플로우 설명
목적과 이점
이 워크플로우는 HubSpot CRM에서 연락처 관리 과정을 자동화하고 효율화하도록 설계되었습니다. 사용자는 인터랙티브 채팅 기반 어시스턴트를 통해 연락처를 생성, 업데이트, 검색할 수 있으며, 연락처 목록을 항상 깔끔하고 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 이 워크플로우는 AI 기능(OpenAI LLM)을 활용하여 HubSpot API와 직접 통합되므로, 수동 개입 없이 고객 관계 관리를 확장할 수 있는 강력한 도구입니다.
워크플로우 개요
사용자가 채팅을 열면, 어시스턴트의 기능을 안내하는 친근한 환영 메시지가 표시됩니다. 인터페이스는 기존 연락처 검색, 새 연락처 생성, 기존 연락처 업데이트 등 주요 작업을 위한 실행 가능한 버튼을 제공합니다. 사용자의 선택이나 입력에 따라 워크플로우가 필요한 단계를 안내하고 필요한 정보를 수집하여 HubSpot과 직접 상호작용하면서 원하는 작업을 수행합니다.
주요 구성요소
| 구성요소 | 기능 |
|---|
| 채팅 오픈 트리거 | 사용자가 채팅을 열었을 때 감지하여 워크플로우를 시작 |
| 메시지 위젯 | 맞춤형 환영/안내 메시지를 표시 |
| 버튼 위젯 | “연락처 검색”, “새 연락처 생성”, “연락처 업데이트” 옵션을 사용자에게 제시 |
| 채팅 출력 | 사용자에게 메시지 및 응답을 표시 |
| 채팅 입력 | 자유 형식 작업 및 데이터 입력을 위한 사용자 입력 수집 |
| 채팅 히스토리 | 맥락 인식 응답을 위한 최근 채팅 메시지 기록 유지 |
| OpenAI LLM | AI 어시스턴트의 대화 및 추론 능력 제공 |
| AI 에이전트 | 작업 조정, 도구 호출, 응답 생성 |
| HubSpot 도구 | HubSpot API와 연동하여 연락처 생성, 업데이트, 검색 수행 |
단계별 흐름
- 환영 및 옵션 안내
- 채팅이 열리면(
ChatOpenedTrigger), MessageWidget을 통해 환영 메시지가 표시됩니다. - 사용자는 다음과 같은 주요 작업 버튼을 클릭할 수 있습니다:
- 사용자 상호작용
- 사용자는 버튼 중 하나를 클릭하거나 메시지를 입력하여 의도를 지정할 수 있습니다.
- 클릭한 버튼에 따라, 해당 작업을 확인하는 메시지가
ChatOutput 노드를 통해 표시됩니다.
- AI 기반 어시스턴트
- 워크플로우는
ChatHistory(최근 5개 메시지, 최대 800 토큰)로 최근 대화 맥락을 유지합니다. - OpenAI 기반 LLM(
OpenAILLM)을 백엔드로 활용하여 사용자 요청을 이해하고 맥락 인식 지능형 응답을 생성합니다. AIAgent는 명확한 목표와 배경을 가지고 설정됩니다: 항상 HubSpot 도구를 사용하여 연락처를 관리하고, 필요한 정보를 수집하여 올바른 작업(생성, 업데이트, 기존 연락처 안내)을 결정합니다.
- HubSpot 연동
- 세 개의 도구 노드가 HubSpot과 연동됩니다:
CreateContact: 제공된 정보로 새 연락처 추가UpdateContact: 제공된 정보와 연락처 ID로 기존 연락처 업데이트SearchContact: 속성(이메일, 이름 등)으로 연락처 검색
- AI 에이전트는 이러한 도구를 사용하여 요청된 작업을 수행하며, 추가 정보가 필요하면 사용자의 응답을 유도하거나 직접 작업을 실행합니다.
- 응답 및 결과 출력
- (생성, 업데이트, 검색) 요청 처리가 끝나면 AI 에이전트가
ChatOutput 노드를 통해 결과를 사용자에게 안내하여, 매끄러운 대화 경험을 제공합니다.
이 워크플로우의 장점은 무엇인가요?
- 반복적인 CRM 작업 자동화: 자연어 입력 또는 버튼 클릭만으로 반복적인 수동 데이터 입력과 조회 작업을 제거합니다.
- 확장 가능한 지원: AI 에이전트가 여러 동시 요청을 처리할 수 있어, 팀이나 고객 지원 환경에 적합합니다.
- 일관성과 데이터 품질: 어시스턴트가 항상 올바른 절차를 따라 연락처를 표준화된 방식으로 생성, 업데이트, 검색합니다.
- 맥락 인식: 채팅 히스토리와 AI를 통해 여러 단계에 걸쳐 맥락을 유지하므로, 대화가 더욱 자연스럽고 효율적입니다.
- 사용자 친화적: 안내 버튼과 자유 입력 채팅이 결합되어, 모든 기술 수준의 사용자에게 쉽게 접근 가능합니다.
활용 예시
- 영업팀은 이동 중에도 빠르게 연락처를 추가하거나 업데이트하여 행정 부담을 줄일 수 있습니다.
- 고객 지원팀은 고객과 실시간 대화 중 연락처 기록을 조회하거나 수정할 수 있습니다.
- 마케팅팀은 최소한의 노력으로 목록을 항상 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
요약 표
| 사용자 행동 | 결과 |
|---|
| “검색” 클릭 | AI가 검색 기준을 묻고, 연락처를 찾아 결과를 제시 |
| “생성” 클릭 | AI가 정보(이름, 이메일 등)를 수집해 HubSpot에 연락처 생성 |
| “업데이트” 클릭 | AI가 업데이트할 연락처와 새 정보를 묻고 HubSpot에서 업데이트 수행 |
| 메시지 입력 | AI가 의도를 해석, 추가 질문 후 요청 작업 수행 |
자동화 및 확장성 이점
- 수동 오류 및 누락 감소
- 인적 자원을 더 가치 있는 작업에 집중
- 24/7 셀프서비스 연락처 관리 가능
- HubSpot과 상호작용하는 통합적이고 직관적인 인터페이스 제공
이 워크플로우를 활용하면 조직은 CRM 데이터 위생, 대응력, 운영 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.
