Cách tạo bản tóm tắt cuộc họp bằng AI theo vai trò

Cách tạo bản tóm tắt cuộc họp bằng AI theo vai trò

Tìm hiểu cách nhanh chóng tạo bản tóm tắt cuộc họp phù hợp cho từng thành viên trong nhóm bằng AI. Hoàn hảo cho HR, PM và quản trị viên muốn tiết kiệm thời gian và tăng sự rõ ràng cho nhóm.

Các cuộc họp thường tạo ra những bản ghi dài, chi tiết, rất khó để xem lại, nhất là khi bạn chỉ cần những đầu việc hay điểm chính liên quan đến mình. Với AI, bạn có thể biến bất kỳ bản ghi cuộc họp nào thành bản tóm tắt rõ ràng theo vai trò, giúp mọi người tham dự đều biết chính xác điều gì quan trọng với mình. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách đơn giản nhất để làm điều đó, không cần kỹ năng công nghệ.

Thử ngay miễn phí: Bỏ qua thao tác thủ công và để AI làm việc nặng giúp bạn. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể biến ghi chú cuộc họp thành bản tóm tắt chỉn chu, sẵn sàng chia sẻ. Không cần cài đặt, không rắc rối.
👉Thử ngay và Tạo bản tóm tắt cuộc họp bằng AI với công cụ Meeting Report của Flowhunt.

Hướng dẫn từng bước: Cách tạo bản tóm tắt cuộc họp theo vai trò với AI

Các cuộc họp có thể kéo dài và việc lấy thông tin từ đó có thể khó khăn, nhưng bạn luôn có thể làm được miễn là đã ghi lại những gì đã bàn hoặc tốt nhất là có bản ghi âm/gõ lại đầy đủ.

1. Chuẩn bị tài liệu

Thu thập các mục sau trước khi bắt đầu để đạt kết quả tốt nhất:

  • Bản ghi đầy đủ cuộc họp (log chat, bản ghi Zoom, v.v.)
  • Lịch trình hoặc các chủ đề chính đã thảo luận
  • Bất kỳ ghi chú hoặc bối cảnh bổ sung nào
  • Mô tả ngắn gọn về vai trò của bạn (ví dụ: “Tôi là trưởng nhóm tập trung vào các hạng mục bàn giao”)

how to get a full meeting transcript how to get agenda and additional notes for meetings

2. Soạn prompt rõ ràng cho ChatGPT

Một prompt tốt sẽ cho AI biết chính xác bạn muốn gì. Đây là mẫu bạn có thể sử dụng hoặc điều chỉnh:

You are an expert meeting summarizer.

Here is a transcript from a recent meeting: [PASTE TRANSCRIPT HERE]

The meeting agenda/topics were: [PASTE AGENDA OR TOPICS HERE]

My role: [DESCRIBE YOUR ROLE AND FOCUS AREAS HERE]

Please write a concise summary highlighting: -Key points relevant to my role -Action items or decisions I should know about -Any follow-ups assigned to me or my team

Format the summary in bullet points, and make it easy to scan.

3. Dán tất cả vào ChatGPT (hoặc công cụ của Flowhunt)

Bước tiếp theo là thực sự đưa prompt này cho AI, như sau:

  1. Mở ChatGPT
  2. Dán tài liệu và prompt ở trên
  3. Gửi và xem lại bản tóm tắt AI tạo ra

Mẹo: Bạn cũng có thể thay vì dán bản ghi hoặc lịch trình vào ô văn bản thì tải lên dưới dạng file!

Ví dụ về prompt đã điền đầy đủ:

You are an expert meeting summarizer.

Here is a transcript from a recent meeting:

[00:00] Emily: Welcome everyone. Today’s meeting is about the upcoming release of the “Harmony 2.0” AI-generated music assistant. [00:10] Raj: I’ve finalized the backend integration for real-time lyric analysis. Latency is under 150ms. [00:24] Luce: Great. On the frontend, we added voice feedback that guides users through melody correction. [00:36] Samira: Marketing’s planning to launch in mid-August. We need final demos by July 30. [00:44] Emily: Any blockers on the auto-harmonization module? [00:48] Raj: We still need training data for the jazz and funk genre sets. [00:58] Luce: I can follow up with the data curation team to speed that up. [01:04] Emily: Thanks, Luce. Also, we need to finalize privacy compliance for the vocal samples we use. [01:12] Luce: Already in touch with legal about GDPR checks. Should have an update this week. [01:22] Samira: For launch assets, we need a short video showing “melody to harmony” in 30 seconds. [01:32] Emily: Let’s make that a shared task between design and product. [01:40] Raj: Do we need multilingual support in this version? [01:43] Luce: Only English and Spanish for now. German pushed to 2.1 release. [01:50] Emily: Okay, thanks all. Let’s regroup in one week.

The meeting agenda/topics were: Progress on the Harmony 2.0 AI music assistant Technical updates: backend integration, frontend UX Marketing timeline and demo delivery Dataset needs and genre expansion Privacy and GDPR compliance Multilingual support roadmap Launch assets and responsibilities

My role: Luce – Product Owner (AI & UX Focus) Oversee AI interaction design and frontend usability Coordinate between technical, legal, and design teams Ensure product meets data compliance standards Own the roadmap for supported languages and UI feedback systems

Please write a concise summary highlighting: Key points relevant to my role Action items or decisions I should know about Any follow-ups assigned to me or my team Format the summary in bullet points, and make it easy to scan.

Kết quả:

{< lazyimg src="/images/academy/41.png" alt=“How to make Meeting Report with ChatGPT” class=“rounded-lg shadow-md” >}

Mẹo cuối: Bạn cũng có thể yêu cầu AI xuất thẳng văn bản này thành tài liệu để lưu về máy tính!

Ưu & Nhược điểm

Ưu điểmNhược điểm
Tiết kiệm thời gian, không cần tóm tắt thủ côngAI có thể bỏ sót ngữ cảnh tinh tế
Tùy biến cho từng thành viên trong nhómCần bản ghi tốt để có kết quả tối ưu
Dễ dùng cho người không chuyên công nghệCó thể cần chỉnh sửa nhẹ để rõ ràng hơn
Xác định nhanh các đầu việc và quyết địnhRiêng tư dữ liệu, cần đảm bảo bảo mật bản ghi

Tóm tắt

Chỉ cần bản ghi, lịch trình và một prompt đơn giản, AI có thể tạo ra bản tóm tắt cuộc họp tập trung, rõ ràng cho bất kỳ thành viên nào. Điều này giúp tiết kiệm hàng giờ và đảm bảo mọi người đều biết điều quan trọng nhất với mình, không cần kiến thức công nghệ.

Muốn một cách xử lý ghi chú cuộc họp nhanh, ổn định hơn? Hãy tiến thêm một bước và thiết lập quy trình tự động tóm tắt của riêng bạn. Cách này đơn giản, hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho bạn.
👉 Tạo bản tóm tắt cuộc họp bằng AI ngay với Flowhunt

Hãy để chúng tôi xây dựng Đội ngũ AI riêng cho bạn

Chúng tôi giúp các công ty như của bạn phát triển chatbot thông minh, Máy chủ MCP, công cụ AI hoặc các loại tự động hóa AI khác để thay thế con người trong các tác vụ lặp đi lặp lại trong tổ chức của bạn.

Tìm hiểu thêm

Cách tạo bản tóm tắt cuộc họp bằng AI
Cách tạo bản tóm tắt cuộc họp bằng AI

Cách tạo bản tóm tắt cuộc họp bằng AI

Tìm hiểu cách bất kỳ chuyên viên nào cũng có thể nhanh chóng tạo ra bản tóm tắt cuộc họp rõ ràng, đa dụng từ bản ghi cuộc họp nhờ AI—không cần chuyên môn kỹ thu...

6 phút đọc
Use Case Beginner +1