Copilotでドキュメントを強化・構造化する方法

退屈な社内ポリシーを書き直したいですか？20ページのハンドブックを要約したいですか？それとも、単に人事ドキュメントのトーンを改善したいだけですか？Word内のMicrosoft Copilotを使えば簡単です。ページを離れたり、チャットボットにコピーすることなく、どんなドキュメントでも直接Word内で変換できます。

このガイドでは、内蔵されたCopilotパネルを使って、簡単な自然言語プロンプトでドキュメント全体を書き直したり、強化したり、要約したりする方法を紹介します。

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ステップバイステップガイド

Word内のCopilotは、日常的な社内ドキュメントを洗練されたプロフェッショナルな資産に変えます。トーン、明確さ、長さ、書式など、あなたがコントロールできます。

手順は以下の通りです：

1. Microsoft Wordを開き、Copilotを有効化する

どんなドキュメントからでも開始できます。Copilot機能が有効なMicrosoft 365サブスクリプションが必要です。リボン（Word右上）にCopilotボタンがあるので、クリックしてサイドパネルを開きましょう。

この機能にはMicrosoft Copilot for Microsoft 365ライセンスが必要です。個人用や基本バージョンでは表示されません。

2. ドキュメントを貼り付けるか読み込む

新規作成でも、社内ポリシー、従業員ガイド、規則書などのドキュメントを開いてもOKです。

すぐに試したい場合は、このサンプルを空白のドキュメントに貼り付けてください：

「当社のオフィスアワーは柔軟ですが、全員10時までには必ずオンラインになってください。金曜日の会議は、特別な場合を除き開催しません。急ぎの場合はSlackを、それ以外はメールを利用してください。」

3. Copilotにテキストの書き直しや強化を依頼する

Copilotパネルで、以下のようなシンプルな依頼文を入力します：

従業員ハンドブックにふさわしい、よりプロフェッショナルなトーンで書き直してください。

Copilotがドキュメントをスキャンし、パネル内やドキュメントへの提案として、書き直しバージョンを提示します。

他にも試せます：

• 「簡潔で親しみやすくしてください」
• 「正式な人事ポリシー形式に変換してください」
• 「このドキュメントを箇条書きで要約してください」
• 「書式の明確さと一貫性を高めてください」

4. 結果を確認・調整する

Copilotが内容を書き直した後は、以下が可能です：

• 一行ずつ提案を承認・却下
• パネルで追加質問
• 出力内容をコピーして他で利用

さらに洗練させたい場合は、以下のように続けて依頼できます：

トーンをより励まし調にし、受動態を削除してください。

Copilotはコンテキストを維持し、即座に編集を反映します。

メリット・デメリット

まとめ

Microsoft CopilotをWord内で使えば、コピーライターや別ツールを使わずに社内ドキュメントを書き直したり強化したりできます。内蔵型で直感的、しかもパワフルです。

ハンドブックの刷新、メモの改善、人事ポリシーの要約など、Copilotが面倒な部分を担い、あなたは主導権を持ち続けられます。

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