Actualizați un contact în HubSpot

Gestionarea manuală a contactelor din CRM încetinește fluxul de lucru și lasă loc pentru erori. Această componentă vă oferă o modalitate mai inteligentă de a vă crește și menține lista de contacte HubSpot, actualizând automat contactele pe baza datelor din instrumentele, conversațiile și alte surse existente.

Ce este componenta Actualizați un contact în HubSpot

Componenta Actualizați un contact în HubSpot vă permite să actualizați automat contactele HubSpot în toate fluxurile dvs. de lucru. Fie că adunați lead-uri dintr-un chatbot, un document sau o aplicație terță, acest instrument vă economisește timp și menține totul sincronizat.

Beneficiile cheie ale acestei componente

• Mențineți-vă CRM-ul actualizat, automat: Nu mai trebuie să răsfoiți HubSpot pentru a face modificări manuale. Această componentă vă permite să actualizați instant contactele existente pe baza datelor în timp real din instrumentele, conversațiile, calendarele sau documentele dvs.
• Actualizare de oriunde: Indiferent dacă datele se află într-un Google Sheet, provin dintr-un chatbot sau au fost extrase de pe un site web, le puteți introduce direct în HubSpot. Componenta se conectează practic la orice sursă de date, eliminând necesitatea copierii manuale sau comutării între aplicații.
• Mai inteligentă, rapidă și flexibilă decât HubSpot nativ: HubSpot nu oferă acest nivel de automatizare pe mai multe canale. Cu FlowHunt, Agenții AI pot găsi contactul potrivit folosind logica de căutare, prelua ID-ul și actualiza doar câmpurile necesare, fără implicarea dvs.
• Perfectă pentru îmbogățirea lead-urilor în timp real și igienizarea datelor: O puteți folosi pentru a îmbogăți contactele pe măsură ce conversațiile evoluează sau pentru a curăța în masă intrările CRM depășite.

Setările componentei

Categorie asociere (opțional)
Această setare definește relația dintre două obiecte HubSpot. Câmpurile definite de Hubspot sunt setate ca implicit. Pentru asocieri personalizate, comutați pe definit de utilizator sau integrare. Aceasta este o setare opțională pentru dezvoltatori. Aflați mai multe aici.

ID tip asociere (opțional)
Specifică relația exactă prin ID. Aflați mai multe în acest ghid HubSpot. Aceasta este o setare opțională pentru dezvoltatori, pentru cazuri de utilizare personalizate.

ID mapat
ID-ul obiectului la care faceți legătura (de exemplu, ID companie). Setare opțională pentru dezvoltatori. Lăsați gol dacă nu este necesar.

Descrierea instrumentului
Oferiți informații suplimentare pentru a ajuta agentul să înțeleagă cum să folosească instrumentul.

Numele instrumentului
Adăugați un nume pe care agentul ar trebui să-l folosească pentru a se referi la această componentă în output detaliat. Acest nume este pentru comoditatea dvs.

Detaliat
Alegeți dacă agentul ar trebui să afișeze procesul său de gândire în interfața de chat FlowHunt. Este util mai ales pentru depanare.

Mânere de intrare

• Contact:
  Conectați informațiile de contact pe care doriți să le actualizați, de exemplu, un Google sheet. Puteți conecta până la 20 de componente diferite aici, de la Agenți AI și componente de date până la recuperatoare de documente și integrări cu aplicații de mesagerie.

• Contact ID:
  Acest mâner vă permite să specificați ID-ul contactului pe care doriți să-l actualizați.
  ID-ul este necesar pentru ca această componentă să funcționeze corect.
  Puteți avea ID-ul în sursa de date, să-l introduceți manual sau să conectați o componentă care îl furnizează direct sau prin agentul AI.

Mânere de ieșire

• Instrument:
  Conectați componenta la un Agent AI. Acesta este principalul mâner de ieșire, permițând agentului să folosească această componentă pentru a crea noi înregistrări de contact.

• După actualizarea contactului:
  Conectați componente pentru a specifica acțiuni ce trebuie efectuate după actualizarea unui contact. De exemplu, puteți seta notificări Slack, actualiza automat Google Sheets sau trimite datele pentru procesări suplimentare.

Cum se folosește componenta Actualizați contactul în HubSpot

Puteți folosi această componentă în orice flux în care apar date de contact. De la conversații în chat la documente interne, puteți crea contacte și le puteți prelucra ulterior.

Cazuri de utilizare populare includ:

• Actualizare pe baza informațiilor din chatbot, Facebook Messenger, email sau WhatsApp
• Actualizare din documente și foi Google Workspace
• Actualizare din Google Calendar
• Actualizare din alte documente și baza de cunoștințe FlowHunt
• Răsfoirea site-urilor web pentru a găsi informații noi de contact
• Utilizarea API-ului pentru a vă conecta cu alte aplicații terțe, precum Zapier

Notă: Vă recomandăm să utilizați această componentă împreună cu Creare contact în HubSpot, astfel încât să nu ratați niciun client nou.

Construirea Flow-ului

Să vedem componenta în acțiune. Puteți automatiza întregul proces, inclusiv colectarea informațiilor și compararea lor cu înregistrările existente. Totuși, pentru simplitate, vom crea doar un Flow de bază care vă permite să găsiți și să actualizați contacte prin prompt în chat.

Acest Flow face deja experiența mai simplă și mai rapidă decât folosirea interfeței HubSpot, mai ales pentru actualizări în masă. Nu trebuie să căutați fiecare contact și câmpurile exacte de actualizat. Pur și simplu trimiteți orice informație identificatoare în chat și spuneți agentului ce să actualizeze.

Notă: Consultați Flow-urile predefinite din biblioteca noastră pentru soluții mai robuste și complet automatizate.

1. Deoarece este un chatflow, vom adăuga o intrare și ieșire de chat, Istoric chat și un Agent AI pentru a alimenta Flow-ul.
2. Următorul pas este să conectăm Actualizați contactul în HubSpot ca instrument pentru agentul AI.
3. Vom adăuga și componenta Căutare contact în HubSpot și o vom conecta ca instrument. Această componentă este necesară pentru cazul nostru de utilizare.

Componenta Actualizați contactul în HubSpot necesită un Contact ID exact pentru a funcționa. Există mai multe moduri de a furniza ID-ul. Puteți avea ID-ul în sursa de contact, conecta o componentă care furnizează ID-ul sau să îl introduceți manual.

În acest caz, dorim doar să trimitem orice informații identificatoare despre contact în chat, iar Flow-ul să găsească ID-ul și să actualizeze contactul automat. Aici intervine componenta Căutare contact în HubSpot.

Componenta de căutare vă permite să recuperați contacte relevante pentru interogarea dvs., împreună cu ID-urile lor. Agentul AI, având ambele componente ca instrumente, se ocupă de tot. Va căuta contactele, va obține ID-urile și va actualiza contactul. Tot ce trebuie să faceți este să furnizați proprietatea identificatoare în chat.

Notă: Componenta Căutare contact în HubSpot caută mereu o proprietate conform setărilor dvs., precum potrivire email, contacte create într-o anumită dată etc. Aflați cum să o configurați în acest ghid.

Hai să testăm. În ghidul nostru Creare contact în HubSpot, am creat un contact nou numit Jane Doe. Să spunem că vrem să actualizăm numărul de telefon al acestui contact. Setând componenta de căutare pe potrivire exactă după email, vom trimite acest mesaj:

„Schimbă numărul contactului cu emailul jane@flowhunt.io la +421(901)234-567”

După procesare, chatbotul răspunde cu un mesaj de succes:

Revenind la contactul din HubSpot, putem vedea că noul număr este deja salvat:

Acest flux de bază funcționează foarte bine în chatboți de suport clienți sau orice alt caz de utilizare unde chatul este folosit pentru introducerea de noi informații de contact. Dacă doriți o soluție mai robustă și complet automatizată, încercați unul dintre Flow-urile predefinite din biblioteca Flow.

Cum să găsiți Contact ID

Deși alte componente vor face treaba pentru dvs. în majoritatea cazurilor, unele situații pot necesita să căutați manual ID-ul contactului. Iată cum se procedează.

1. În dashboard-ul HubSpot, mergeți la CRM -> Contacte.
2. Găsiți contactul pe care vreți să-l actualizați și deschideți-l.

Acum, există două opțiuni pentru a obține numărul ID. Îl puteți găsi fie ca ultimul număr din adresă, fie mergând la Acțiuni -> Vizualizează toate proprietățile și găsind “Record ID”.