Mô tả luồng
Mục đích và lợi ích
Quy trình làm việc này biến chatbot AI thành một trình lập lịch họp thông minh, tự động, tích hợp trực tiếp với Google Calendar. Nó cho phép người dùng trò chuyện tự nhiên với chatbot để lên lịch, cập nhật hoặc xóa sự kiện lịch, giúp quá trình này liền mạch và mở rộng cho cả cá nhân và tổ chức.
Tổng quan về quy trình
Khi người dùng mở trò chuyện, họ sẽ nhận được một lời chào thân thiện, giải thích về khả năng hỗ trợ lên lịch họp của chatbot chỉ với vài thông tin (như ai, khi nào và ở đâu). Tương tác này được xử lý qua chuỗi sau:
Bước | Thành phần | Mục đích |
---|
1 | Chat Opened Trigger | Phát hiện khi một phiên trò chuyện bắt đầu. |
2 | Message Widget | Hiển thị lời chào cho người dùng. |
3 | Chat Output | Hiển thị lời chào trong cửa sổ trò chuyện. |
Xử lý yêu cầu của người dùng
Khi người dùng gửi một tin nhắn (ví dụ: “Lên lịch họp với John vào thứ ba tới lúc 3 giờ chiều”), quy trình sẽ thu nhận thông tin này và xử lý qua logic sau:
- Chat Input: Nhận tin nhắn từ người dùng.
- Chat History: Theo dõi các tương tác trước đó để trò chuyện có ngữ cảnh.
- AI Agent: Đóng vai trò trung tâm thông minh, diễn giải ý định người dùng và điều phối các hành động phù hợp.
Tác nhân AI được tăng cường với nhiều công cụ chuyên biệt để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến họp:
Công cụ và khả năng tích hợp
- Google Search: Cho phép tác nhân tìm kiếm thông tin hoặc xác minh chi tiết nếu cần.
- URL Retriever: Hỗ trợ trích xuất nội dung từ các URL được đề cập trong cuộc trò chuyện.
- Find Available Times: Kiểm tra Google Calendar để tìm các khung giờ trống tối ưu cho tất cả người tham dự.
- Create Event: Tạo sự kiện mới trực tiếp trên Google Calendar, kèm tùy chọn liên kết Google Meet và nhắc nhở.
- Delete Event: Xóa sự kiện khỏi lịch và thông báo cho người tham dự nếu cần.
- View Events: Liệt kê các sự kiện sắp tới hoặc tìm kiếm cuộc họp cụ thể trong lịch.
- Current Time Tool: Cung cấp thông tin ngày giờ hiện tại để lên lịch chính xác theo thời gian.
Tất cả công cụ này đều kết nối với tác nhân AI, giúp lựa chọn công cụ phù hợp dựa trên yêu cầu của người dùng.
Đầu ra và phản hồi người dùng
Khi tác nhân AI hoàn thành nhiệm vụ (như lên lịch hoặc hủy cuộc họp), nó sẽ tạo phản hồi hiển thị lại cho người dùng qua thành phần Chat Output, xác nhận hành động hoặc hướng dẫn thêm.
Tại sao quy trình này hữu ích
- Khả năng mở rộng: Tự động hóa các tác vụ lặp lại về lên lịch, giúp người dùng xử lý nhiều cuộc họp hơn mà ít thao tác thủ công.
- Tích hợp liền mạch: Kết nối trực tiếp với Google Calendar, giảm chuyển đổi ngữ cảnh và nhập liệu thủ công.
- Thân thiện người dùng: Xử lý ngôn ngữ tự nhiên giúp bất cứ ai cũng có thể lên lịch họp mà không cần kiến thức kỹ thuật.
- Nhận biết ngữ cảnh: Ghi nhớ lịch sử trò chuyện để hỗ trợ cá nhân hóa, thông minh hơn.
- Mở rộng dễ dàng: Thiết kế dạng mô-đun cho phép bổ sung thêm công cụ hoặc tích hợp khi cần.
Ví dụ kịch bản người dùng
- Đặt lịch họp: “Bạn có thể lên lịch gọi với Sarah và Tom vào thứ sáu này lúc 2 giờ chiều không?”
- Tìm khung giờ rảnh: “Thời gian sớm nhất tuần tới tôi rảnh 1 tiếng để họp với Jane là khi nào?”
- Hủy cuộc họp: “Hủy cuộc họp với nhóm marketing vào ngày mai.”
- Liệt kê sự kiện: “Hiển thị tất cả các cuộc họp đã lên lịch trong tuần này.”
Bảng tóm tắt các thành phần chính
Tên thành phần | Vai trò trong quy trình |
---|
Chat Opened Trigger | Khởi động chuỗi chào mừng |
Message Widget | Hiển thị thông báo/lời chào |
Chat Input/Output | Xử lý tương tác và phản hồi của người dùng |
Chat History | Duy trì ngữ cảnh trò chuyện |
AI Agent | Trung tâm xử lý thông minh và ra quyết định |
Google Calendar Tools | Quản lý sự kiện (tạo, xem, xóa, v.v.) |
Google Search/URL | Bổ sung dữ liệu tìm kiếm |
Current Time Tool | Cung cấp thông tin thời gian |
Kết luận
Quy trình này lý tưởng để tự động hóa và mở rộng quá trình lên lịch họp vốn tốn nhiều thời gian. Bằng cách tận dụng AI và tích hợp trực tiếp với Google Calendar, nó giúp người dùng quản lý lịch hiệu quả, tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sai sót hoặc trùng lịch—tất cả chỉ qua một giao diện trò chuyện trực quan.