Tìm kiếm Liên hệ trong HubSpot

Thành phần Tìm kiếm Liên hệ trong HubSpot là gì

Thành phần Tìm kiếm Liên hệ trong HubSpot cho phép bạn tìm và lọc liên hệ dựa trên bất kỳ thuộc tính nào của HubSpot, bao gồm cả thuộc tính tuỳ chỉnh. Kết hợp với các tuỳ chọn toán tử, thành phần này mở ra hàng chục trường hợp sử dụng độc đáo.

Lợi ích chính của thành phần này

• Tìm kiếm thuộc tính linh hoạt: Lọc liên hệ bằng bất kỳ thuộc tính nào của HubSpot, kể cả trường tuỳ chỉnh. Bạn hoàn toàn kiểm soát cách nhắm mục tiêu hoặc lấy dữ liệu.
• Hỗ trợ toán tử nâng cao: Sử dụng điều kiện như bằng, lớn hơn, nhỏ hơn, nằm giữa, chứa, v.v. Điều này cho phép truy vấn chính xác và tuỳ chỉnh.
• Tương thích quy trình làm việc: Kết hợp với các thành phần khác để xây dựng quy trình hoàn chỉnh. Lý tưởng cho việc theo dõi lead, nhắc nhở hoặc đồng bộ dữ liệu giữa các công cụ.
• Cải thiện chất lượng dữ liệu: Dễ dàng phát hiện thông tin liên hệ không đầy đủ hoặc lỗi thời. Giúp CRM của bạn luôn sạch và cập nhật.
• Lọc theo thời gian: Tìm kiếm theo ngày tạo hoặc sửa đổi. Phù hợp để thiết lập ưu đãi kỷ niệm, chiến dịch tái gắn kết hoặc phát hiện lead cũ.
• Tuỳ chọn đầu ra linh hoạt: Gửi kết quả đến bất kỳ đâu bạn cần—chat, Slack, Google Sheets, email, v.v. Dễ dàng tự động hóa báo cáo và cảnh báo.

Cài đặt thành phần

Toán tử

Toán tử là các phép toán mô tả mối quan hệ giữa truy vấn của bạn và nội dung cần tìm. Ví dụ, bạn có thể tìm kiếm chính xác email, nhưng cũng có thể tìm liên hệ được tạo sau một ngày nhất định, liên hệ thiếu thuộc tính cụ thể và nhiều hơn nữa.

Tên thuộc tính

Bạn có thể tìm kiếm theo thuộc tính HubSpot hoặc đối tượng tuỳ chỉnh. Kết hợp với toán tử, điều này cho phép nhiều trường hợp sử dụng đa dạng. Ngoài thông tin liên hệ như tên, email, công ty, bạn còn có thể lọc theo ngày tạo, ngày sửa đổi, giai đoạn vòng đời, v.v.

Các cài đặt khác

• Giới hạn: Đặt số lượng liên hệ cần lấy. Mặc định là 1 cho các trường hợp khớp chính xác, nhưng bạn có thể tăng lên cho các thao tác hàng loạt. Lưu ý, thời gian xử lý và chi phí tăng theo số lượng kết quả.
• Mô tả công cụ: Thêm thông tin để giúp agent hiểu cách sử dụng công cụ.
• Tên công cụ: Đặt tên để agent tham chiếu đến thành phần này trong kết quả chi tiết. Tên này chỉ phục vụ cho bạn.
• Chi tiết: Chọn xem agent có nên trình bày quá trình suy nghĩ trên giao diện chat FlowHunt không. Đặc biệt hữu ích khi gỡ lỗi.

Các tay cầm (Handles)

• Công cụ: Kết nối thành phần với AI Agent như một công cụ. Đây là tay cầm đầu ra chính, cho phép agent sử dụng thành phần này để tạo bản ghi liên hệ mới.
• Sau khi thêm liên hệ: Kết nối các thành phần để chỉ định hành động sau khi tạo liên hệ. Ví dụ, bạn có thể thiết lập thông báo Slack, tự động cập nhật Google Sheets hoặc tiếp tục xử lý dữ liệu.

Cách sử dụng thành phần Tìm kiếm Liên hệ trong HubSpot

Sau khi đã tìm hiểu thành phần này làm gì, hãy xem cách sử dụng. Trước khi xem hoạt động thực tế, dưới đây là một số trường hợp sử dụng phổ biến mà thành phần này có thể giải quyết:

• Tuân thủ và làm sạch dữ liệu: Sử dụng các toán tử “không nằm trong”, “không có thuộc tính” hoặc “chứa token” để tìm lead thử nghiệm, trường liên hệ thiếu hoặc bản ghi không đầy đủ để loại bỏ hoặc làm sạch.
• Phát hiện lead cũ: Tự động thông báo cho các liên hệ có vòng đời=lead chưa được cập nhật trong một khoảng thời gian nhất định.
• Chiến dịch theo vị trí địa lý: Tìm kiếm liên hệ từ quốc gia, thành phố, mã zip cụ thể để tạo và gửi các chiến dịch, thư mời sự kiện theo vị trí.
• Chiến dịch theo thời gian: Tìm kiếm liên hệ với ngày tạo nhất định để gửi ưu đãi kỷ niệm.
• Nhắc nhở gia hạn tự động: Sử dụng toán tử “nhỏ hơn hoặc bằng” trên ngày sửa đổi cuối cùng để tìm khách hàng sắp đến hạn gia hạn và gửi nhắc nhở hoặc ưu đãi đặc biệt.
• Liên hệ mới từ tài khoản quan trọng: Phát hiện liên hệ mới tạo từ công ty mục tiêu để tự động cảnh báo nội bộ hoặc chuyển đến đúng sales.
• Định tuyến bán hàng theo mã zip: Sử dụng toán tử “nằm trong” để gán liên hệ cho danh sách mã zip và giao cho sales vùng hoặc chiến dịch địa phương.
• Định tuyến thông minh theo sở thích: Sử dụng thuộc tính tuỳ chỉnh như “Sở thích = Sản phẩm A” để tự động chuyển liên hệ đến các bước chăm sóc hoặc nội dung phù hợp.

Xây dựng quy trình phát hiện lead cũ

Hãy thử nghiệm thành phần này. Ta sẽ tạo một quy trình phát hiện lead cũ rất đơn giản. Nói cách khác, ta sẽ tìm liên hệ có giai đoạn vòng đời = lead VÀ ngày sửa đổi cuối cùng trước X ngày.

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ thử như một chatflow. Tuy nhiên, quy trình này hoàn toàn có thể tự động hóa như một cron job và xuất ra bất kỳ đâu bạn cần, dù là thông báo Slack, Gmail hay bảng tính để tạo báo cáo tự động.

Các bước thực hiện:

1. Vì đây là chatflow, hãy thêm Chat Input, Output và History.
2. Thêm một AI Agent sẽ sử dụng thành phần HubSpot như một công cụ.
3. Vì có hai điều kiện tìm kiếm, cần hai thành phần Tìm kiếm Liên hệ trong HubSpot.
4. Kết nối các thành phần như hình minh họa bên dưới:

5. Tiếp theo, thiết lập Toán tử và Tên thuộc tính cho tìm kiếm.
6. Thành phần Tìm kiếm đầu tiên tìm lastmodifieddate với điều kiện Lớn hơn hoặc bằng số ngày X. Nghĩa là tìm các bản ghi cũ:

7. Thành phần Tìm kiếm thứ hai tìm lifecyclestage với điều kiện bằng lead. Điều này đảm bảo không có khách hàng hiện tại hoặc loại bản ghi khác lọt vào kết quả:

8. Đó là tất cả những gì bạn cần cho một chatflow cho phép nhập chỉ dẫn trong chat và nhận kết quả ngay trên chat. Bạn có thể mở rộng quy trình này thành một Flow tự động gửi kết quả đến các ứng dụng bên thứ ba thay vì chat.

Hãy thử kiểm tra. Ta sẽ gửi chỉ dẫn sau trong chat:

Trả về liên hệ có giai đoạn vòng đời là lead VÀ ngày sửa đổi cuối cùng lớn hơn hoặc bằng 5 ngày.

Ở quy trình hoàn toàn tự động, bạn sẽ chèn sẵn chỉ dẫn vào AI Agents và cài đặt thành phần Tìm kiếm Liên hệ. Vì đang làm chatflow, bạn chỉ cần gửi chỉ dẫn trên chat.

Sau khi xử lý, Flow trả về một liên hệ duy nhất:

Hãy kiểm tra lại kết quả. Khi xem danh sách liên hệ trên HubSpot, ta thấy có 4 bản ghi. Tuy nhiên, một bản ghi là khách hàng. Hai bản ghi khác được sửa đổi hôm nay (10/4). Nghĩa là, liên hệ mà Flow trả về chính là liên hệ duy nhất phù hợp với tiêu chí đã cho:

Trong ví dụ này, ta chạy Flow thủ công và kết quả được trả về trên chat. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể chuyển thành giải pháp tự động bằng cách thiết lập cron job, thay đầu ra chat bằng bất kỳ nguồn đầu ra nào bạn muốn, như thành phần Tạo Google Sheet cho báo cáo tự động hoặc công cụ Gửi tin nhắn Slack/Email để thông báo.