Documents

Un document est un fichier ou une page web que vous ajoutez afin que les agents puissent s’en servir pour répondre. Ouvrez Sources de connaissances → Documents pour les importer, les consulter et les supprimer.

Ajouter un document#

1. Ouvrir la boîte de dialogue d’ajout

   Cliquez sur Ajouter un document. La boîte de dialogue s’intitule Ajouter un nouveau document.

2. Choisir la méthode d’ajout

   Choisissez Importer depuis un fichier ou Importer depuis une URL. Pour les fichiers, sélectionnez-en jusqu’à 10 à la fois. Pour une URL, collez un lien valide.

3. Choisir une catégorie

   Chaque document appartient à une catégorie. Sélectionnez-en une, ou utilisez Créer une nouvelle catégorie si vous n’en avez encore aucune. Vous ne pouvez pas ajouter de document sans catégorie.

4. Confirmer

   Cliquez sur Ajouter un nouveau document. La ligne apparaît immédiatement dans le tableau pendant que FlowHunt traite le fichier en arrière-plan.

Types de fichiers pris en charge#

Le sélecteur accepte les extensions suivantes : .pdf, .doc, .docx, .xlsx, .pptx, .md, .txt, .html, .csv, .xml, .json, .mp3, .flac, .mp4, .mpeg, .mpga, .m4a, .ogg, .wav, .webm, .jpeg, .jpg, .png, .gif et .webp. Un fichier d’un autre type est refusé avec un message qui liste les types pris en charge.

Un document ajouté à partir d’une URL ne conserve que son texte extrait. FlowHunt ne stocke pas de copie du fichier.

Signification du statut#

Le tableau affiche un Statut pour chaque document :

• Vide : créé, rien n’a encore été importé.
• Importé : le fichier est stocké et en attente de traitement.
• Converti : le texte a été extrait.
• Indexé : le document peut être trouvé par les retrievers.
• Échec : le traitement ne s’est pas terminé. Un document en échec n’est pas indexé.

Un document n’est consultable que lorsqu’il est Indexé, donc un fichier fraîchement importé peut ne pas apparaître dans les réponses pendant un court moment.

Activer, renommer et déplacer#

Ouvrez un document avec son bouton de modification pour changer son Nom de document, sa Catégorie de document ou son Statut utilisateur. Réglez le Statut utilisateur sur Désactivé pour conserver un document dans la liste tout en le retirant de l’index. Rétablissez-le sur Activé pour le réintégrer.

Pour déplacer plusieurs documents à la fois, sélectionnez leurs lignes et utilisez Attribuer une catégorie au-dessus du tableau.

Rechercher et télécharger#

Utilisez le champ de recherche (Rechercher par nom de document…) et les filtres par type, statut, statut utilisateur, catégorie et dernière mise à jour. La page de détail affiche l’Arborescence de contenu extraite, les Mots-clés détectés et une Image du document lorsqu’elle existe. Sur une ligne correspondant à un fichier importé, le bouton de téléchargement récupère le fichier d’origine. Une ligne correspondant à un document URL renvoie plutôt vers la page source.

Supprimer un document#

Utilisez le bouton de suppression sur la ligne, ou ouvrez le document et cliquez sur Supprimer le document, puis confirmez. La suppression d’un document le retire de l’index, de sorte que les agents cessent de l’utiliser.

Étapes suivantes#

Dirigez un agent vers vos documents avec l’étape Document Retriever. Pour ne rechercher que certains documents, utilisez les catégories.