Flow-beskrivelse
Formål og fordeler
Oversikt
AI Møteprotokollgenerator-arbeidsflyten er utviklet for å automatisere omdannelsen av møteveillegg (som lyd- eller videofiler) til handlingsrettet, skriftlig innhold. Dette inkluderer generering av detaljerte møteprotokoller, oppfølgings-e-poster og engasjerende blogginnlegg, alt tilpasset fra konteksten hentet fra det opprinnelige møtematerialet. Prosessen er svært skalerbar og eliminerer gjentakende manuelt arbeid, noe som gjør den ideell for organisasjoner som ønsker å effektivisere møtedokumentasjon og kommunikasjon.
Steg-for-steg arbeidsflyt
1. Brukeropplæring og innlevering
Velkomstmelding: Når chatsesjonen åpnes, blir brukeren møtt med en vennlig velkomstmelding som forklarer stegene:
- Legg ved din møte-lyd eller -video.
- Motta detaljert møteprotokoll.
- Få en ferdig utfylt oppfølgings-e-post.
- Motta et blogginnlegg som oppsummerer møtet.
Filopplasting: Brukeren laster opp et møteveillegg (lyd, video, osv.) via chatgrensesnittet.
2. Uttrekk av innhold
- Uttrekk av filinnhold: Den opplastede filen behandles for å trekke ut innholdet. Dette steget kan innebære transkribering (for lyd/video), OCR (for skannede dokumenter) eller direkte tekstretraksjon (for tekstbaserte filer).
3. Generering av utdata
For hver type utdata (møteprotokoll, oppfølgings-e-post, blogg), følger arbeidsflyten et lignende mønster:
A. Møteprotokoll
- Forberedelse av prompt: Den uttrukne konteksten settes inn i en promptmal som instruerer AI til å generere møteprotokoll.
- AI-generering: En stor språkmodell (LLM) prosesserer prompten og genererer et utkast til møteprotokoll.
- Formatering: En annen prompt formaterer utdataene til en standardisert seksjon med tittelen “Meeting Minutes”.
- Visning: Resultatet sendes til chat-utgangen for at brukeren skal kunne lese eller kopiere.
B. Oppfølgings-e-post
- Forberedelse av prompt: Samme kontekst brukes i en prompt som instruerer AI til å generere en oppfølgings-e-post.
- AI-generering: LLM-en lager et utkast til e-post.
- Formatering: Utdataene legges inn i en seksjon med tittelen “Followup Email”.
- Visning: Den genererte e-posten vises for brukeren.
C. Blogginnlegg
- Forberedelse av prompt: Konteksten brukes i en prompt for at AI skal lage et blogginnlegg.
- AI-generering: LLM-en genererer blogginnholdet.
- Formatering: Blogginnlegget formateres under en “Blog”-overskrift.
- Visning: Blogginnlegget presenteres for brukeren.
Arbeidsflytens struktur sikrer at hver innholdstype genereres uavhengig og parallelt, noe som maksimerer effektiviteten.
Arbeidsflytstruktur
Steg | Inndata | Prosessering | Utdata |
---|
Brukeropplæring | Chat åpnet | Velkomstmelding-widget | Hilsen i chat |
Filopplasting | Filvedlegg | Uttrekk av filinnhold | Rått møteinnhold |
Møteprotokoll | Uttrukket kontekst | AI-prompt → LLM → formateringsprompt | Møteprotokolltekst |
Oppfølgings-e-post | Uttrukket kontekst | AI-prompt → LLM → formateringsprompt | Oppfølgings-e-post |
Blogginnlegg | Uttrukket kontekst | AI-prompt → LLM → formateringsprompt | Bloggtekst |
Merk: Alle tre utdata vises i chatgrensesnittet for umiddelbar tilgang og bruk.
Fordeler & Bruksområder
- Skalerbarhet: Håndterer et hvilket som helst antall møter uten ekstra menneskelig innsats.
- Konsistens: Sikrer at all møtedokumentasjon følger en standard, profesjonell mal.
- Hastighet: Genererer straks alle leveranser etter filopplasting.
- Allsidighet: Fungerer med ulike filtyper (lyd, video, dokumenter).
- Automatisering: Reduserer administrativt arbeid og frigjør tid til mer verdiskapende oppgaver.
- Nyttig for:
- Prosjektledere og teamledere som vil automatisere møteoppfølginger.
- HR- eller driftsteam med behov for standardisert dokumentasjon.
- Innholdsskapere som ønsker å gjenbruke møtediskusjoner som blogginnlegg.
Konklusjon
AI Møteprotokollgenerator er en kraftig, automatisert verktøykjede for å forvandle rå møtefiler til strukturerte, handlingsrettede og delbare skriftlige ressurser. Ved å effektivisere disse prosessene, sparer man ikke bare tid, men sikrer også at viktige møteinformasjoner fanges opp, kommuniseres og gjenbrukes effektivt i hele organisasjonen.