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AIを使ったプロフェッショナルな議事録作成方法：中級者向けのコツ

ChatGPTを使い、あなたのデータから5分以内でプロフェッショナルな議事録を作成する手順ガイド。

何時間もかかった会議の概要作成を頼まれたことはありませんか？ビジネス会議での重要な決定事項を見失うことはもうありません！すべての議論、合意事項、アクションアイテムを確実に記録し、いつでも簡単にアクセスできるようにしましょう。 この記事では、AIを使って4つの簡単なステップで議事録を作成する方法をご紹介します。

  1. 会議の書き起こしを作成する
  2. 議事録のテンプレートを決める
  3. 追加情報（アジェンダ、補足メモなど）を集める
  4. プロンプトとすべての資料をチャットボットへ送る

時間がない、または会議が多すぎて対応しきれない場合は、AI議事録ジェネレーターを使えば、今すぐ無料で簡単に作業ができます。

独自のソリューションを構築する必要はありません。当ツールを使えば、明確でプロフェッショナルな会議サマリーを素早く作成できます。書き起こしをアップロードし、必要なメモや議題を追加するだけで、あとはAIが仕上げてくれます。

スピーディーで使いやすく、チーム全員の情報共有にも役立ちます。

👉 今すぐ使って、毎回の会議で時間を節約しましょう。

それでも手順を学びたい方のために、チュートリアルをご紹介します。

ステップバイステップガイド

議事録とは、会議で話し合われた内容、そこから導き出された結論、各アクションの担当者を簡潔に記録したノートのことです。このプロセスをステップごとに見ていきましょう。

1. 書き起こしを用意する

会議を録音しましょう。かつては秘書の仕事でしたが、今ではテクノロジーの力で議事録作成がより迅速かつ体系的に行えます。TeamsのトランスクリプションやOtter.aiを活用し、書き起こしを生成・保存しましょう。

meeting transcript

2. テンプレートを作る（または当サイトのものを使う）

議事録の標準構成を決めましょう。企業によっては会議や議論に特定の要件がある場合もあります。ですが、作業をシンプルにするために、ほとんどのケースに合うシンプルなテンプレートをご用意しました。

meeting minutes template

3. 追加情報・アジェンダ・メモを用意する

チャットボットが満足できる回答を出すためには、追加情報を提供できます。例えば以下が挙げられます。

  • 会議の背景
  • 前回会議の結果
  • 具体的な目標
  • 今回のやり取りの目的
  • その他関連情報（主要な参加者や特定の質問など）

これらはプロンプトメッセージの一部として、または別ドキュメントとして提供できます。

さらに、会議主催者から事前に配布されたアジェンダも提供しましょう。AIが重要な議論ポイントや書き起こし中で名前の出ていない参加者を特定する際に役立ちます。

agenda and additional notes for meetings

チャットボットが受け取る情報が多いほど、より詳細で具体的な議事録が得られます。

4. ChatGPTへのプロンプト

すべての情報をまとめてChatGPTに質問しましょう。単純そうに見えますが、ChatGPTに汎用的なチャットボットのような返答をしてほしいわけではないはずです。そのため、専門家に依頼するつもりでクエリを作成しましょう。以下のプロンプトがおすすめです。

You are a professional meeting minutes generator. Your goal is to create a clear, well-structured, and formal summary of our monthly Sales Strategy Meeting. 
Context:
Participants include sales team leads and regional managers.
Topics covered include quarterly targets, sales pipeline updates, and marketing alignment.
Input Sources:
A transcript of the meeting will be provided.
Optionally, an agenda, a meeting minutes template, or additional context may also be included.
Output Expectations should match the template if provided, if not, feel free to follow your own rules.
Ensure the language is professional, concise, and free of filler. Highlight important conclusions or blockers. Summarize each point accurately without losing nuance or missing action items. Be consistent in structure and use of headings. Be consistent in structure and use of headings.
Once everything is done, create a Word document and insert the meeting minutes there.

このプロンプトはいつでも変更・調整可能です。たとえば、.pdfではなく.docx形式でエクスポートするように頼んだり、最後に微調整したりもできます。

5. 実際にやってみる

AIが参照する元となる資料を必ず添付してください。

2 people and an AI Agent

結果例は以下のようになります。

Meeting Minutes

Meeting Title: Monthly Sales Strategy Meeting
Date/Time: May 26, 2025 at 10:00 AM
Location: Danube Conference Room, BlueChip Finance HQ, Vienna


Attendees
Alex – Board Meeting Coordinator
Ben – Board Member
Chris – Board Assistant


Non-Attendees
John – CEO (Absent)


Agenda
Q2 Financial Results & Year-End Forecast
AI Integration Pilot Review
Client Feedback – Digital Onboarding
2026 Strategy Preview
Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Sustainability Progress & ESG Targets


Discussion
Next Board Meeting Date
Confirmed for Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM in the Danube conference room.


Q2 Financial Results & Forecast
Reviewed preliminary figures; agreed to update year-end forecast after next month’s performance.


AI Integration Pilot
Pilot runs through August; KPI data to be compiled for a Q4 scaling decision.


Digital Onboarding Feedback
Clients requested smoother UI; team will gather three months of usage metrics for the next review.


2026 Strategy Preview
Early framework includes headcount planning and potential new market opportunities.


Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Roadmap to address upcoming retirements and leadership gaps; HR to circulate draft by mid-June.


ESG & Sustainability Update
Lead reported on current benchmarks; next steps include rolling out carbon-offset proposals.


Decisions
Scheduled next board meeting for September 17, 2025 at 2:00 PM.
Retained venue: Danube Conference Room.
Approved agenda as outlined above.


Action Items
Action	Owner
Draft and circulate the formal agenda by next week	Ben
Compile KPI data for AI pilot and digital onboarding metrics	Chris
Send calendar invite and coordinate meeting logistics	Alex


Next Meeting
Date/Time: Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM
Location: Danube Conference Room

メリット・デメリット

この議事録作成方法の長所と短所を見てみましょう。

メリットデメリット
時短：議事録作成の事務作業を大幅に削減できる。プライバシーに注意：機密情報や無料AIツールの利用には注意が必要。
誰でも使いやすい：ChatGPTやFlowHuntは特別なスキル不要。入力品質に依存：書き起こしの精度が低いと要約も不正確に。
出力のカスタマイズが可能：自社テンプレートや議題、スタイルに合わせられる。文脈理解の限界：トーンやニュアンス、会議の動きが抜ける場合も。
一貫性の向上：会議ごとに標準化された文書が作れる。人による最終確認が必要：共有前に必ずレビューが必要。

まとめ

ご覧のとおり、以下のステップに従えば議事録作成は想像以上に簡単です。

  1. 書き起こしを作成
  2. 議事録用のテンプレートを選ぶ
  3. 追加情報を集める
  4. プロンプトと資料をチャットボットに送る

Gemini、Mistral、Grokなどの有名なチャットボットを使えば、5分以内に網羅的な議事録が作成できます。

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