OutlookでMicrosoft Copilotを使ってメールに即座に返信する方法

メールに迅速かつプロフェッショナルに返信することは、忙しいビジネスパーソンにとって重要なスキルです。Microsoft CopilotがOutlookに直接組み込まれているので、即座にコンテキストに応じた返信を作成できます。コピーや貼り付け、ウィンドウの切り替えは不要。このワークフローによって受信トレイが効率化され、時間を節約しつつ自信を持って返信できるようになります。

ステップバイステップガイド

大量のメールを処理するプロフェッショナルにとって、Microsoft CopilotのOutlook統合は画期的です。手作業で返信を作成したり、汎用的なテンプレートに頼る代わりに、組み込みのCopilot返信ボタンを使えば、数秒で会話に合わせた返信を自動生成できます。ここでは、より素早く洗練された受信トレイ管理のためにこのツールを活用する方法を紹介します。

1. Outlookを開いてCopilot返信ボタンを探す

Outlookアカウント（Webまたはデスクトップ）にログインしたら、返信したいメールを選択します。メールアクションバーに、Copilotアイコン（スパークルやCopilotロゴ）が表示されているのがわかります。下書きオプションを見つけるには、まず返信ボタンを押してください。

{< lazyimg src="/images/academy/48.png" alt=“Outlookのツールバーで開いたメールメッセージの上部にCopilot返信ボタンがハイライトされているスクリーンショット。” class=“rounded-lg shadow-md” >}

2. Copilotボタンをクリックする

最初の行の横にCopilotボタンが表示されており、これを押すとメールの内容を即座に分析し、会話のコンテキストに合わせた返信案を自動で作成します。コピーや貼り付けの手間は不要です。

{< lazyimg src="/images/academy/49.png" alt=“OutlookがCopilotサイドパネルを表示し、AIが生成した返信が表示されているスクリーンショット。” class=“rounded-lg shadow-md” >}

3. 下書きを確認・編集・再生成する

自動生成された返信の下書きを確認し、さらにCopilotに言い換えを依頼できます。組み込みのオプションで、よりフォーマル・簡潔・フレンドリーに調整可能です。Copilotにさらなる修正を依頼したり、希望するトーンを明確に伝えることもできます。納得いく返信になったら、そのまま送信しましょう！

{< lazyimg src="/images/academy/50.png" alt=“Copilotパネルでトーン調整オプションと追加変更用の入力欄が表示されているスクリーンショット。” class=“rounded-lg shadow-md” >}

利点と注意点

まとめ

Microsoft Copilotの組み込み返信機能を使えば、プロフェッショナルは受信トレイから離れることなく、より速く・効果的にメール返信ができます。AIのコンテキスト理解を活用し、高品質なコミュニケーションを維持しながら貴重な時間を節約し、より重要な業務に集中できるようになります。Copilotの返信機能を活用して、受信トレイのワークフローを今すぐ変えてみましょう。

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