Hur du skapar rollspecifika AI-mötesanteckningar

Hur du skapar rollspecifika AI-mötesanteckningar

Lär dig hur du snabbt kan skapa skräddarsydda mötessammanfattningar för olika teammedlemmar med hjälp av AI. Perfekt för HR, projektledare och administratörer som vill spara tid och öka tydligheten i teamet.

Möten resulterar ofta i långa, detaljerade utskrifter som är svåra att gå igenom, särskilt när du bara behöver dina åtgärdspunkter eller viktiga punkter. Med AI kan du förvandla vilket protokoll som helst till en tydlig, rollspecifik sammanfattning, så att varje deltagare vet exakt vad som är viktigt för dem. Den här guiden visar dig det enklaste sättet att göra det på – inga tekniska kunskaper krävs.

Prova direkt gratis: Hoppa över det manuella arbetet och låt AI göra grovjobbet. På bara några klick kan du förvandla dina mötesanteckningar till en snygg, delbar sammanfattning. Ingen installation, inga krångel.
👉Prova nu och Skapa din AI-mötesrapport med Flowhunts mötesverktyg.

Steg-för-steg: Så här skapar du rollspecifika mötessammanfattningar med AI

Möten kan vara långa och det kan vara knepigt att få ut informationen, men det går alltid så länge du har skrivit ner vad som diskuterades på mötet eller ännu bättre, om du har tillgång till själva utskriften.

1. Förbered ditt material

Samla följande innan du börjar för bästa resultat:

  • Den fullständiga mötesutskriften (chattlogg, Zoom-utskrift, etc.)
  • Mötesagendan eller huvudämnena som diskuterades
  • Eventuella extra anteckningar eller kontext
  • En kort beskrivning av din roll (t.ex. ”Jag är teamledare med fokus på leveranser”)

how to get a full meeting transcript how to get agenda and additional notes for meetings

2. Skapa en tydlig prompt till ChatGPT

En bra prompt talar om för AI exakt vad du vill ha. Här är en mall du kan använda eller anpassa:

You are an expert meeting summarizer.

Here is a transcript from a recent meeting:
[PASTE TRANSCRIPT HERE]


The meeting agenda/topics were:
[PASTE AGENDA OR TOPICS HERE]


My role: [DESCRIBE YOUR ROLE AND FOCUS AREAS HERE]


Please write a concise summary highlighting:
-Key points relevant to my role
-Action items or decisions I should know about
-Any follow-ups assigned to me or my team


Format the summary in bullet points, and make it easy to scan.

3. Klistra in allt i ChatGPT (eller Flowhunt-verktyget)

Nästa steg är att faktiskt ge denna prompt till AI, så:

  1. Öppna ChatGPT
  2. Klistra in ditt material och prompten ovan
  3. Skicka in och granska AI-genererad sammanfattning

Tips: Du kan istället för att klistra in utskriften eller agendan även ladda upp den som fil!

Här är ett exempel på en helt ifylld prompt:

You are an expert meeting summarizer.

Here is a transcript from a recent meeting:


[00:00] Emily: Welcome everyone. Today’s meeting is about the upcoming release of the “Harmony 2.0” AI-generated music assistant.
[00:10] Raj: I’ve finalized the backend integration for real-time lyric analysis. Latency is under 150ms.
[00:24] Luce: Great. On the frontend, we added voice feedback that guides users through melody correction.
[00:36] Samira: Marketing’s planning to launch in mid-August. We need final demos by July 30.
[00:44] Emily: Any blockers on the auto-harmonization module?
[00:48] Raj: We still need training data for the jazz and funk genre sets.
[00:58] Luce: I can follow up with the data curation team to speed that up.
[01:04] Emily: Thanks, Luce. Also, we need to finalize privacy compliance for the vocal samples we use.
[01:12] Luce: Already in touch with legal about GDPR checks. Should have an update this week.
[01:22] Samira: For launch assets, we need a short video showing “melody to harmony” in 30 seconds.
[01:32] Emily: Let’s make that a shared task between design and product.
[01:40] Raj: Do we need multilingual support in this version?
[01:43] Luce: Only English and Spanish for now. German pushed to 2.1 release.
[01:50] Emily: Okay, thanks all. Let’s regroup in one week.


The meeting agenda/topics were:
Progress on the Harmony 2.0 AI music assistant
Technical updates: backend integration, frontend UX
Marketing timeline and demo delivery
Dataset needs and genre expansion
Privacy and GDPR compliance
Multilingual support roadmap
Launch assets and responsibilities


My role:
Luce – Product Owner (AI & UX Focus)
Oversee AI interaction design and frontend usability
Coordinate between technical, legal, and design teams
Ensure product meets data compliance standards
Own the roadmap for supported languages and UI feedback systems


Please write a concise summary highlighting:
Key points relevant to my role
Action items or decisions I should know about
Any follow-ups assigned to me or my team
Format the summary in bullet points, and make it easy to scan.

Resultat:

{< lazyimg src="/images/academy/41.png" alt=“How to make Meeting Report with ChatGPT” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Sista tips: Du kan även be AI att skriva ut detta direkt som ett dokument som du kan spara på din dator!

För- och nackdelar

FördelarNackdelar
Sparar tid, ingen mer manuell sammanfattningAI kan missa nyanser och kontext
Anpassningsbar för alla teammedlemmars behovKräver en bra utskrift för bästa resultat
Lätt för icke-tekniska användareKan behöva viss redigering för tydlighet
Identifierar snabbt åtgärdspunkter och beslutDatasekretess – se till att protokollen är säkra

Sammanfattning

Med bara ett protokoll, din agenda och en enkel prompt kan AI skapa fokuserade, handlingsbara mötessammanfattningar för varje deltagare. Det sparar timmar och ser till att alla vet vad som är viktigast för just dem – ingen teknisk expertis behövs.

Vill du ha ett snabbare och mer pålitligt sätt att hantera mötesanteckningar? Ta nästa steg och sätt upp ett eget automatiserat arbetsflöde för sammanfattningar. Det är enkelt, effektivt och sparar tid.
👉 Skapa din AI-mötesrapport nu med Flowhunt

Låt oss bygga ditt eget AI-team

Vi hjälper företag som ditt att utveckla smarta chatbotar, MCP-servrar, AI-verktyg eller andra typer av AI-automatisering för att ersätta människor i repetitiva uppgifter i din organisation.

Boka en demo Prova nu

Lär dig mer

Hur du skapar en AI-genererad mötessammanfattning
Hur du skapar en AI-genererad mötessammanfattning

Hur du skapar en AI-genererad mötessammanfattning

Lär dig hur alla yrkespersoner snabbt kan generera en tydlig, allmän sammanfattning från ett mötesprotokoll med hjälp av AI—ingen teknisk expertis krävs. Den hä...

4 min läsning
Use Case Beginner +1