Cách tạo Biên bản cuộc họp chuyên nghiệp bằng AI: Mẹo trung cấp

Bạn đã bao giờ được yêu cầu tạo tổng kết một cuộc họp kéo dài nhiều giờ chưa? Đừng bao giờ để lỡ các quyết định quan trọng sau mỗi cuộc họp kinh doanh! Đảm bảo mọi cuộc thảo luận, thỏa thuận và hành động đều được ghi lại và dễ dàng truy cập bất cứ lúc nào. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo biên bản cuộc họp bằng AI chỉ với bốn bước đơn giản:

1. Tạo bản ghi lại nội dung cuộc họp.
2. Xác định mẫu mà bạn muốn biên bản cuộc họp sẽ tuân theo.
3. Thu thập thêm thông tin (chương trình họp, ghi chú bổ sung).
4. Gửi prompt cùng tất cả tài liệu cho chatbot.

Bạn không có nhiều thời gian hoặc đang xử lý quá nhiều cuộc họp? Hãy sử dụng Trình tạo Biên bản Cuộc họp bằng AI để giải quyết nhanh chóng và miễn phí ngay bây giờ.

Không cần tự xây dựng giải pháp. Công cụ của chúng tôi giúp bạn nhanh chóng tạo các bản tóm tắt cuộc họp rõ ràng, chuyên nghiệp. Chỉ cần tải lên bản ghi cuộc họp, thêm bất kỳ ghi chú nào hoặc chương trình họp, và để AI làm phần còn lại.

Nhanh chóng, dễ sử dụng và giúp đội nhóm của bạn luôn đồng thuận.

👉 Hãy thử ngay để tiết kiệm thời gian cho mọi cuộc họp.

Nhưng nếu bạn muốn tìm hiểu, dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Hướng dẫn từng bước

Biên bản cuộc họp là những ghi chú ngắn gọn ghi lại những gì đã được thảo luận, kết quả đạt được và ai chịu trách nhiệm cho từng hành động sau cuộc họp. Hãy cùng xem quy trình này từng bước một.

1. Lấy bản ghi nội dung cuộc họp

Ghi âm cuộc họp của bạn. Trước đây đây là nhiệm vụ của thư ký, nhưng công nghệ hiện đại xử lý biên bản cuộc họp nhanh hơn và hệ thống hơn. Sử dụng chức năng chép lời của Teams hoặc Otter.ai để tạo và lưu bản ghi.

2. Tạo mẫu biên bản (hoặc dùng mẫu của chúng tôi)

Quyết định một cấu trúc chuẩn cho biên bản của bạn. Một số công ty có yêu cầu riêng cho các cuộc họp và thảo luận. Tuy nhiên, để công việc của bạn dễ dàng hơn, chúng tôi cung cấp mẫu đơn giản này phù hợp với đa số trường hợp.

3. Cung cấp thông tin bổ sung, chương trình và ghi chú

Để chatbot trả lời hiệu quả, bạn luôn có thể cung cấp thêm một số thông tin. Bạn có thể đưa vào:

• Bối cảnh cuộc họp
• Kết quả các cuộc họp trước
• Mục tiêu cụ thể
• Mục đích cho lần tương tác hiện tại
• Thông tin liên quan khác (những người tham gia chính, hoặc các câu hỏi cụ thể bạn cần giải đáp).

Bạn có thể cung cấp dưới dạng tin nhắn prompt hoặc thậm chí là một tài liệu riêng biệt.

Một điều khác bạn có thể bổ sung là chương trình họp được gửi trước bởi ban tổ chức cuộc họp. Điều này giúp AI xác định các điểm thảo luận quan trọng hoặc nhận diện những người tham gia chưa được nêu tên trong bản ghi.

Chatbot nhận được càng nhiều thông tin, biên bản cuộc họp bạn nhận được sẽ càng chi tiết và cụ thể.

4. Gửi prompt cho ChatGPT

Tập hợp tất cả thông tin và hỏi ChatGPT. Nghe có vẻ đơn giản. Tuy nhiên, bạn có thể không muốn ChatGPT trả lời như một chatbot phổ thông. Vì vậy, hãy xây dựng câu hỏi của bạn như đang trao đổi với một chuyên gia. Chúng tôi khuyên bạn sử dụng prompt sau.

You are a professional meeting minutes generator. Your goal is to create a clear, well-structured, and formal summary of our monthly Sales Strategy Meeting. 
Context:
Participants include sales team leads and regional managers.
Topics covered include quarterly targets, sales pipeline updates, and marketing alignment.
Input Sources:
A transcript of the meeting will be provided.
Optionally, an agenda, a meeting minutes template, or additional context may also be included.
Output Expectations should match the template if provided, if not, feel free to follow your own rules.
Ensure the language is professional, concise, and free of filler. Highlight important conclusions or blockers. Summarize each point accurately without losing nuance or missing action items. Be consistent in structure and use of headings. Be consistent in structure and use of headings.
Once everything is done, create a Word document and insert the meeting minutes there.

Đừng quên bạn luôn có thể thay đổi và điều chỉnh prompt này để phù hợp hoàn toàn với nhu cầu, ví dụ như xuất file .docx thay cho .pdf để tự tinh chỉnh thêm nếu muốn.

5. Thử nghiệm

Đừng quên đính kèm các tài liệu thực tế mà AI sẽ dùng để tổng hợp thông tin.

Kết quả bạn nhận được sẽ như sau:

Meeting Minutes
Meeting Title: Monthly Sales Strategy Meeting
Date/Time: May 26, 2025 at 10:00 AM
Location: Danube Conference Room, BlueChip Finance HQ, Vienna
Attendees
Alex – Board Meeting Coordinator
Ben – Board Member
Chris – Board Assistant
Non-Attendees
John – CEO (Absent)
Agenda
Q2 Financial Results & Year-End Forecast
AI Integration Pilot Review
Client Feedback – Digital Onboarding
2026 Strategy Preview
Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Sustainability Progress & ESG Targets
Discussion
Next Board Meeting Date
Confirmed for Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM in the Danube conference room.
Q2 Financial Results & Forecast
Reviewed preliminary figures; agreed to update year-end forecast after next month’s performance.
AI Integration Pilot
Pilot runs through August; KPI data to be compiled for a Q4 scaling decision.
Digital Onboarding Feedback
Clients requested smoother UI; team will gather three months of usage metrics for the next review.
2026 Strategy Preview
Early framework includes headcount planning and potential new market opportunities.
Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Roadmap to address upcoming retirements and leadership gaps; HR to circulate draft by mid-June.
ESG & Sustainability Update
Lead reported on current benchmarks; next steps include rolling out carbon-offset proposals.
Decisions
Scheduled next board meeting for September 17, 2025 at 2:00 PM.
Retained venue: Danube Conference Room.
Approved agenda as outlined above.
Action Items
Action	Owner
Draft and circulate the formal agenda by next week	Ben
Compile KPI data for AI pilot and digital onboarding metrics	Chris
Send calendar invite and coordinate meeting logistics	Alex
Next Meeting
Date/Time: Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM
Location: Danube Conference Room

Ưu điểm và Hạn chế

Cùng xem qua những điểm mạnh và hạn chế của phương pháp tạo biên bản cuộc họp này.

Tóm tắt

Như bạn thấy, việc tạo biên bản cuộc họp đơn giản hơn bạn nghĩ nếu làm theo các bước sau:

1. Tạo bản ghi nội dung.
2. Chọn mẫu biên bản cuộc họp.
3. Thu thập thông tin bổ sung.
4. Gửi prompt và toàn bộ tài liệu cho chatbot.

Giờ đây, bạn có thể tạo biên bản cuộc họp đầy đủ chỉ trong chưa đầy năm phút bằng các chatbot nổi tiếng như Gemini, Mistral hoặc Grok.

Bạn muốn có giải pháp cá nhân hóa riêng cho công việc? Tìm hiểu cách tạo chatbot của riêng bạn với AI Meeting Minutes Generator từ Flowhunt.