Mô tả luồng
Mục đích và lợi ích
Quy trình này tự động hóa hỗ trợ khách hàng bằng cách kết hợp chatbot AI với tích hợp nền tảng LiveAgent. Chatbot tận dụng cơ sở dữ liệu nội bộ để trả lời các thắc mắc của khách hàng. Nếu AI không thể giải quyết vấn đề của khách, cuộc trò chuyện sẽ được chuyển tiếp liền mạch tới nhân viên hỗ trợ qua LiveAgent. Dưới đây là mô tả cấu trúc của quy trình, các thành phần và lợi ích tiềm năng cho mở rộng và tự động hóa.
Tổng quan các bước trong quy trình
Khởi động trò chuyện & Tin nhắn chào mừng
- Khi người dùng mở trò chuyện, một node kích hoạt được hoạt động.
- Hệ thống hiển thị tin nhắn chào mừng, giải thích rằng bot có thể trả lời các câu hỏi dựa trên cơ sở dữ liệu nội bộ và, nếu cần, kết nối khách hàng với nhân viên hỗ trợ thực.
Tiếp nhận & Xử lý tin nhắn người dùng
- Trò chuyện ghi nhận đầu vào của người dùng và lưu lại lịch sử cuộc trò chuyện.
- Mọi tin nhắn và tệp đính kèm từ người dùng đều được xử lý và lưu trữ để phản hồi có ngữ cảnh.
Truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu
- Bot truy vấn các nguồn tri thức nội bộ (qua Document Retriever) để tìm câu trả lời phù hợp với thắc mắc của người dùng.
- Nếu thông tin liên quan được tìm thấy, bot sẽ trả lời trực tiếp từ cơ sở dữ liệu.
AI như chuyên viên hỗ trợ
- Agent AI đóng vai trò là chuyên viên hỗ trợ kỹ thuật, làm theo prompt hệ thống chi tiết:
- Chào hỏi người dùng theo ngôn ngữ của họ.
- Nỗ lực trả lời câu hỏi dựa trên cơ sở dữ liệu tri thức.
- Yêu cầu làm rõ nếu câu hỏi chưa rõ ràng.
- Nếu AI không tìm được câu trả lời phù hợp và câu hỏi liên quan đến phần mềm:
- Với câu hỏi tiếng Anh: Đề nghị kết nối với nhân viên hỗ trợ thực.
- Với ngôn ngữ khác: Hỏi người dùng có muốn nói chuyện với nhân viên hỗ trợ nói tiếng Anh không, và chỉ kết nối khi có xác nhận.
- Luôn trả lời bằng ngôn ngữ của người dùng.
Chuyển tiếp cho nhân viên hỗ trợ thực
- Nếu AI không thể giải quyết vấn đề, hoặc người dùng yêu cầu, quy trình có thể chuyển tiếp cuộc trò chuyện tới nhân viên hỗ trợ thực bằng LiveAgent.
- Quá trình chuyển giao kèm theo ngữ cảnh từ cuộc trò chuyện hiện tại, đảm bảo sự liền mạch.
Xuất kết quả tới người dùng
- Tất cả phản hồi, dù từ chatbot hay nhân viên hỗ trợ thực, đều được hiển thị cho người dùng trong giao diện trò chuyện.
Các thành phần chính và chức năng
Tên thành phần | Chức năng |
---|
Chat Opened Trigger | Phát hiện khi người dùng bắt đầu một phiên trò chuyện. |
Message Widget | Gửi tin nhắn chào mừng thân thiện, nhiều thông tin tới người dùng. |
Chat Output | Hiển thị tin nhắn cho người dùng trong khung trò chuyện. |
Chat Input | Thu thập tin nhắn và tệp đính kèm từ người dùng. |
Chat History | Lưu lại lịch sử cuộc trò chuyện để phản hồi có ngữ cảnh. |
Document Retriever | Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu nội bộ để trả lời câu hỏi của người dùng. |
LiveAgent Human Assist Tool | Cung cấp nút hoặc quy trình chuyển tiếp trò chuyện tới nhân viên thực qua LiveAgent. |
Tool Calling Agent (AI) | Điều phối phản hồi, sử dụng cả Document Retriever và công cụ chuyển giao LiveAgent. |
Sơ đồ quy trình
Dưới đây là luồng đơn giản hóa của quá trình mô tả:
- Người dùng mở trò chuyện
⬇️ - Hiển thị tin nhắn chào mừng
⬇️ - Người dùng gửi câu hỏi
⬇️ - Agent AI dùng lịch sử trò chuyện và cơ sở dữ liệu để trả lời
⬇️ - Nếu không tìm được câu trả lời
⬇️ - AI đề nghị kết nối người dùng với nhân viên hỗ trợ thực (LiveAgent)
⬇️ - Nhân viên hỗ trợ tiếp nhận nếu cần
Lợi ích cho tự động hóa và mở rộng quy mô
- Hỗ trợ tức thì 24/7: Chatbot AI cung cấp câu trả lời ngay lập tức cho các câu hỏi phổ biến, giảm thời gian chờ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
- Chuyển tiếp hiệu quả cho nhân viên: Chỉ những truy vấn phức tạp hoặc chưa được giải quyết mới được chuyển tới nhân viên, tối ưu hóa khối lượng công việc và hiệu suất.
- Phản hồi có ngữ cảnh: Lịch sử trò chuyện và truy xuất kiến thức giúp câu trả lời phù hợp và sát thực.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ: AI xử lý chào hỏi và trả lời bằng ngôn ngữ của người dùng, đồng thời quản lý chuyển đổi ngôn ngữ khi chuyển giao cho nhân viên.
- Giảm chi phí đào tạo: AI đóng vai trò tuyến đầu, giúp nhân viên tập trung nhiều hơn vào các vấn đề phức tạp.
- Chuyển giao liền mạch: Tích hợp với LiveAgent đảm bảo khi cần chuyển tiếp, quá trình diễn ra trơn tru và có đầy đủ bối cảnh.
Trường hợp sử dụng
- Hỗ trợ khách hàng cho SaaS: Dành cho các công ty phần mềm muốn cung cấp hỗ trợ mở rộng, tự động hóa với phương án dự phòng là nhân viên thực.
- Bộ phận hỗ trợ thương mại điện tử: Trả lời các câu hỏi về sản phẩm, đơn hàng hoặc đổi trả ngay lập tức, chỉ chuyển tiếp những trường hợp phức tạp hoặc nhạy cảm.
- Hỗ trợ kỹ thuật: Dành cho tổ chức cần tư vấn kỹ thuật từ cả cơ sở dữ liệu lẫn chuyên gia thực.
Quy trình này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức muốn tự động hóa các tác vụ hỗ trợ thường nhật, mở rộng hoạt động hỗ trợ hiệu quả và duy trì chất lượng dịch vụ khách hàng cao với thời gian chờ tối thiểu.