AIで自動生成された会議サマリーの作成方法

会議を要約することで、チームは足並みを揃え、決定事項を追跡し、アクションアイテムをフォローアップすることができます。しかし、サマリー作成は手間がかかり時間も奪われがちです。ChatGPTやFlowhuntのようなAIツールを使えば、どんな会議の議事録も瞬時に洗練された共有可能なサマリーに変換でき、より価値ある業務に時間を割けるようになります。

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ステップバイステップガイド

人事担当者、管理者、プロジェクトコーディネーターの方など、AIで会議サマリーを作成するのはとても簡単です。数分でできる方法をご紹介します。

1. 会議の議事録を準備する

明確な議事録は、AIサマリー作成のための必須データです。多くの最新会議プラットフォーム（Zoom、Teams、Google Meetなど）は自動で議事録を生成できます。もしアジェンダやメモがあれば、それも集めておくとより良いサマリーになりますが、必須ではありません。

2. AI用プロンプトを作成する

AIに与えるプロンプトが、サマリーの質を左右します。汎用的でプロフェッショナルな会議サマリーには、役割や部門に依存しない、明確かつ具体的なプロンプトを使いましょう。

あなたは会議の要約に精通した専門家です。以下の議事録（オプションでアジェンダやメモも）をもとに、全参加者と共有できる簡潔で読みやすいサマリーを作成してください。主な議論ポイント、重要な決定事項、アクションアイテムに焦点をあててください。役割特有の詳細や専門用語は避け、誰が出席しても理解しやすいサマリーにしてください。アジェンダやメモがある場合はそれを使ってサマリーを構成し、なければ自身の判断で論理的にまとめてください。
[ここに議事録を貼り付けてください]

3. AIチャットボットに貼り付ける

議事録と（必要に応じて）アジェンダやメモをコピーし、プロンプトと一緒にChatGPT、Flowhunt、または他のAIチャットボットツールに貼り付けます。数秒待つだけで、すぐに共有可能なわかりやすいサマリーが得られます。

プロンプトをすべて埋めた例はこちらです。

あなたは会議の要約に精通した専門家です。以下の議事録（オプションでアジェンダやメモも）をもとに、全参加者と共有できる簡潔で読みやすいサマリーを作成してください。主な議論ポイント、重要な決定事項、アクションアイテムに焦点をあててください。役割特有の詳細や専門用語は避け、誰が出席しても理解しやすいサマリーにしてください。アジェンダやメモがある場合はそれを使ってサマリーを構成し、なければ自身の判断で論理的にまとめてください。
[議事録開始]
司会者（Anna）：皆さんおはようございます。最初の議題、「第3四半期のマーケティング結果」から始めましょう。
James：SNS全体でエンゲージメントが12％増加しました。主に新しい動画キャンペーンが要因です。一方、メールのクリック率は5％減少しています。
Priya：メール施策を見直したほうが良いかもしれません。何ヶ月も内容を更新していません。
Anna：了解です。来週、コンテンツチームとフォローアップミーティングを設定しましょう。
次の議題—ウェブサイトのリニューアル。Mark、進捗を教えてください。
Mark：開発チームはフロントエンド作業を80％完了しました。CMSの予期せぬ問題でモバイル最適化が遅れています。
Anna：いつ頃再開できそうですか？
Mark：スケジュールを調整しました。モバイル最適化は8月10日までに完了予定です。
Anna：ありがとうございます。最後にクライアントのオンボーディングプロセスについて進捗は？
Lena：ウォークスルービデオを追加し、フォーム数を減らしました。特にEUのクライアントから好評を得ています。
Anna：素晴らしいですね。そのフィードバックをまとめてSlackチャンネルで共有してください。
他にコメントは？
James：第4四半期の計画会議は15日ですのでご注意を。
Anna：ありがとうございました。会議は以上です。
[議事録終了]

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メリット・デメリット

まとめ

議事録と簡単なプロンプトだけで、AIを使って明確でアクション重視の会議サマリーを数分で作成できます。この方法は記録業務を効率化し、一貫性を保ち、より重要な仕事に集中できるようにします。忙しいプロフェッショナルがチームの情報共有を円滑にし、手作業のメモ取りから解放される画期的な方法です。

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