Cách sử dụng Microsoft Copilot để trả lời email tức thì trong Outlook

Trả lời email nhanh chóng và chuyên nghiệp là kỹ năng quan trọng đối với bất kỳ chuyên gia bận rộn nào. Với Microsoft Copilot được tích hợp trực tiếp trong Outlook, bạn có thể soạn các phản hồi tức thì, phù hợp với ngữ cảnh. Không cần sao chép, dán hay chuyển đổi cửa sổ. Quy trình này giúp đơn giản hóa hộp thư đến, tiết kiệm thời gian và tự tin phản hồi.

Hướng dẫn từng bước

Đối với những người thường xuyên xử lý nhiều email, việc tích hợp Copilot vào Outlook là một sự thay đổi lớn. Thay vì phải soạn phản hồi thủ công hoặc dựa vào các mẫu chung chung, bạn có thể sử dụng nút trả lời tích hợp của Copilot để tạo ra các phản hồi phù hợp chỉ trong vài giây. Dưới đây là cách tận dụng công cụ này để quản lý hộp thư đến nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn.

1. Mở Outlook và tìm nút trả lời Copilot

Sau khi đăng nhập vào tài khoản Outlook (web hoặc máy tính), chọn bất kỳ email nào bạn muốn trả lời. Bạn sẽ thấy một biểu tượng Copilot, thường là hình lấp lánh hoặc logo Copilot, ngay trên thanh thao tác email; để tìm tùy chọn soạn thảo, bạn cần nhấn Trả lời cho email đó trước.

{< lazyimg src="/images/academy/48.png" alt=“Ảnh chụp màn hình nút trả lời Copilot được làm nổi bật trên thanh công cụ Outlook phía trên một email đang mở.” class=“rounded-lg shadow-md” >}

2. Nhấn nút Copilot

Tại đây, bạn sẽ thấy bên cạnh dòng đầu tiên của mình có Nút Copilot mà khi nhấn vào sẽ ngay lập tức phân tích nội dung email và soạn một phản hồi gợi ý, phù hợp với ngữ cảnh cuộc trò chuyện, không cần sao chép hay dán thủ công.

{< lazyimg src="/images/academy/49.png" alt=“Ảnh chụp màn hình Outlook hiển thị bảng bên của Copilot với một phản hồi do AI tạo ra.” class=“rounded-lg shadow-md” >}

3. Xem lại, chỉnh sửa hoặc tạo lại bản nháp

Trong bản nháp, bạn có thể xem lại phản hồi do AI tạo ra và yêu cầu Copilot diễn đạt lại nếu muốn. Bạn có thể làm cho phản hồi trang trọng hơn, ngắn gọn hơn hoặc thân thiện hơn bằng các tùy chọn tích hợp sẵn. Hãy yêu cầu Copilot điều chỉnh thêm hoặc làm rõ tông giọng mà bạn muốn. Khi đã hài lòng với câu trả lời, bạn chỉ cần gửi email!

{< lazyimg src="/images/academy/50.png" alt=“Ảnh chụp màn hình bảng Copilot với các tùy chọn điều chỉnh tông giọng và một ô nhập lệnh để thay đổi thêm.” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Ưu điểm và nhược điểm

Tóm tắt

Nhờ tính năng trả lời tích hợp của Microsoft Copilot trong Outlook, các chuyên gia có thể phản hồi email nhanh chóng và hiệu quả hơn mà không cần rời khỏi hộp thư đến. Bằng cách tận dụng khả năng hiểu ngữ cảnh của AI, bạn sẽ giữ được chất lượng giao tiếp cao, tiết kiệm thời gian quý giá và tập trung vào các công việc quan trọng hơn. Hãy bắt đầu sử dụng trả lời Copilot ngay hôm nay để thay đổi quy trình quản lý hộp thư của bạn.

Muốn tự động hóa thêm các giao tiếp hàng ngày? Khám phá các mẫu AI có sẵn cho giao tiếp doanh nghiệp và xem bạn có thể tiết kiệm bao nhiêu thời gian.
👉 Xem ngay Mẫu tạo Email AI