AI議事録＆コンテンツ生成ツール

概要

AI議事録生成ツールワークフローは、会議の添付ファイル（音声や動画ファイルなど）を、行動につながる文書コンテンツへ自動で変換するために設計されています。これには、詳細な議事録、フォローアップメール、魅力的なブログ記事の生成が含まれ、すべて元の会議資料から抽出したコンテキストに基づいてカスタマイズされます。このプロセスは非常にスケーラブルで、繰り返し発生する手作業を排除し、会議記録やコミュニケーションを効率化したい組織に最適です。

ステップごとのフロー

1. ユーザーのオンボーディングと入力

• ウェルカムメッセージ: チャットセッション開始時、ユーザーは以下の流れを説明するフレンドリーなメッセージで迎えられます。

  1. 会議の音声または動画を添付
  2. 詳細な議事録を受け取る
  3. すぐに送れるフォローアップメールを取得
  4. 会議内容を要約したブログ記事を入手

• ファイルアップロード: ユーザーはチャットインターフェースを通じて会議ファイル（音声、動画など）をアップロードします。

2. 内容の抽出

• ファイル内容の抽出: アップロードされたファイルから内容を抽出します。このステップでは、（音声/動画の場合は）文字起こし、（スキャン文書の場合は）OCR、（テキストベースの場合は）直接抽出などが行われます。

3. アウトプットの生成

各アウトプットタイプ（議事録、フォローアップメール、ブログ記事）ごとに、以下の流れで処理されます。

A. 議事録

1. プロンプト準備: 抽出したコンテキストをAIへ議事録生成を指示するテンプレートへ埋め込みます。
2. AI生成: 大規模言語モデル（LLM）がプロンプトを処理し、議事録のドラフトを生成します。
3. 整形: 別のプロンプトで「議事録」という標準化されたセクションに整形します。
4. 表示: 結果がチャット出力に送信され、ユーザーが確認またはコピーできます。

B. フォローアップメール

1. プロンプト準備: 同じコンテキストを使用し、AIへフォローアップメール生成を指示します。
2. AI生成: LLMがメールのドラフトを作成します。
3. 整形: 出力は「フォローアップメール」と題したセクションにまとめられます。
4. 表示: 生成されたメールがユーザーに表示されます。

C. ブログ記事

1. プロンプト準備: コンテキストを使い、AIにブログ記事作成を指示します。
2. AI生成: LLMがブログ内容を生成します。
3. 整形: ブログ記事は「ブログ」というヘッダーの下に整形されます。
4. 表示: ブログ記事がユーザーに提示されます。

このワークフロー構造により、各コンテンツタイプが独立かつ並列的に生成され、効率が最大化されます。

ワークフロー構造

注: 3つのアウトプットはすべてチャットインターフェース上に即時表示され、すぐに利用できます。

利点＆活用例

• スケーラビリティ: 追加の人手をかけずに、会議数を問わず対応可能
• 一貫性: すべての会議記録が標準化されたプロフェッショナルなフォーマットに
• スピード: ファイルアップロード直後にすべての成果物を即時生成
• 多様性: 音声・動画・ドキュメントなど多様なファイル形式に対応
• 自動化: 管理業務の負担を軽減し、より価値ある作業への時間を提供
• 活用シーン:
  • 会議後のフォローアップを自動化したいプロジェクトマネージャーやチームリーダー
  • 標準化された記録が必要な人事・オペレーション部門
  • 会議内容をブログとして再活用したいコンテンツ制作者

まとめ

AI議事録生成ツールは、生の会議ファイルを構造化され、行動につながり、共有しやすい文書アセットへと変換する強力な自動化ツールチェーンです。これらのプロセスを効率化することで、単に時間を節約するだけでなく、重要な会議の知見を確実に捉え、組織内で効果的に伝達・再活用することが可能になります。