Yapay Zeka ile Profesyonel Toplantı Tutanakları Nasıl Oluşturulur: Orta Seviye İpuçları

Hiç birkaç saat süren bir toplantının özetini çıkarmanız istendi mi? Bir iş toplantısından sonra önemli kararları asla gözden kaçırmayın! Her tartışmanın, anlaşmanın ve eylem maddesinin kaydedildiğinden ve her an kolayca erişilebilir olduğundan emin olun. Bu yazıda, dört basit adımda yapay zeka kullanarak toplantı tutanağı oluşturmayı göstereceğiz:

1. Toplantının bir dökümünü oluşturun.
2. Toplantı tutanağınızın hangi şablonu takip edeceğine karar verin.
3. Daha fazla bilgi toplayın (gündem, ek notlar).
4. İsteği ve tüm belgeleri bir sohbet botuna gönderin.

Vaktiniz dar mı ya da çok fazla toplantı mı yönetiyorsunuz? Hemen şimdi işleri kolaylaştırmak için Yapay Zeka Toplantı Tutanakları Oluşturucu aracını ücretsiz kullanın.

Kendi çözümünüzü oluşturmanıza gerek yok. Aracımız, hızlıca net ve profesyonel toplantı özetleri oluşturmanıza yardımcı olur. Sadece dökümünüzü yükleyin, varsa notlarınızı veya toplantı gündemini ekleyin ve gerisini yapay zekaya bırakın.

Hızlıdır, kullanımı kolaydır ve ekibinizin aynı sayfada kalmasına yardımcı olur.

👉 Şimdi deneyin ve her toplantıda zamandan tasarruf edin.

Ama öğrenmek isterseniz, işte eğitim:

Adım Adım Rehber

Toplantı tutanakları, toplantıdan sonra nelerin konuşulduğunu, bunun hangi sonuçlara yol açtığını ve her bir eylemden kimin sorumlu olduğunu özetleyen kısa notlardır. Bu süreci adım adım inceleyelim.

1. Dökümü Alın

Toplantınızı kaydedin. Eskiden bu sekreterlerin işi olurdu, ancak modern teknoloji toplantı tutanaklarını çok daha hızlı ve sistemli şekilde oluşturuyor. Döküm oluşturmak ve kaydetmek için Teams transkripsiyonu veya Otter.ai kullanın.

2. Bir Şablon Oluşturun (veya Bizimkini Kullanın)

Tutanaklarınız için standart bir yapı belirleyin. Bazı şirketlerin toplantı ve tartışmaları için belirli gereksinimleri olabilir. Ancak işinizi kolaylaştırmak için çoğu duruma uyan bu basit şablonu sunuyoruz.

3. Ek bilgi, gündem ve notlar sağlayın

Bir sohbet botundan tatmin edici bir yanıt almak için her zaman fazladan bilgi sağlayabilirsiniz. Şunları ekleyebilirsiniz:

• Toplantının bağlamı
• Önceki toplantıların sonuçları
• Belirli hedefler
• Mevcut etkileşim için amaçlar
• Diğer ilgili detaylar (ana katılımcılar veya yanıtlanmasını istediğiniz özel sorular).

Bunu ya istem mesajlarının bir parçası olarak ya da ayrı bir belge olarak sunabilirsiniz.

Bir diğer ekleyebileceğiniz şey de, toplantı organizatörlerinin toplantıdan önce size verdiği gündemdir. Bu, yapay zekanın önemli tartışma noktalarını belirlemesine veya dökümde adlandırılmamış katılımcıları tespit etmesine yardımcı olabilir.

Bir sohbet botuna ne kadar çok bilgi verirseniz, elde edeceğiniz toplantı tutanakları da o kadar ayrıntılı ve spesifik olur.

4. ChatGPT için Komut Yazın

Tüm bilgileri toplayın ve ChatGPT’ye sorun. Oldukça basit görünüyor. Ancak, ChatGPT’nin sıradan bir sohbet botu gibi yanıt vermesini muhtemelen istemezsiniz. Bu nedenle, sorgunuzu nitelikli bir uzmana hitap ediyormuş gibi oluşturun. Bu komutu kullanmanızı öneririz.

You are a professional meeting minutes generator. Your goal is to create a clear, well-structured, and formal summary of our monthly Sales Strategy Meeting. 
Context:
Participants include sales team leads and regional managers.
Topics covered include quarterly targets, sales pipeline updates, and marketing alignment.
Input Sources:
A transcript of the meeting will be provided.
Optionally, an agenda, a meeting minutes template, or additional context may also be included.
Output Expectations should match the template if provided, if not, feel free to follow your own rules.
Ensure the language is professional, concise, and free of filler. Highlight important conclusions or blockers. Summarize each point accurately without losing nuance or missing action items. Be consistent in structure and use of headings. Be consistent in structure and use of headings.
Once everything is done, create a Word document and insert the meeting minutes there.

Bunu her zaman değiştirip kendinize uygun hale getirebileceğinizi unutmayın; .pdf yerine .docx olarak dışa aktarmasını isterseniz son düzenlemeleri de kendiniz yapabilirsiniz.

5. Deneyin

Yapay zekanın tüm bilgileri alacağı gerçek belgeleri eklemeyi unutmayın.

Sonucunuz şöyle görünecek:

Meeting Minutes
Meeting Title: Monthly Sales Strategy Meeting
Date/Time: May 26, 2025 at 10:00 AM
Location: Danube Conference Room, BlueChip Finance HQ, Vienna
Attendees
Alex – Board Meeting Coordinator
Ben – Board Member
Chris – Board Assistant
Non-Attendees
John – CEO (Absent)
Agenda
Q2 Financial Results & Year-End Forecast
AI Integration Pilot Review
Client Feedback – Digital Onboarding
2026 Strategy Preview
Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Sustainability Progress & ESG Targets
Discussion
Next Board Meeting Date
Confirmed for Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM in the Danube conference room.
Q2 Financial Results & Forecast
Reviewed preliminary figures; agreed to update year-end forecast after next month’s performance.
AI Integration Pilot
Pilot runs through August; KPI data to be compiled for a Q4 scaling decision.
Digital Onboarding Feedback
Clients requested smoother UI; team will gather three months of usage metrics for the next review.
2026 Strategy Preview
Early framework includes headcount planning and potential new market opportunities.
Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Roadmap to address upcoming retirements and leadership gaps; HR to circulate draft by mid-June.
ESG & Sustainability Update
Lead reported on current benchmarks; next steps include rolling out carbon-offset proposals.
Decisions
Scheduled next board meeting for September 17, 2025 at 2:00 PM.
Retained venue: Danube Conference Room.
Approved agenda as outlined above.
Action Items
Action	Owner
Draft and circulate the formal agenda by next week	Ben
Compile KPI data for AI pilot and digital onboarding metrics	Chris
Send calendar invite and coordinate meeting logistics	Alex
Next Meeting
Date/Time: Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM
Location: Danube Conference Room

Artıları ve Eksileri

Bu yöntemle toplantı tutanağı oluşturmanın artı ve eksilerine bakalım.

Özet

Gördüğünüz gibi, bu adımları izlediğinizde toplantı tutanağı oluşturmak sandığınızdan daha kolay:

1. Bir döküm oluşturun.
2. Toplantı tutanağı için bir şablon seçin.
3. Ek bilgi toplayın.
4. İsteği ve tüm belgeleri bir sohbet botuna gönderin.

Artık Gemini, Mistral veya Grok gibi bilinen sohbet botlarını kullanarak beş dakikadan kısa sürede kapsamlı toplantı tutanakları oluşturabilirsiniz.

Görevleriniz için özel bir bireysel çözüm mü istiyorsunuz? Kendi sohbet botunuzu nasıl oluşturacağınızı Flowhunt’ın Yapay Zeka Toplantı Tutanakları Oluşturucu ile öğrenin.