役割別AI会議サマリーの作成方法

役割別AI会議サマリーの作成方法

AIを使って異なるチームメンバー向けにカスタマイズされた会議サマリーを素早く生成する方法をご紹介します。人事、PM、管理者など、時間を節約しチームの明確さを高めたい方に最適です。

会議は長くて詳細な文字起こしが残ることが多く、特に自分に必要なアクション項目や重要ポイントだけを確認したいときには見返すのが大変です。AIを利用すれば、どんな議事録も明確で役割別のサマリーに変換でき、参加者全員が自分にとって重要なことを正確に把握できます。このガイドでは、特別な技術スキルなしでできる最もシンプルな方法をご紹介します。

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ステップバイステップ:AIで役割別会議サマリーを作成する方法

会議は長くなりがちで、必要な情報を抜き出すのは難しいですが、会議で話された内容を書き留めていたり、文字起こしがあれば必ず整理できます。

1. 必要な資料を準備する

最良の結果を得るために、開始前に以下を集めておきましょう:

  • 会議の全文文字起こし(チャットログ、Zoomの文字起こしなど)
  • 会議のアジェンダや主な議題
  • その他のメモや背景情報
  • あなたの役割の簡単な説明(例:「納品物にフォーカスするチームリーダーです」)

how to get a full meeting transcript how to get agenda and additional notes for meetings

2. ChatGPT用の明確なプロンプトを作成する

良いプロンプトは、AIにあなたの要望を正確に伝えます。以下のテンプレートをそのまま使っても、アレンジしてもOKです。

あなたは会議サマリーの専門家です。

以下は最近行われた会議の文字起こしです。 [ここに文字起こしを貼り付けてください]

会議のアジェンダ/議題は以下の通りです。 [ここにアジェンダや議題を貼り付けてください]

私の役割:[あなたの役割や注力分野を記載してください]

以下を強調した簡潔なサマリーを書いてください。

  • 私の役割に関連する重要ポイント
  • 把握すべきアクション項目や決定事項
  • 私や私のチームに割り当てられたフォローアップ

サマリーは箇条書きで、見やすくしてください。

3. ChatGPT(またはFlowhuntツール)にすべて貼り付ける

次は実際にこのプロンプトをAIに入力するステップです:

  1. ChatGPTを開く
  2. 上記の資料とプロンプトを貼り付ける
  3. 送信して、AIが生成したサマリーを確認する

ヒント:文字起こしやアジェンダはテキスト欄に貼り付ける代わりにファイルとしてアップロードすることも可能です!

以下は、プロンプトをすべて記入した例です。

あなたは会議サマリーの専門家です。

以下は最近行われた会議の文字起こしです。

[00:00] Emily: 皆さんようこそ。本日の会議は“ハーモニー2.0”AI音楽アシスタントのリリースについてです。 [00:10] Raj: リアルタイム歌詞分析用のバックエンド統合が完了しました。レイテンシは150ms未満です。 [00:24] Luce: いいですね。フロントエンドでは、メロディ修正をガイドする音声フィードバックを追加しました。 [00:36] Samira: マーケティングは8月中旬のローンチを計画中です。7月30日までに最終デモが必要です。 [00:44] Emily: 自動ハーモナイゼーションモジュールに課題はありますか? [00:48] Raj: ジャズとファンクのジャンル用データがまだ必要です。 [00:58] Luce: データキュレーションチームにフォローアップして早めます。 [01:04] Emily: ありがとう、Luce。また、使用するボーカルサンプルのプライバシー準拠も確定させましょう。 [01:12] Luce: 法務とGDPRチェックについて既に連絡済み。今週中にアップデート予定です。 [01:22] Samira: ローンチ用素材として「メロディからハーモニー」30秒動画が必要です。 [01:32] Emily: それはデザインとプロダクトで共同担当にしましょう。 [01:40] Raj: このバージョンで多言語対応は必要ですか? [01:43] Luce: 今回は英語とスペイン語のみ。ドイツ語は2.1リリースに延期です。 [01:50] Emily: 了解です。皆さんありがとう。一週間後に再集合しましょう。

会議のアジェンダ/議題は以下の通りです。 Harmony 2.0 AI音楽アシスタントの進捗 技術アップデート:バックエンド統合、フロントエンドUX マーケティングスケジュールとデモ納品 データセットニーズとジャンル拡大 プライバシーとGDPRコンプライアンス 多言語対応ロードマップ ローンチ素材と担当割り当て

私の役割: Luce - プロダクトオーナー(AI&UX担当) AIインタラクション設計とフロントエンドの使いやすさを監督 技術・法務・デザインチームの調整 データコンプライアンス基準の遵守 対応言語やUIフィードバックシステムのロードマップ管理

以下を強調した簡潔なサマリーを書いてください。 私の役割に関連する重要ポイント 把握すべきアクション項目や決定事項 私や私のチームに割り当てられたフォローアップ サマリーは箇条書きで、見やすくしてください。

結果:

{< lazyimg src="/images/academy/41.png" alt=“How to make Meeting Report with ChatGPT” class=“rounded-lg shadow-md” >}

最終ヒント:AIにこのテキストをそのまま保存用ドキュメントとして出力してもらうこともできます!

メリット・デメリット

メリットデメリット
時間を節約でき、手作業でまとめる必要がないAIが微妙な文脈を見落とす場合がある
チームメンバーごとにカスタマイズ可能良い文字起こしが必要
非技術者でも簡単に使える明確化のため軽い編集が必要なことも
アクション項目や決定事項を素早く特定データのプライバシー保持が必要

まとめ

議事録とアジェンダ、シンプルなプロンプトだけで、AIはどの参加者にも役立つ焦点の定まった実用的な会議サマリーを作成できます。これにより何時間も節約でき、全員が自分にとって最も重要なことを把握できます。専門知識も不要です。

より速く、確実に会議メモをまとめたい方へ 次のステップとして、自動サマリーワークフローを導入しましょう。 簡単・効果的で時間も節約できます。
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