Yapay Zeka Destekli Outlook E-posta Yanıt Otomasyonu

Bu iş akışı, Outlook üzerinden e-posta alma, içeriklerini çıkarma, ilgili bilgi tabanı belgeleriyle bağlamı zenginleştirme ve profesyonel, yapay zeka destekli yanıtlar üretme süreçlerini otomatikleştirir. Ayrıca, yapay zeka ajanının yanıtları doğrudan Outlook üzerinden gönderebilmesini sağlar ve tam otomatik bir e-posta yanıt sistemi oluşturur.

Adım Adım Süreç

1. Gelen E-postaların Alınması ve Ayrıştırılması

• Tetikleyici: Süreç, Outlook’ta yeni bir mesaj alındığında (Outlook New Message Received düğümü) başlar.
• Çıkarma: E-posta verileri—gönderen, alıcılar, CC, BCC, konu ve mesaj gövdesi—çıkarılır ve sonraki işlemler için kullanılabilir hale getirilir.

2. Veri Biçimlendirme

• Dönüştürme: Ham e-posta verileri bir ayrıştırma düğümüne (Parse Data) aktarılır ve belirli bir şablon kullanılarak düz metne dönüştürülür. Bu, yapay zeka ajanına yapılandırılmış ve temiz bir giriş sağlanmasını garanti eder.

3. Bilgi Zenginleştirme

• Bilgi Alma: İş akışına bir Document Retriever aracı dahil edilmiştir. Bu bileşen, gelen e-postanın içeriğine göre bağlantılı bilgi kaynakları (dahili belgeler, vikiler, SSS’ler vb.) arasında en fazla üç ilgili belgeyi arar. Alım stratejisi, her belgeden dengeli kapsam sağlar ve ilgili içerik bölümleri ile meta verileri içerir.

4. Yapay Zeka Destekli E-posta Yanıtı Oluşturma

• Dil Modeli: Anthropic AI dil modeli (özellikle Claude 3.5 Haiku modeli) yanıtları oluşturmak için kullanılır. Model, güvenilir ve belirli yanıtlar için maksimum 4000 token ve sıfır sıcaklık ile yapılandırılmıştır.
• Yapay Zeka Ajanı: İş akışının merkezinde şu şekilde yapılandırılmış bir Yapay Zeka Ajanı bulunur:
  • Arka Plan: “E-posta operatörü” olarak hareket eder.
  • Hedef: “Belge alıcıda verilen bilgi kaynağına dayanarak doğru ton ve format ile profesyonelce e-postalara yanıt ver.”
  • Araçlar: Ajan, hem bilgi alımı hem de Outlook e-posta gönderme aracını kullanabilir; böylece gerektiğinde bilgi arayabilir ve yanıt gönderebilir.
  • Performans: Ajan, en fazla 10 yineleme çalışacak şekilde ayarlanmıştır, maksimum yürütme süresi 300 saniyedir ve dakika başına 100 istekle sınırlıdır. Verimlilik için önbellekleme kullanır.

5. Yanıtların Hazırlanması ve Gönderilmesi

• E-posta Gönderme Aracı: Ajan, Send Email in Outlook aracını çağırabilir. Bu sayede, alıcıları, CC, BCC, konuyu ve ekleri ayarlayarak e-postaları taslak olarak hazırlayabilir ve gönderebilir—yanıt sürecini tamamen otomatikleştirir.

6. Çıktı

• Kullanıcıya Gösterim: Son olarak yapay zeka tarafından üretilen yanıt, bir Chat Output düğümüne yönlendirilir ve kullanıcı arayüzünde inceleme veya denetim için gösterilir.

Görsel Özet

Bu İş Akışı Neden Faydalı?

• Ölçeklenebilirlik: Daha önce elle yapılan ve zaman alan bir süreci otomatikleştirir, ek insan kaynağına gerek olmadan çok sayıda e-postanın hızlıca işlenmesini sağlar.
• Tutarlılık: Güncel iç bilgi kaynaklarından yararlanarak profesyonel, doğru ve marka ile uyumlu yanıtlar sağlar.
• Hızlı Yanıt: Müşteri ya da dahili taleplere yanıt süresini önemli ölçüde azaltır.
• Denetlenebilirlik: Her adım izlenebilir ve gözden geçirilebilir; uyumluluk ve kalite kontrolünü destekler.
• Genişletilebilirlik: Daha karmaşık iş akışları için ek bilgi kaynakları veya araçlar (örn. takvim planlama, CRM işlemleri) kolayca entegre edilebilir.

Özetle:
Bu iş akışı, müşteri desteği, dahili yardım masaları veya ölçekli olarak yüksek kaliteli, bilgi odaklı e-posta yanıtlarına ihtiyaç duyulan her senaryo için idealdir. Modern LLM’lerin gücünden, sağlam bilgi alımından ve sorunsuz e-posta entegrasyonundan yararlanarak uçtan uca bir otomasyon çözümü sunar.