Trợ Lý Hỏi & Đáp AI trên Google Sheets

Tổng Quan

Quy trình này triển khai một trợ lý AI dựa trên Google Sheets, được thiết kế để trả lời các câu hỏi của người dùng chỉ sử dụng thông tin từ một Google Sheet được cung cấp. Hệ thống đảm bảo các phản hồi đáng tin cậy, dựa trên tài liệu và tránh đưa ra bất kỳ thông tin nào không có trong sheet đã chỉ định. Quy trình làm việc có cấu trúc mô-đun, dễ mở rộng và phù hợp để tự động hóa các tác vụ hỏi đáp và hỗ trợ dựa trên tài liệu, giúp ích cho quản lý tri thức, hỗ trợ khách hàng và truy vấn nội bộ.

Cấu Trúc Quy Trình

Quy trình gồm các thành phần chính sau:

Các liên kết trong quy trình sẽ kết nối các nút này, đảm bảo dữ liệu được chuyển tiếp mượt mà từ đầu vào người dùng, qua truy xuất tài liệu và suy luận AI, tới đầu ra cho người dùng.

Logic Theo Từng Bước

1. Thông điệp Chào Mừng & Thu Nhập Đầu Vào

   • Khi người dùng mở trợ lý, một Message Widget sẽ hiển thị thông điệp chào mừng có thể tùy chỉnh, hướng dẫn họ tải lên hoặc chọn tài liệu và đặt câu hỏi.
   • Nút Chat Input nhận câu hỏi của người dùng (văn bản hoặc file tải lên) và chuyển vào quy trình.

2. Truy Xuất Tài Liệu

   • Nút Google Sheets Retriever cho phép người dùng (hoặc hệ thống) chọn một Google Sheet cụ thể (và tab sheet) để dùng làm nguồn thông tin. Nút này sẽ lấy nội dung và cung cấp một giao diện “tool” cho AI agent.

3. Ngữ Cảnh Lịch Sử Trò Chuyện

   • Nút Chat History lưu lại 5 tin nhắn gần nhất (tối đa 800 token) để tạo ngữ cảnh, giúp AI trả lời liền mạch và sát ngữ cảnh hơn trong các cuộc trò chuyện nhiều lượt.

4. Suy Luận AI với Giới Hạn

   • Tool Calling Agent là thành phần AI cốt lõi. Nó:
     • Nhận câu hỏi người dùng và lịch sử trò chuyện liên quan.
     • Chỉ được truy cập Google Sheet làm nguồn công cụ/kiến thức duy nhất.
     • Bị kiểm soát bởi prompt hệ thống chi tiết, đảm bảo:
       • Trả lời nghiêm ngặt dựa trên nội dung sheet.
       • Không sử dụng kiến thức ngoài hay giả định.
       • Nếu không có câu trả lời, agent phải nói rõ.
       • Khuyến khích trích dẫn đoạn liên quan để tăng minh bạch.

5. Trình Bày Câu Trả Lời

   • Phản hồi của AI agent được hiển thị cho người dùng qua nút Chat Output.

Sơ Đồ Quy Trình (Khái Niệm)

[User Input] 
   ↓
[Welcome Message] → [Chat Output (welcome)]
   ↓
[Chat Input] 
   ↓
[Tool Calling Agent] ← [Chat History]
        ↑
        [Google Sheets Retriever]
   ↓
[Chat Output (answer)]

Tính Năng Chính và Lợi Ích

• Dựa Chặt Chẽ Vào Tài Liệu:
  Đảm bảo mọi phản hồi của AI đều truy vết được tới Google Sheet đã cung cấp, rất quan trọng cho tuân thủ, độ tin cậy và minh bạch.

• Dễ Mở Rộng và Tái Sử Dụng:
  Thiết kế mô-đun cho phép bạn thay đổi tài liệu, điều chỉnh cài đặt truy xuất hoặc thay thế mô hình AI khi cần.

• Tự Động Cung Cấp Tri Thức:
  Người dùng có thể tự tra cứu các câu hỏi dựa trên tài liệu mà không cần can thiệp thủ công, giảm khối lượng hỗ trợ và mở rộng khả năng truy cập thông tin.

• Phản Hồi Theo Ngữ Cảnh:
  Nhờ tận dụng lịch sử trò chuyện gần nhất, hệ thống xử lý tốt hơn các câu hỏi tiếp nối và hội thoại nhiều lượt.

• Xử Lý Lỗi:
  Nếu không tìm thấy câu trả lời trong tài liệu, AI sẽ thông báo rõ ràng, tránh cung cấp thông tin sai lệch.

Ví Dụ Ứng Dụng

• Hỏi Đáp Kiến Thức Nội Bộ:
  Nhân viên có thể truy vấn tài liệu chính sách, bảng giá hoặc hồ sơ dự án lưu trên Google Sheets.
• Hỗ Trợ Khách Hàng:
  Khách hàng nhận được câu trả lời chính xác dựa trên tài liệu chính thức như thông số sản phẩm hoặc câu hỏi thường gặp.
• Tự Động Trích Xuất Dữ Liệu:
  Trả lời có cấu trúc cho các truy vấn dữ liệu đột xuất từ bảng tính vận hành.

Kết Luận

Quy trình này tự động hóa việc trả lời các câu hỏi chỉ dựa vào nội dung của một Google Sheet đã chọn. Sự tuân thủ nghiêm ngặt vào kiến thức tài liệu và thiết kế bền vững, mở rộng giúp đây là công cụ hữu ích cho tổ chức muốn cung cấp thông tin chính xác, kiểm tra được và hiệu quả.