Sähköpostiavustaja tekoälyllä Gmailiin

Yleiskuvaus

Tämä työnkulku automatisoi saapuvien Gmail-sähköpostien käsittelyn ja vastaamisen tekoälyagentilla, joka hyödyntää dokumenttihakua tietopohjaisiin vastauksiin sekä Gmail-hallintatyökaluja (lähetys, tunnisteiden lisäys, tunnisteiden poisto). Ratkaisu virtaviivaistaa sähköpostien käsittelyä, mahdollistaa johdonmukaiset ja tietoon perustuvat vastaukset sekä skaalaa sähköpostitoiminnot minimaalisella ihmistyöllä.

Työnkulun toiminta

1. Laukaisin: Uusi sähköposti vastaanotettu

• Työnkulku käynnistyy, kun yhdistettyyn Gmail-tiliin saapuu uusi sähköpostiviesti.
• Tämä tapahtuma toimii syötteenä ja välittää viestin tekoälyagentin käsiteltäväksi.

2. Tekoälyagentti: Sähköpostiavustaja

• Työnkulun ydin on tekoälyagentti, joka on määritelty “mail manager” -taustatarinalla ja selkeällä tavoitteella:
  “Olet sähköpostiavustaja, jonka tehtävänä on vastata saapuviin sähköposteihin ammattimaisesti ja rauhallisesti hyödyntäen tietopohjaa, jonka saat käyttöösi document retriever -työkalussa.”
• Agentti saa uuden sähköpostin sisällön kehotteekseen.

Agenttiin liitetyt työkalut

Agenttia on laajennettu useilla työkaluilla, joiden avulla se voi tehdä muutakin kuin pelkästään tuottaa tekstiä:

• Sähköpostin lähetystyökalu: Mahdollistaa agentille vastausten luonnin ja lähettämisen suoraan Gmailin kautta.
• Tunnisteen lisäystyökalu: Antaa agentille mahdollisuuden järjestellä tai luokitella sähköposteja tunnisteiden avulla.
• Tunnisteen poistotyökalu: Mahdollistaa tunnisteiden poistamisen sähköposteista tarpeen mukaan.
• Dokumenttihakutyökalu: Tarjoaa agentille pääsyn tietopohjaan, jolloin vastaukset voidaan perustaa ajantasaiseen sisäiseen dokumentaatioon tai resursseihin.

3. Dokumenttihakija

• Tämä komponentti hakee ennalta määritellyistä tietolähteistä olennaisia dokumentteja sähköpostin sisällön perusteella.
• Yhdellä haulla palautetaan enintään 3 dokumenttia, jotta vastaukset perustuvat aina tuoreimpaan tai tärkeimpään tietoon.
• Agentti käyttää tätä työkaluna ja voi kysyä tietopohjalta tarpeen mukaan vastauksia laatiessaan.

4. Gmail-työkalut sähköpostien hallintaan

• Sähköpostin lähetys: Agentti voi koostaa ja lähettää sähköposteja, mukaan lukien vastaanottajat, aiherivi, viestirunko ja liitteet.
• Tunnisteiden hallinta: Agentti voi lisätä ja poistaa tunnisteita, auttaen sähköpostien automaattisessa järjestämisessä ja seurannassa.

5. Tuloste: Keskustelunäkymä

• Kun agentti on käsitellyt viestin (mukaan lukien mahdollinen tietopohjakysely ja vastauksen lähetys tai sähköpostin tunnisteen muokkaus), työnkulku näyttää vastauksen keskustelua muistuttavassa näkymässä tai lokissa.

Työnkulun rakenne

Keskeiset hyödyt ja käyttökohteet

• Skaalautuvuus: Käsittelee suuren määrän saapuvia sähköposteja ilman inhimillisiä pullonkauloja.
• Johdonmukaisuus: Jokainen vastaus on ammattimainen ja perustuu ajantasaisiin tietoihin.
• Automaatio: Vähentää manuaalista työtä tukipalveluissa, myynnissä tai info-sähköposteissa.
• Tietopohjainen integraatio: Hyödyntää sisäistä tai ulkoista dokumentaatiota tarkkoihin, kontekstuaalisiin vastauksiin.
• Postilaatikon hallinta: Järjestelee viestit automaattisesti tunnisteilla – tiimit pysyvät paremmin ajan tasalla.

Esimerkkejä käyttötapauksista

• Asiakastuki: Vastaa asiakkaiden kysymyksiin välittömästi ajan tasaisilla ohjeilla ja dokumentaatiolla.
• Myyntitiedustelut: Vastaa liideihin räätälöidyillä, tietopohjaisilla viesteillä ja seuraa niiden tilaa tunnisteiden avulla.
• Sisäiset kyselyt: Ohjaa ja vastaa työntekijöiden kysymyksiin yrityksen politiikkoihin ja ohjeisiin perustuen document retrieverin kautta.

Yhteenveto

Tämä työnkulku edustaa tehokasta automaatiomallia sähköpostien käsittelyyn. Yhdistämällä Gmailin kehittyneeseen tekoälyyn ja dokumenttihakuun organisaatiot voivat tarjota nopeita, tarkkoja ja ammattimaisia sähköpostivastauksia sekä pitää postilaatikon järjestyksessä. Tämä auttaa skaalaamaan toimintaa, parantamaan palvelun laatua ja vapauttamaan ihmisten työaikaa vaativampiin tehtäviin.