Cập nhật một Liên hệ trong HubSpot

Quản lý liên hệ CRM thủ công sẽ làm chậm quy trình làm việc của bạn và dễ xảy ra sai sót. Thành phần này mang đến một cách thông minh hơn để phát triển và duy trì danh sách liên hệ HubSpot bằng cách tự động cập nhật liên hệ dựa trên dữ liệu từ các công cụ, cuộc trò chuyện và các nguồn khác mà bạn đang sử dụng.

Thành phần Cập nhật một Liên hệ trong HubSpot là gì

Thành phần Cập nhật Liên hệ trong HubSpot cho phép bạn tự động cập nhật các liên hệ HubSpot trên tất cả các quy trình làm việc. Dù bạn thu thập khách hàng tiềm năng từ chatbot, tài liệu hay ứng dụng bên thứ ba, công cụ này giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ mọi thứ đồng bộ.

Lợi ích chính của thành phần này

• Giữ CRM của bạn luôn cập nhật tự động: Không còn phải mò mẫm trong HubSpot để chỉnh sửa thủ công. Thành phần này giúp bạn cập nhật tức thì các liên hệ hiện có dựa trên dữ liệu thời gian thực từ các công cụ, trò chuyện, lịch hoặc tài liệu của bạn.
• Cập nhật từ bất kỳ đâu: Dù dữ liệu nằm trong Google Sheet, đến từ chatbot, hay lấy từ một website, bạn đều có thể đưa trực tiếp vào HubSpot. Thành phần này kết nối với hầu hết mọi nguồn dữ liệu, loại bỏ nhu cầu copy-paste hoặc chuyển đổi giữa các ứng dụng.
• Thông minh, nhanh và linh hoạt hơn HubSpot gốc: HubSpot không cung cấp mức tự động hóa đa kênh như thế này. Với FlowHunt, các AI Agent của bạn có thể tìm liên hệ phù hợp bằng logic tìm kiếm, lấy ID và chỉ cập nhật các trường cần thiết mà không cần bạn can thiệp.
• Tuyệt vời cho làm giàu dữ liệu khách hàng tiềm năng và làm sạch dữ liệu: Bạn có thể dùng để làm giàu thông tin liên hệ khi cuộc trò chuyện diễn ra, hoặc làm sạch hàng loạt các bản ghi CRM đã lỗi thời.

Cài đặt của Thành phần

Loại liên kết (không bắt buộc)
Thiết lập này xác định mối quan hệ giữa hai đối tượng trong HubSpot. Các trường do HubSpot định nghĩa được thiết lập mặc định. Đối với liên kết tùy chỉnh, hãy chuyển sang chế độ do người dùng hoặc tích hợp định nghĩa. Đây là cài đặt tùy chọn cho nhà phát triển. Tìm hiểu thêm tại đây.

ID loại liên kết (không bắt buộc)
Chỉ định mối quan hệ chính xác bằng ID. Tìm hiểu thêm trong hướng dẫn của HubSpot. Đây là cài đặt tùy chọn cho trường hợp sử dụng đặc biệt của nhà phát triển.

ID được ánh xạ
ID của đối tượng bạn đang liên kết tới (ví dụ: ID công ty). Cài đặt tùy chọn cho nhà phát triển. Để trống nếu không cần thiết.

Mô tả công cụ
Cung cấp thông tin bổ sung để giúp agent hiểu cách sử dụng công cụ này.

Tên công cụ
Thêm tên mà agent sẽ dùng để đề cập thành phần này trong kết quả chi tiết. Tên này dùng cho tiện lợi của bạn.

Chi tiết quá trình
Chọn xem agent có nên hiển thị quá trình suy nghĩ trong giao diện trò chuyện FlowHunt hay không. Điều này đặc biệt hữu ích khi gỡ lỗi.

Các cổng đầu vào

• Liên hệ:
  Kết nối thông tin liên hệ bạn muốn cập nhật, ví dụ như một Google sheet. Bạn có thể kết nối tối đa 20 thành phần khác nhau tại đây, từ AI Agent, thành phần dữ liệu cho đến các công cụ truy xuất tài liệu và tích hợp ứng dụng nhắn tin.

• ID liên hệ:
  Cổng này cho phép bạn chỉ định ID của liên hệ cần cập nhật.
  ID là bắt buộc để thành phần hoạt động chính xác.
  Bạn có thể có sẵn ID trong nguồn dữ liệu, nhập thủ công, hoặc kết nối một thành phần cung cấp ID đó trực tiếp hoặc qua AI agent.

Các cổng đầu ra

• Công cụ:
  Kết nối thành phần này với AI Agent. Đây là cổng ra chính, cho phép agent sử dụng thành phần này để tạo bản ghi liên hệ mới.

• Sau khi cập nhật liên hệ:
  Kết nối các thành phần để xác định hành động sẽ diễn ra sau khi cập nhật liên hệ. Ví dụ, bạn có thể thiết lập thông báo Slack, tự động cập nhật Google Sheets hoặc gửi dữ liệu đi xử lý tiếp.

Cách sử dụng Thành phần Cập nhật Liên hệ trong HubSpot

Bạn có thể sử dụng thành phần này trong bất kỳ quy trình nào xuất hiện dữ liệu liên hệ. Từ trò chuyện tới tài liệu nội bộ, bạn có thể tạo liên hệ và xử lý thêm.

Một số trường hợp sử dụng phổ biến:

• Cập nhật dựa trên thông tin từ chatbot, Facebook Messenger, email hoặc WhatsApp
• Cập nhật từ tài liệu và bảng tính Google Workspace
• Cập nhật từ Google Calendar
• Cập nhật từ các tài liệu khác và kho tri thức FlowHunt của bạn
• Quét website để tìm thông tin liên hệ mới
• Sử dụng API để kết nối với các ứng dụng bên thứ ba như Zapier

Lưu ý: Chúng tôi khuyến nghị bạn sử dụng thành phần này cùng với Tạo Liên hệ trong HubSpot để không bỏ lỡ bất kỳ khách hàng mới nào.

Xây dựng Flow

Hãy xem thành phần này hoạt động như thế nào. Bạn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình, bao gồm lấy thông tin và so sánh với các bản ghi hiện có. Tuy nhiên, để đơn giản, chúng ta sẽ chỉ tạo một Flow cơ bản cho phép bạn tìm và cập nhật liên hệ bằng cách nhắn tin trong trò chuyện.

Flow này đã giúp trải nghiệm đơn giản và nhanh hơn so với dùng giao diện HubSpot, đặc biệt khi cập nhật hàng loạt. Bạn không cần phải tìm từng liên hệ và từng trường cần cập nhật. Chỉ cần gửi thông tin nhận diện trong chat và nói agent biết cần cập nhật gì.

Lưu ý: Hãy xem các Flow dựng sẵn trong thư viện của chúng tôi để có giải pháp mạnh mẽ và tự động hóa hoàn toàn.

1. Vì đây là chatflow, chúng ta sẽ thêm Chat Input và Output, Lịch sử Chat và một AI Agent để vận hành Flow.
2. Tiếp theo, kết nối Cập nhật Liên hệ trong HubSpot như một công cụ cho AI agent.
3. Chúng ta cũng sẽ thêm thành phần Tìm kiếm Liên hệ trong HubSpot và kết nối nó như một công cụ. Thành phần này cần thiết cho trường hợp sử dụng của chúng ta.

Thành phần Cập nhật Liên hệ trong HubSpot yêu cầu một ID liên hệ chính xác để hoạt động. Có nhiều cách để cung cấp ID này. Bạn có thể có sẵn trong nguồn dữ liệu liên hệ, kết nối thành phần cung cấp ID, hoặc nhập thủ công.

Trong trường hợp này, chúng ta chỉ cần gửi bất kỳ thông tin nhận diện liên hệ nào trong chat, và để Flow tự tìm ID và cập nhật liên hệ. Đây là lúc thành phần Tìm kiếm Liên hệ trong HubSpot phát huy tác dụng.

Thành phần tìm kiếm cho phép bạn truy xuất các liên hệ liên quan đến truy vấn của mình, kèm theo ID của họ. AI Agent, với cả hai thành phần như công cụ, sẽ lo mọi việc. Nó sẽ tìm kiếm liên hệ, lấy ID và cập nhật liên hệ. Việc của bạn chỉ là cung cấp thuộc tính nhận diện trong chat.

Lưu ý: Thành phần Tìm kiếm Liên hệ trong HubSpot luôn tìm kiếm thuộc tính theo thiết lập của bạn, ví dụ: khớp email, liên hệ tạo vào ngày cụ thể, v.v. Tìm hiểu cách thiết lập trong hướng dẫn này.

Hãy thử nghiệm. Trong hướng dẫn Tạo Liên hệ trong HubSpot, chúng tôi đã tạo một liên hệ mới tên Jane Doe. Giả sử bạn muốn cập nhật số điện thoại cho liên hệ này. Đã thiết lập thành phần tìm kiếm để tìm kiếm khớp email chính xác, chúng ta sẽ gửi tin nhắn:

“Đổi số điện thoại của liên hệ có email jane@flowhunt.io thành +421(901)234-567”

Sau khi xử lý xong, chatbot sẽ phản hồi thành công:

Quay lại liên hệ trong HubSpot, bạn sẽ thấy số mới đã được cập nhật:

Flow cốt lõi này hoạt động tốt trong chatbot chăm sóc khách hàng hoặc bất kỳ trường hợp nào dùng chat để nhập thông tin liên hệ mới. Nếu bạn muốn giải pháp mạnh mẽ và tự động hóa toàn diện hơn, hãy thử các Flow dựng sẵn trong thư viện Flow.

Cách tìm ID Liên hệ

Trong khi các thành phần khác sẽ làm tự động hầu hết cho bạn, một số trường hợp có thể bạn cần tự tìm ID liên hệ thủ công. Dưới đây là cách thực hiện.

1. Trong bảng điều khiển HubSpot, vào CRM -> Liên hệ.
2. Tìm liên hệ bạn muốn cập nhật và mở nó lên.

Bây giờ, có hai cách để lấy số ID. Bạn có thể tìm thấy nó là số cuối cùng trong đường dẫn địa chỉ, hoặc vào Hành động -> Xem tất cả thuộc tính và tìm “Record ID”.