Ako vytvoriť profesionálny zápis zo stretnutia pomocou AI: Pokročilé tipy

Požiadali vás niekedy, aby ste vytvorili prehľad stretnutia, ktoré trvalo niekoľko hodín? Už nikdy nestratíte prehľad o dôležitých rozhodnutiach po obchodnom rokovaní! Postarajte sa o to, aby každá diskusia, dohoda a úloha bola zaznamenaná a kedykoľvek jednoducho dostupná. V tomto článku vám ukážeme, ako vyrobiť zápis zo stretnutia pomocou AI v štyroch jednoduchých krokoch:

1. Vytvorte prepis stretnutia.
2. Určte šablónu, podľa ktorej má zápis zo stretnutia vyzerať.
3. Zožeňte ďalšie informácie (program, poznámky).
4. Pošlite prompt a všetky dokumenty chatbotovi.

Máte málo času alebo riešite priveľa stretnutí? Použite AI generátor zápisov zo stretnutí, ktorý vám to okamžite uľahčí a je zadarmo.

Nemusíte si vytvárať vlastné riešenie. Náš nástroj vám pomôže rýchlo vytvoriť prehľadný, profesionálny zápis zo stretnutia. Stačí nahrať prepis, pridať poznámky alebo program stretnutia a o zvyšok sa postará AI.

Je to rýchle, jednoduché a pomôže vášmu tímu zostať na rovnakej vlne.

👉 Vyskúšajte to teraz a ušetrite čas pri každom stretnutí.

Ak sa však chcete naučiť viac, tu je návod:

Podrobný návod krok za krokom

Zápis zo stretnutia sú stručné poznámky, ktoré zachytávajú, o čom sa diskutovalo, k akým výsledkom sa dospelo a kto je po stretnutí zodpovedný za jednotlivé úlohy. Pozrime sa na tento proces krok za krokom.

1. Získajte prepis

Nahrajte si stretnutie. Kedysi to bola úloha sekretárky, dnes zápisy vybavia moderné technológie rýchlejšie a systematickejšie. Využite prepisovanie v Teams alebo Otter.ai na vytvorenie a uloženie prepisu.

2. Vytvorte šablónu (alebo použite našu)

Rozhodnite sa pre štandardnú štruktúru zápisu. Niektoré firmy majú špecifické požiadavky na svoje stretnutia a diskusie. Aby sme vám to uľahčili, ponúkame jednoduchú šablónu, ktorá vyhovuje väčšine prípadov.

3. Doplňte ďalšie informácie, program a poznámky

Aby chatbot poskytol uspokojivú odpoveď, vždy môžete priložiť ďalšie informácie. Môžete pridať:

• Kontext stretnutia
• Výsledky predchádzajúcich stretnutí
• Konkrétne ciele
• Zámery pre aktuálne stretnutie
• Ďalšie relevantné detaily (kľúčových účastníkov alebo konkrétne otázky, ktoré potrebujete zodpovedať).

Môžete ich priložiť ako súčasť promptu alebo aj ako samostatný dokument.

Ďalšou užitočnou vecou je program stretnutia, ktorý ste dostali vopred od organizátorov. AI tak lepšie určí dôležité body diskusie alebo identifikuje neznámych účastníkov v prepise.

Čím viac informácií chatbot dostane, tým detailnejší a konkrétnejší zápis získate.

4. Prompt pre ChatGPT

Zožeňte všetky informácie a oslovte ChatGPT. Zdá sa to jednoduché. Pravdepodobne však nechcete, aby ChatGPT odpovedal ako bežný chatbot. Preto formulujte zadanie tak, akoby ste hovorili s odborníkom. Odporúčame použiť tento prompt.

Si profesionálny generátor zápisov zo stretnutí. Tvoj cieľ je vytvoriť jasné, dobre štruktúrované a formálne zhrnutie nášho mesačného stretnutia o predajnej stratégii.
Kontext:
Účastníkmi sú vedúci predajných tímov a regionálni manažéri.
Témy zahŕňajú štvrťročné ciele, aktualizácie predajných kanálov a zosúladenie marketingu.
Vstupné zdroje:
Bude poskytnutý prepis stretnutia.
Voliteľne môže byť priložený program, šablóna zápisu alebo ďalší kontext.
Výstup by mal zodpovedať šablóne, ak je priložená, ak nie, postupuj podľa vlastných pravidiel.
Používaj profesionálny, stručný jazyk bez výplňových slov. Zvýrazni dôležité závery alebo prekážky. Každý bod presne zhrň bez straty nuáns alebo vynechania úloh. Buď konzistentný v štruktúre a používaní nadpisov.
Po dokončení vytvor dokument vo formáte Word a vlož tam zápis.

Nezabudnite, že prompt si vždy môžete upraviť podľa potreby, ak chcete exportovať do formátu .docx namiesto .pdf, môžete si posledné úpravy doladiť sami.

5. Vyskúšajte to

Nezabudnite priložiť skutočné dokumenty, z ktorých má AI čerpať všetky informácie.

Váš výsledok bude vyzerať takto:

Zápis stretnutia
Názov stretnutia: Mesačné stretnutie o predajnej stratégii
Dátum/čas: 26. mája 2025 o 10:00
Miesto: Danube Conference Room, BlueChip Finance HQ, Viedeň
Účastníci
Alex – Koordinátor zasadnutia predstavenstva
Ben – Člen predstavenstva
Chris – Asistent predstavenstva
Neprítomní
John – CEO (neprítomný)
Program
Finančné výsledky Q2 & výhľad na koniec roka
Prehľad pilotného projektu AI integrácie
Spätná väzba klientov – digitálny onboarding
Náhľad stratégie na rok 2026
Nábor talentov & pipeline vedenia
Pokrok v oblasti udržateľnosti & ESG ciele
Diskusia
Termín ďalšieho zasadnutia predstavenstva
Potvrdené na stredu 17. septembra 2025 o 14:00 v miestnosti Danube.
Finančné výsledky Q2 & prognóza
Prebehlo zhodnotenie predbežných čísel; dohodnuté, že výhľad na koniec roka sa upraví po budúcich výsledkoch.
AI pilotná integrácia
Pilot prebieha do augusta; KPI budú zozbierané pre rozhodnutie o škálovaní v Q4.
Spätná väzba ku digitálnemu onboardingu
Klienti požadujú hladšie užívateľské rozhranie; tím zozbiera trojmesačné štatistiky používania pre ďalšie hodnotenie.
Náhľad stratégie na 2026
Počiatočný rámec zahŕňa plánovanie počtu zamestnancov a potenciál nových trhov.
Nábor talentov & pipeline vedenia
Pripravuje sa plán na riešenie blížiacich sa odchodov do dôchodku a medzier vo vedení; HR pošle návrh do polovice júna.
ESG & aktualizácia udržateľnosti
Vedúci informoval o aktuálnych benchmarkoch; ďalšie kroky zahŕňajú zavedenie návrhov na kompenzáciu uhlíka.
Rozhodnutia
Naplánované ďalšie zasadnutie predstavenstva na 17. september 2025 o 14:00.
Potvrdené miesto: Danube Conference Room.
Schválený program uvedený vyššie.
Úlohy
Úloha	Vlastník
Pripraviť a rozoslať formálny program do budúceho týždňa	Ben
Zostaviť KPI pre AI pilot a štatistiky digitálneho onboardingu	Chris
Odoslať pozvánku a zabezpečiť logistiku stretnutia	Alex
Ďalšie stretnutie
Dátum/čas: Streda 17. septembra 2025 o 14:00
Miesto: Danube Conference Room

Výhody a nevýhody

Pozrime sa na výhody a nevýhody tohto spôsobu tvorby zápisov zo stretnutí.

Zhrnutie

Ako vidíte, vytvoriť zápis zo stretnutia je jednoduchšie, ako ste si možno mysleli, ak dodržíte tieto kroky:

1. Vytvorte prepis.
2. Vyberte šablónu zápisu zo stretnutia.
3. Zožeňte doplňujúce informácie.
4. Pošlite prompt a všetky dokumenty chatbotovi.

Teraz dokážete vygenerovať komplexný zápis za menej ako päť minút pomocou známych chatbotov, ako sú Gemini, Mistral či Grok.

Chcete si vytvoriť vlastné individuálne riešenie na vaše úlohy? Zistite, ako si vytvoriť vlastného chatbota s naším AI generátorom zápisov zo stretnutí od Flowhunt