Trợ Lý Email AI cho Gmail

Tổng quan

Quy trình làm việc này tự động hóa việc xử lý và phản hồi các email đến trong Gmail bằng một tác nhân AI, truy xuất tài liệu để trả lời dựa trên kiến thức, cùng các công cụ quản lý Gmail (gửi, gắn nhãn, bỏ nhãn). Nó được thiết kế để đơn giản hóa xử lý email, cung cấp phản hồi nhất quán, dựa trên kiến thức và mở rộng quy mô hoạt động email với sự can thiệp tối thiểu của con người.

Cách Quy trình Làm việc Hoạt động

1. Kích hoạt: Nhận Email Mới

• Quy trình bắt đầu khi một tin nhắn email mới được nhận vào tài khoản Gmail đã kết nối.
• Sự kiện này đóng vai trò là đầu vào và chuyển tiếp thông điệp cho tác nhân AI xử lý.

2. Tác nhân AI: Trợ lý Email

• Trung tâm của quy trình là một Tác nhân AI được cấu hình với bối cảnh là “người quản lý thư” và mục tiêu cụ thể:
  “Bạn là một trợ lý email chịu trách nhiệm phản hồi các email đến một cách chuyên nghiệp và bình tĩnh, sử dụng kho kiến thức được cung cấp qua công cụ truy xuất tài liệu.”
• Tác nhân nhận nội dung email mới làm lời nhắc cho mình.

Các Công cụ Kết nối với Tác nhân

Tác nhân được tăng cường với nhiều công cụ, cho phép thực hiện các hành động ngoài việc tạo nội dung phản hồi:

• Công cụ Gửi Email: Cho phép tác nhân soạn và gửi phản hồi trực tiếp qua Gmail.
• Công cụ Thêm Nhãn: Giúp tác nhân sắp xếp hoặc phân loại email bằng cách thêm nhãn.
• Công cụ Xóa Nhãn: Cho phép tác nhân xóa nhãn khỏi email khi cần thiết.
• Công cụ Truy xuất Tài liệu: Cung cấp cho tác nhân quyền truy cập kho kiến thức, giúp căn cứ phản hồi dựa trên tài liệu nội bộ hoặc nguồn lực mới nhất.

3. Truy xuất Tài liệu

• Thành phần này tìm kiếm trong các nguồn kiến thức được xác định trước để lấy tài liệu phù hợp dựa trên nội dung email.
• Mỗi lần truy vấn có thể lấy tối đa 3 tài liệu, đảm bảo phản hồi có thể dựa trên thông tin mới nhất hoặc liên quan nhất.
• Tác nhân sử dụng như một công cụ, có thể truy vấn kho kiến thức khi cần thiết trong quá trình soạn phản hồi.

4. Các Công cụ Gmail cho Quản lý Email

• Gửi Email: Tác nhân có thể soạn và gửi email, bao gồm thiết lập người nhận, chủ đề, nội dung và tệp đính kèm.
• Quản lý Nhãn: Tác nhân có thể thêm hoặc xóa nhãn để giúp tự động hóa việc sắp xếp và theo dõi email.

5. Đầu ra: Hiển thị dưới dạng Chat

• Sau khi tác nhân xử lý tin nhắn (bao gồm truy vấn kho kiến thức và có thể đã gửi phản hồi hoặc gắn nhãn email), quy trình sẽ hiển thị phản hồi cho người dùng dưới dạng giao diện chat hoặc nhật ký.

Cấu trúc Quy trình Làm việc

Lợi ích Chính và Trường hợp Sử dụng

• Khả năng mở rộng: Xử lý khối lượng lớn email đến mà không bị nghẽn bởi con người.
• Nhất quán: Đảm bảo mỗi phản hồi đều chuyên nghiệp, dựa trên kiến thức mới nhất.
• Tự động hóa: Giảm thiểu thao tác thủ công cho email hỗ trợ, bán hàng, thông tin.
• Tích hợp kiến thức: Khai thác tài liệu nội bộ hoặc bên ngoài để trả lời chính xác, phù hợp ngữ cảnh.
• Quản lý hộp thư đến: Tự động sắp xếp email bằng nhãn, giúp đội nhóm luôn gọn gàng.

Ví dụ Trường hợp Sử dụng

• Hỗ trợ khách hàng: Trả lời ngay lập tức các câu hỏi của khách hàng dựa trên FAQ và tài liệu cập nhật.
• Yêu cầu bán hàng: Phản hồi khách hàng tiềm năng bằng nội dung phù hợp, dựa trên kiến thức và theo dõi trạng thái bằng nhãn.
• Yêu cầu nội bộ: Chuyển tiếp và trả lời thắc mắc của nhân viên dựa trên chính sách công ty lưu trong kho tài liệu.

Tóm tắt

Quy trình làm việc này đại diện cho một mô hình tự động hóa mạnh mẽ trong xử lý email. Bằng cách tích hợp Gmail với AI tiên tiến và truy xuất tài liệu, tổ chức có thể phản hồi email nhanh chóng, chính xác, chuyên nghiệp và giữ cho hộp thư luôn ngăn nắp. Điều này giúp mở rộng quy mô hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ và giải phóng nguồn lực con người cho các công việc phức tạp hơn.