Hur du använder Microsoft Copilot för att omedelbart svara på e-post i Outlook

Att kunna svara på e-post snabbt och professionellt är en avgörande färdighet för varje upptagen yrkesperson. Med Microsoft Copilot direkt inbyggt i Outlook kan du skriva omedelbara, kontextanpassade svar. Ingen kopiering, inklistring eller fönsterbyten krävs. Detta arbetsflöde effektiviserar din inkorg så att du kan spara tid och svara med självförtroende.

Steg-för-steg-guide

För yrkespersoner som hanterar stora mängder e-post är Microsoft Copilots integration i Outlook en verklig förändring. Istället för att manuellt formulera svar eller lita på generiska mallar kan du använda Copilots inbyggda svars-knapp för att generera skräddarsydda svar på några sekunder. Så här drar du nytta av verktyget för snabbare och mer professionell inkorgshantering.

1. Öppna Outlook och hitta Copilot-svarsknappen

Efter att du har loggat in på ditt Outlook-konto (webb eller skrivbord) väljer du det e-postmeddelande du vill svara på. Du kommer att se en Copilot-ikon, ofta en gnista eller Copilot-logotyp, direkt i e-postens åtgärdsfält. För att hitta utkast-alternativet måste du först trycka på Svara på det aktuella e-postmeddelandet.

{< lazyimg src="/images/academy/48.png" alt=“Screenshot of the Copilot reply button highlighted in Outlook’s toolbar above an open email message.” class=“rounded-lg shadow-md” >}

2. Klicka på Copilot-knappen

Här ser du bredvid din första rad en Copilot-knapp som, när den trycks på, omedelbart analyserar e-postens innehåll och skriver ett föreslaget svar anpassat till samtalets kontext – ingen manuell kopiering eller inklistring krävs.

{< lazyimg src="/images/academy/49.png" alt=“Screenshot of Outlook showing the Copilot side panel with an AI-generated reply displayed.” class=“rounded-lg shadow-md” >}

3. Granska, redigera eller generera utkastet igen

I själva utkastet kan du granska det AI-genererade svaret och be Copilot omformulera det ytterligare. Du kan göra det mer formellt, koncist eller vänligt med hjälp av inbyggda alternativ. Be Copilot om fler justeringar eller specificera den ton du vill ha. När du är nöjd med ditt svar är du klar och kan skicka e-postmeddelandet!

{< lazyimg src="/images/academy/50.png" alt=“Screenshot of Copilot panel with options to adjust tone and a prompt input for further changes.” class=“rounded-lg shadow-md” >}

För- och nackdelar

Sammanfattning

Med Microsoft Copilots inbyggda svarsfunktion i Outlook kan yrkespersoner svara på e-post snabbare och mer effektivt utan att lämna inkorgen. Genom att utnyttja AI:s kontextuella förståelse upprätthåller du hög kvalitet i kommunikationen, sparar värdefull tid och kan fokusera på viktigare arbetsuppgifter. Börja använda Copilot-svar redan idag och förändra ditt arbetsflöde i inkorgen.

Vill du automatisera mer av din dagliga kommunikation? Upptäck färdiga AI-mallar för affärskommunikation och se hur mycket tid du kan spara.
👉 Kolla in AI Email Generator Template