Skapa och formatera rapporter med Copilot i Word

Att skriva och formatera rapporter är något nästan alla måste göra på jobbet. Copilot i Word gör denna process betydligt snabbare genom att hjälpa till med utkast, sammanfattningar, förbättringar och analyser av information – utan att du behöver lämna ditt dokument. I detta användningsfall tittar vi på hur Copilot kan förvandla en lång rapport till en strukturerad sammanfattning, ett formaterat mejl, en punktlista eller till och med en tabell med insikter.

Här är de tre viktigaste punkterna:

1. Copilot hjälper dig att skapa strukturerade sammanfattningar och omskrivna format baserade på verkliga dokument.
2. Den kan bryta ner innehåll kvartal för kvartal, punkt för punkt eller ämne för ämne.
3. Den kan omvandla råa siffror till tabeller, analys och insikter direkt från sidopanelen.

Läs fler berättelser från AI Academy:
https://www.flowhunt.io/academy/

Skapa den första sammanfattningen

Vi börjar med att öppna Word och använda Copilot för att sammanfatta en årsrapport för marknadsföring 2025.
För att komma igång ber vi Copilot:

Skriv en kort sammanfattning av vår årsrapport för marknadsföring 2025 och lyft fram viktiga prestationer och statistik.

Innan vi genererar sammanfattningen använder vi Lägg till innehåll för att ladda upp marknadsföringsrapporten från vår dator eller OneDrive. Efter att ha tryckt på Skapa producerar Copilot en tydlig översikt av hela dokumentet.

Den första sammanfattningen innehöll:

• Total omsättning på 50 miljoner, vilket motsvarar en tillväxt på 25 procent
• 120 000 nya kunder har tillkommit
• 2,1 miljoner webbplatsbesök
• 50 000 marknadsföringskvalificerade leads
• Sociala medier-publiken når 1,2 miljoner följare

Dock var detta för generellt. Det saknades detaljer om hur varje kvartal presterat.

Be om en mer detaljerad uppdelning

För att förbättra sammanfattningen ber vi Copilot:

Gör den mer detaljerad. Skriv om varje kvartal separat.

Den här gången genererar Copilot en strukturerad uppdelning kvartal för kvartal, med kampanjer, trafikökningar, kundanskaffning, engagemang och konverteringsgrad.

Till exempel innehöll Kvartal 1:

• Webbtrafik upp 15 procent jämfört med Q4 året innan
• 25 000 nya kunder tillkom
• Följare i sociala medier överstiger 900 000
• 10 000 marknadsföringskvalificerade leads genererade

Detta format visar hur resultatet förändrats över året och ger en tydligare tidslinje.

Redo att växa ditt företag?

Starta din kostnadsfria provperiod idag och se resultat inom några dagar.

Begär demo Logga in

Skapa en punktlista

Nästa steg är att be om en kortare, punktformad översikt:

Skapa en kort sammanfattning av detta med hjälp av punktlista.

Copilot tar fram en koncis version av rapporten som lyfter fram endast de viktigaste datapunkterna. Detta är perfekt för presentationer, interna uppdateringar eller snabba genomgångar.

Vill vi att punktlistan ska hamna direkt i dokumentet är det bättre att använda Copilot-knappen inline istället för sidopanelen.

Göra om sammanfattningen till ett mejl

Vi kan även be Copilot att göra om vår sammanfattning till ett mejl för att dela med kollegor.
Till exempel:

Gör om detta till ett mejl som gratulerar teamet.

Copilot skriver om texten till ett välformulerat, färdigt mejl, vilket gör det enkelt att sprida uppdateringar från långa rapporter.

Gå med i vårt nyhetsbrev

Få de senaste tipsen, trenderna och erbjudandena gratis.

E-postadress

Prenumerera

Använda sidopanelen för dataanalys

I den andra delen av användningsfallet utforskar vi hur man kan omvandla rapportsiffror till tabeller eller insikter utan att direkt infoga något i dokumentet.

Till exempel ber vi:

Gör detta till en ren tvåkolumnstabell med kvartal och omsättning som rubriker.

Sidopanelen läser dokumentet och genererar:

• Q1: 11 miljoner
• Q2: 12 miljoner
• Q3: 14 miljoner
• Q4: 13 miljoner

Be om djupare analys

Vi kan också utmana Copilot ytterligare genom att be om tolkning och resonemang:

Vad var procentuell ökning av omsättningen från kvartal ett till kvartal fyra, och finns det en chans att ökningen fortsätter? Förklara varför ja och varför inte.

Copilot levererar:

• En beräkning som visar en ökning med 18,18 procent
• En strukturerad förklaring till möjliga orsaker till fortsatt tillväxt
• En balanserad sektion som förklarar varför tillväxten inte kanske fortsätter

Anledningar till att det kan fortsätta är:

• Strategiska initiativ
• Starka kundlojalitetsprogram
• Efterfrågan på teknikprodukter

Anledningar till att det inte kan fortsätta är:

• Säsongstrender
• Ökad konkurrens
• Ekonomisk osäkerhet

Vid behov kan vi infoga hela svaret i dokumentet för enklare läsning.

Ställa riktade frågor om rapporten

Sidopanelen fungerar också som ett fråge- och svarsverktyg för ditt dokument.
Vi kan fråga:

Var kan jag se hur mycket som spenderades i år?
Vad var den dyraste posten i kvartal två?

Så länge svaret finns någonstans i dokumentet hittar Copilot det och presenterar det.

Detta eliminerar evigt scrollande och låter dig gå direkt till den information du behöver.

Sammanfattning

Copilot i Word gör mer än att skriva utkast och sammanfatta. Den kan:

• Förvandla stora rapporter till detaljerade eller förenklade sammanfattningar
• Generera insikter kvartal för kvartal
• Omvandla innehåll till punktlistor eller mejl
• Bygga tabeller från råa siffror
• Analysera omsättningstrender och förklara resonemang
• Besvara specifika frågor om ditt dokument

Vill du förstå Copilot fullt ut och använda det effektivt i hela Microsoft 365? Utforska vårt Microsoft 365 Copilot Essentials-träningsprogram:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/