Tạo một Liên hệ trong HubSpot

Quản lý liên hệ CRM thủ công sẽ làm chậm quy trình làm việc của bạn và dễ gây ra sai sót. Thành phần này mang đến một cách thông minh hơn để phát triển và duy trì danh sách liên hệ HubSpot bằng cách tự động tạo các bản ghi mới từ các công cụ, hội thoại và nguồn dữ liệu hiện có.

Thành phần Tạo một Liên hệ trong HubSpot là gì

Thành phần Tạo Liên hệ trong HubSpot giúp bạn tự động hóa việc tạo liên hệ HubSpot trên mọi quy trình công việc. Dù bạn thu thập thông tin khách hàng tiềm năng từ chatbot, tài liệu hay ứng dụng bên thứ ba, công cụ này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đồng bộ hóa dữ liệu.

Lợi ích chính của thành phần này

• Tự động tạo liên hệ từ bất kỳ nguồn nào – tự động thêm liên hệ từ chatbot, email, Google Sheets, thư mục web và các ứng dụng bên thứ ba.
• Tích hợp liền mạch với AI và các luồng tự động hóa – Kết nối với Tác nhân AI, trình truy xuất tài liệu và nền tảng nhắn tin để thu thập khách hàng tiềm năng theo thời gian thực.
• Linh hoạt và mạnh mẽ hơn chỉ dùng HubSpot – Thành phần này cho phép bạn lấy liên hệ từ nhiều nguồn cùng lúc, tùy chỉnh liên kết và kích hoạt hành động sau khi tạo liên hệ.
• Tùy chỉnh và nâng cấp với AI – Bật Tác nhân AI để tự động bổ sung dữ liệu liên hệ, xác thực thông tin và thực hiện các hành động tiếp theo.
• Kích hoạt hành động sau khi tạo liên hệ ngay lập tức – Tự động hóa quy trình làm việc sau khi thêm liên hệ. Gửi thông báo, cập nhật cơ sở dữ liệu hoặc đồng bộ với các công cụ khác để xử lý tiếp.
• Tích hợp sâu với hệ thống hiện tại của bạn – Lấy dữ liệu từ Google Workspace, kho kiến thức FlowHunt hoặc API bên ngoài để xây dựng hệ thống quản lý liên hệ tập trung và linh hoạt.

Cài đặt thành phần

Lưu ý: Thành phần này thường hoạt động như mong đợi mà không cần thiết lập thêm. Các tùy chọn cài đặt chỉ nhằm đảm bảo hành vi mong muốn hoặc tạo các trường hợp sử dụng tùy chỉnh.

• Danh mục liên kết (không bắt buộc) – Tùy chọn này xác định mối quan hệ giữa hai đối tượng HubSpot. Các trường do HubSpot định nghĩa được đặt mặc định. Để liên kết tùy chỉnh, chuyển sang người dùng hoặc tích hợp tự định nghĩa. Đây là tùy chọn không bắt buộc dành cho nhà phát triển. Tìm hiểu thêm tại đây.
• ID loại liên kết (không bắt buộc) – Chỉ định chính xác mối quan hệ bằng ID. Tìm hiểu thêm ở hướng dẫn HubSpot này. Đây là tùy chọn cho nhà phát triển sử dụng cho các trường hợp đặc biệt.
• ID liên kết – ID của đối tượng bạn muốn liên kết (ví dụ: ID công ty). Tùy chọn dành cho nhà phát triển. Để trống nếu không cần thiết.
• Mô tả công cụ – Cung cấp thông tin bổ sung để giúp tác nhân hiểu cách sử dụng công cụ.
• Tên công cụ – Thêm tên mà tác nhân sẽ dùng để gọi thành phần này khi xuất ra chi tiết. Tên này để bạn tiện quản lý.
• Chi tiết – Chọn xem tác nhân có nên hiển thị quá trình suy nghĩ trong giao diện chat FlowHunt không. Đặc biệt hữu ích khi cần gỡ lỗi.

Cổng vào dữ liệu

Cổng vào Liên hệ cho phép kết nối các nguồn liên hệ. Bạn có thể kết nối tối đa 20 thành phần khác nhau, từ Tác nhân AI, thành phần dữ liệu đến trình truy xuất tài liệu và tích hợp ứng dụng nhắn tin.

Ngoài ra, thông tin cũng có thể được gửi qua Chat Input. Ví dụ, bất cứ khi nào khách hàng gửi thông tin cho chatbot, tác nhân AI sẽ tự động nhận diện và sử dụng thành phần Tạo liên hệ.

Cổng ra dữ liệu

• Công cụ: Kết nối thành phần này làm công cụ cho Tác nhân AI. Đây là cổng ra chính, cho phép tác nhân sử dụng thành phần này để tạo mới liên hệ.
• Sau khi thêm liên hệ: Kết nối các thành phần khác để chỉ định hành động sẽ thực hiện sau khi tạo liên hệ. Ví dụ, bạn có thể thiết lập gửi thông báo Slack, tự động cập nhật Google Sheets hoặc xử lý dữ liệu thêm.

Cách sử dụng Thành phần Tạo Liên hệ trong HubSpot

Bạn có thể sử dụng thành phần này ở bất kỳ quy trình nào xuất hiện dữ liệu khách hàng. Từ hội thoại chat đến tài liệu nội bộ, bạn có thể tự động thu thập thông tin liên hệ và tạo bản ghi mới.

Các trường hợp sử dụng phổ biến:

• Thông tin được chia sẻ qua chatbot, Facebook Messenger, email hoặc WhatsApp
• Nhập từ tài liệu và bảng tính Google Workspace
• Nhập từ Google Calendar
• Nhập từ các tài liệu tải lên khác, file và kho kiến thức FlowHunt của bạn
• Thu thập dữ liệu website để lấy thông tin liên hệ
• Sử dụng API để kết nối với ứng dụng bên thứ ba như Zapier

Lưu ý: Chúng tôi khuyến khích sử dụng thành phần này cùng với Cập nhật Liên hệ trong HubSpot, để bạn có thể bổ sung thông tin cho khách hàng hiện tại và tránh tạo trùng lặp.

Hãy cùng xem thành phần này hoạt động ra sao. Ở ví dụ này, chúng ta sẽ tạo chatbot hỗ trợ khách hàng đơn giản nhất và thử nghiệm với một truy vấn cho mục đích tạo khách hàng tiềm năng.

Hãy cùng xem kỹ hơn luồng này. Thành phần Tạo Liên hệ trong HubSpot được kết nối làm công cụ cho Tác nhân AI. Điều này nghĩa là tác nhân có thể tự quyết định khi nào và cách dùng công cụ này.

Chúng tôi không kết nối nguồn dữ liệu đầu vào nào cho ví dụ này, vì sẽ giả lập tình huống hỗ trợ khách hàng và nhập thông tin liên hệ qua chat, nhưng bạn có thể kết nối thêm nguồn dữ liệu hoặc chọn một luồng HubSpot mẫu có sẵn để phù hợp nhu cầu.

Vì đang tạo ví dụ chatbot, nên không thể thiếu các thành phần đầu vào/ra chat và lịch sử chat. Đây là tất cả những gì cần thiết để kiểm thử thành phần Tạo liên hệ trong HubSpot.

Hãy đặt tình huống: Một khách hàng tiềm năng muốn trao đổi về gói doanh nghiệp. Đây là kiểu hội thoại bạn chắc chắn không muốn bỏ lỡ. Nhưng nếu không có nhân viên trực để nhận tin nhắn lúc này, hoặc chatbot không có chức năng chuyển tiếp?

Chatbot sẽ xác định rằng không thể kết nối khách hàng này với nhân viên ngay lập tức. Thay vào đó, nó sẽ đề nghị lấy thông tin liên hệ và hứa rằng bạn sẽ liên hệ lại sớm nhất:

Bây giờ hãy kiểm tra trên CRM HubSpot của chúng ta:

Jane Doe đã được tạo thành công, và tất cả thông tin từ cuộc trò chuyện chat đều được liên kết chính xác. Thêm vào đó, Tác nhân đã xác định đúng vòng đời và trạng thái.

Bước cuối cùng để không bao giờ bỏ lỡ khách hàng tiềm năng là thiết lập thông báo về khách hàng mới. Bạn có thể làm điều này với quy trình giao liên hệ trong HubSpot, hoặc thử dùng thành phần Gửi tin nhắn Slack của chúng tôi để tự động hóa thông báo khách hàng mới lên Slack.