Assistant Email IA pour Gmail

Aperçu

Ce flux de travail automatise la gestion et la réponse aux emails entrants dans Gmail à l’aide d’un agent alimenté par l’IA, de la récupération documentaire pour des réponses fondées sur la connaissance, et d’outils de gestion Gmail (envoi, ajout ou retrait de labels). Il est conçu pour rationaliser le traitement des emails, fournir des réponses cohérentes et fondées sur la connaissance, et faire évoluer les opérations email avec un minimum d’intervention humaine.

Fonctionnement du flux de travail

1. Déclencheur : Nouvel email reçu

• Le flux de travail commence lorsqu’un nouveau message est reçu dans le compte Gmail connecté.
• Cet événement agit comme une entrée et transmet le message à l’agent IA pour traitement.

2. Agent IA : Assistant Email

• Le cœur du flux de travail est un agent IA configuré avec le contexte d’un « gestionnaire de courrier » et l’objectif explicite :
  « Vous êtes un assistant email chargé de répondre aux emails entrants de manière professionnelle et calme en utilisant la base de connaissances fournie dans l’outil document retriever. »
• L’agent reçoit le contenu du nouvel email comme prompt.

Outils connectés à l’agent

L’agent est enrichi de plusieurs outils, lui permettant d’effectuer des actions au-delà de la simple génération de texte :

• Outil d’envoi d’email : Permet à l’agent de rédiger et envoyer des réponses directement via Gmail.
• Outil d’ajout de label : Permet à l’agent d’organiser ou de catégoriser les emails en ajoutant des labels.
• Outil de retrait de label : Donne à l’agent la capacité de retirer les labels si nécessaire.
• Outil document retriever : Donne accès à une base de connaissances pour que l’agent puisse fonder ses réponses sur une documentation interne ou des ressources à jour.

3. Document Retriever

• Ce composant recherche dans des sources de connaissance prédéfinies les documents pertinents selon le contenu de l’email.
• Il récupère jusqu’à 3 documents par requête, garantissant que les réponses peuvent s’appuyer sur les informations les plus récentes ou les plus pertinentes.
• L’agent utilise cet outil, ce qui signifie qu’il peut interroger la base de connaissances au besoin lors de la rédaction d’une réponse.

4. Outils Gmail pour la gestion des emails

• Envoi d’email : L’agent peut rédiger et envoyer des emails, définir les destinataires, le sujet, le corps et les pièces jointes.
• Gestion des labels : L’agent peut ajouter et retirer des labels pour aider à organiser et suivre automatiquement les emails.

5. Sortie : Affichage type chat

• Une fois que l’agent a traité le message (y compris l’interrogation de la base de connaissances et l’envoi éventuel d’une réponse ou l’ajout d’un label), le flux affiche la réponse dans une interface de type chat ou dans un journal.

Structure du flux de travail

Principaux avantages et cas d’utilisation

• Scalabilité : Gère de grands volumes d’emails entrants sans goulots d’étranglement humains.
• Cohérence : Garantit que chaque réponse est professionnelle et fondée sur les dernières connaissances.
• Automatisation : Réduit le travail manuel pour les adresses de support, de ventes ou d’informations.
• Intégration de la connaissance : Exploite la documentation interne ou externe pour des réponses précises et contextuelles.
• Gestion de la boîte de réception : Organise automatiquement les emails avec des labels pour aider les équipes à rester organisées.

Exemples de cas d’utilisation

• Support client : Répondez instantanément aux questions clients à l’aide de FAQ et de documentation à jour.
• Demandes commerciales : Répondez aux prospects avec des réponses personnalisées et fondées sur la connaissance, et suivez leur statut avec des labels.
• Demandes internes : Orientez et répondez aux questions des employés grâce aux politiques de l’entreprise stockées dans le document retriever.

Résumé

Ce flux de travail offre un puissant modèle d’automatisation pour la gestion des emails. En intégrant Gmail avec une IA avancée et la récupération documentaire, les organisations peuvent fournir des réponses rapides, précises et professionnelles tout en gardant la boîte de réception organisée. Cela permet de faire évoluer les opérations, d’améliorer la qualité de service, et de libérer les ressources humaines pour des tâches plus complexes.