimmat nykyaikaiset kokousalustat (Zoom, Teams, Google Meet) voivat tuottaa litteraatteja automaattisesti. Jos sinulla on myös esityslista tai muistiinpanoja, kerää ne. Ne tuovat lisäymmärrystä, mutta eivät ole pakollisia.

2. Laadi tekoälylle kehoteteksti

Antamasi kehotteen laatu määrittää yhteenvedon laadun. Yleiskäyttöiseen, ammattimaiseen kokouksen yhteenvetoon käytä kehotetta, joka on selkeä ja täsmällinen, mutta ei sidottu tiettyyn rooliin tai osastoon.

You are an expert at summarizing meetings. Given the following transcript (and optional agenda/notes), generate a concise, readable summary suitable for sharing with all participants. Focus on the main discussion points, key decisions, and any action items. Avoid role-specific details or jargon, and make sure the summary is easy to understand for anyone who attended. If an agenda or notes are provided, use them to organize the summary, but otherwise use your best judgment to structure it logically.
[PASTE YOUR TRANSCRIPT HERE]

3. Liitä tekoälychatbotiin

Kopioi litteraatti ja (halutessasi) esityslista tai muistiinpanot, liitä ne kehotteen kanssa ChatGPT:hen, Flowhuntiin tai muuhun tekoälychatbottiin. Odota hetki. Tekoäly palauttaa hyvin jäsennellyn yhteenvedon, jonka voit jakaa heti.

Tässä esimerkki täysin täytetystä kehotteesta:

You are an expert at summarizing meetings. Given the following transcript (and optional agenda/notes), generate a concise, readable summary suitable for sharing with all participants. Focus on the main discussion points, key decisions, and any action items. Avoid role-specific details or jargon, and make sure the summary is easy to understand for anyone who attended. If an agenda or notes are provided, use them to organize the summary, but otherwise use your best judgment to structure it logically.
[TRANSCRIPT BEGINS]
Moderator (Anna): Good morning, everyone. Let’s start with the first item on the agenda: Q3 marketing results.
James: We’ve seen a 12% uptick in engagement across social media, mostly driven by the new video campaign. However, email click-through rates dropped by 5%.
Priya: We might want to revisit our email strategy. The content hasn’t been updated in months.
Anna: Noted. Let’s set a follow-up meeting with the content team next week.
Next item—website redesign. Mark, can you give us an update?
Mark: The dev team completed 80% of the front-end work. We’re behind on mobile optimization due to unexpected issues with the CMS.
Anna: When can we expect that to be back on track?
Mark: We’ve adjusted the timeline. Mobile optimization should be done by August 10.
Anna: Great, thank you. Lastly, any updates on the client onboarding process?
Lena: We’ve added a walkthrough video and reduced the number of forms. Early feedback has been positive, especially from EU clients.
Anna: Excellent. Please compile that feedback and share it in the Slack channel.
Any final comments?
James: Just a reminder that the Q4 planning session is on the 15th.
Anna: Thanks. Meeting adjourned.
[TRANSCRIPT ENDS]

{< lazyimg src="/images/academy/42.png" alt=“Screenshot of AI-generated meeting summary output” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Hyödyt ja haitat

Yhteenveto

Tarvitset vain litteraatin ja yksinkertaisen kehotteen, ja voit käyttää tekoälyä selkeiden, toimenpiteisiin keskittyvien kokousyhteenvetojen laatimiseen minuuteissa. Tämä tapa virtaviivaistaa dokumentointia, varmistaa yhtenäisyyden ja vapauttaa aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Se on todellinen apu kiireisille ammattilaisille, jotka haluavat pitää tiimit ajan tasalla ilman tuntikausien manuaalista muistiinpanojen kirjoittamista.

Valmis tehostamaan kokouksiasi ja parantamaan tuottavuutta? Ota kokousmuistiinpanot haltuun, jätä manuaaliset yhteenvedot taakse ja muuta jokainen keskustelu selkeiksi, toteutettaviksi oivalluksiksi.
👉 Aloita oman tekoälypohjaisen työnkulun rakentaminen jo tänään Flowhuntin AI Meeting Report Generator -pohjalla