Trợ Lý Gmail AI cho Quản Lý Email

Quy trình này triển khai một trợ lý email ứng dụng trí tuệ nhân tạo nhằm giúp người dùng quản lý hộp thư đến, soạn và gửi email, tổ chức thư và thực hiện nhiều tác vụ liên quan đến email nhờ tự động hóa thông minh. Hệ thống tích hợp AI hội thoại với thao tác Gmail, cung cấp giải pháp quản lý email tự động và có khả năng mở rộng.

Các thành phần và luồng chính

1. Chào mừng và Hướng dẫn nhập môn

• Kích hoạt: Khi một phiên trò chuyện được mở (ChatOpenedTrigger), quy trình sẽ tự động bắt đầu.
• Tin nhắn Chào mừng: Người dùng được chào đón bằng một thông điệp thân thiện, hỗ trợ markdown qua MessageWidget. Thông điệp này giới thiệu về trợ lý AI và các khả năng như soạn trả lời, tóm tắt chuỗi thư, lên lịch họp và tổ chức email.
• Hiển thị: Thông điệp chào mừng chỉ xuất hiện một lần và được chuyển ra khung trò chuyện để người dùng xem.

2. Tương tác với Người dùng

• Khung nhập trò chuyện: Người dùng có thể tương tác với trợ lý bằng cách nhập tin nhắn hoặc tải lên tệp thông qua nút ChatInput.
• Xử lý yêu cầu: Tin nhắn của người dùng được chuyển tiếp đến AI Agent.

3. Tác nhân AI với Bộ công cụ Gmail

• Lõi AI: Nút AI Agent đóng vai trò là bộ não thông minh. Được cấu hình với bối cảnh (“quản lý thư”) và mục tiêu rõ ràng: “Bạn là trợ lý email chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện các mong muốn của người dùng bằng các công cụ sẵn có.”
• Tích hợp công cụ: Tác nhân được trang bị bộ công cụ bao gồm:
  • Tìm kiếm Email: Tìm các email trong Gmail dựa trên tiêu chí do người dùng đưa ra.
  • Gửi Email: Tạo và gửi email mới, hỗ trợ đính kèm, CC/BCC, trả lời và lưu nháp.
  • Tìm Email theo ID: Lấy ra các email cụ thể bằng mã ID duy nhất của Gmail.
  • Thêm nhãn cho Email: Tổ chức email bằng cách gắn nhãn, có thể tạo nhãn mới nếu cần.
  • Xóa nhãn khỏi Email: Dọn dẹp hoặc sắp xếp lại email bằng cách xóa nhãn đã có.

Các công cụ này là năng lực của tác nhân, giúp AI lựa chọn và phối hợp hành động để đáp ứng yêu cầu của người dùng.

4. Trình bày Kết quả

• Khung trò chuyện: Mọi phản hồi và kết quả từ AI Agent (ví dụ: tin nhắn xác nhận, kết quả tìm kiếm, tóm tắt) đều được hiển thị lại cho người dùng trên giao diện trò chuyện.
• Phản hồi tức thì: Hệ thống đảm bảo người dùng nhận được phản hồi kịp thời và có thể xem kết quả ngay khi thao tác.

Cấu trúc quy trình

Tình huống sử dụng và lợi ích tiêu biểu

• Quản lý hộp thư quy mô lớn: AI có thể tự động sắp xếp, gắn nhãn và tìm kiếm email, giúp quản lý lượng thư lớn dễ dàng hơn.
• Tự động soạn thảo và trả lời: Người dùng có thể yêu cầu AI soạn phản hồi, gửi thư tiếp theo hoặc tạo tin nhắn mới, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính đồng nhất.
• Tổ chức email: Với khả năng thêm hoặc xóa nhãn tự động, người dùng có thể tự động hóa quy trình như lưu trữ, ưu tiên hoặc phân loại theo dự án.
• Trải nghiệm liền mạch: Giao diện hội thoại giúp quản lý email trở nên trực quan, trong khi tự động hóa xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc phức tạp ở hậu trường.

Tại sao quy trình này hữu ích

• Khả năng mở rộng: Xử lý đồng thời nhiều thao tác email mà không cần can thiệp thủ công.
• Tự động hóa: Giảm bớt công việc lặp lại, hạn chế sai sót và tăng tốc các thao tác thường nhật.
• Trao quyền cho người dùng: Cho phép người không chuyên thực hiện các thao tác email nâng cao chỉ bằng cách trò chuyện tự nhiên với AI.
• Dễ thích ứng: Dễ dàng mở rộng với các công cụ hoặc logic bổ sung để xử lý nhiều quy trình liên quan đến email hơn khi nhu cầu thay đổi.

Quy trình này là nền tảng cho quản lý email thông minh, hội thoại và có thể được điều chỉnh hoặc mở rộng để phù hợp với nhiều kịch bản cá nhân hoặc tổ chức, nơi việc xử lý email hiệu quả là yếu tố then chốt.