Các Năng Lực Cốt Lõi của Copilot trong Outlook

Outlook là một trong những nơi Copilot tạo ra sự khác biệt ngay lập tức. Nó giúp bạn viết phản hồi, soạn email mới, và tóm tắt các chuỗi hội thoại dài để bạn có thể tập trung vào điều thực sự quan trọng. Copilot hoạt động trực tiếp trong Outlook, sử dụng thanh bên, các hành động nội tuyến và tùy chọn tóm tắt ở đầu email. Bạn không cần chuyển đổi công cụ hay rời khỏi ứng dụng.

Dưới đây là ba điểm chính:

1. Copilot giúp bạn viết, viết lại và hoàn thiện email với giọng điệu và sự rõ ràng tốt hơn.
2. Nó có thể tự động nhận biết cảm xúc, mức độ khẩn cấp và các dấu hiệu cảm xúc.
3. Nó giúp ngăn ngừa hiểu lầm bằng cách cải thiện cấu trúc, cách diễn đạt và mục đích thông điệp.

Đọc thêm các câu chuyện từ AI Academy:
https://www.flowhunt.io/academy/

Một Cách Tiếp Cận Viết Gần Gũi Hơn Với Con Người

Giao tiếp qua email thường cảm thấy trang trọng hơn nói chuyện, đặc biệt là trong môi trường làm việc. Vì giọng điệu rất dễ bị hiểu sai, nhiều người gặp khó khăn khi cân bằng giữa sự chuyên nghiệp và sự gần gũi.

Copilot giúp bạn duy trì:

• Sự rõ ràng
• Tính nhất quán
• Nhận thức cảm xúc

Nó có thể viết email cho bạn, sửa ngữ pháp, rút ngắn hoặc mở rộng nội dung, và làm cho thông điệp của bạn nghe lịch sự hơn, tự tin hơn hoặc cân bằng hơn.

Các công cụ cũ cũng đã có thể làm một phần việc này, nhưng thường ở mức độ hời hợt. Điều làm Copilot hữu ích hơn là nó hiểu được ngữ cảnh, nên thông điệp trở nên sát với ý bạn thực sự muốn truyền đạt.

Nhận Diện Mức Độ Khẩn Cấp

Một trong những điều thực tiễn nhất mà Copilot có thể giúp bạn là xác định email của bạn có nghe như khẩn cấp hay không.

Ví dụ, nếu bạn viết:

Này, bạn có thể làm việc này giúp mình không?

Câu này nghe bình thường, nhưng lại thiếu thông tin về thời gian.
Người nhận có thể nghĩ:

• Việc này rất khẩn cấp
• Họ nên ở lại làm thêm
• Họ nên bỏ dở việc khác

Dù ý của bạn chỉ là cần vào cuối tuần.

Copilot có thể giúp bạn tránh hiểu lầm này bằng cách điều chỉnh thông điệp:

• Làm cho rõ ràng hơn
• Giảm áp lực không cần thiết
• Thêm mốc thời gian nếu cần

Nó bảo vệ đồng nghiệp khỏi căng thẳng và giúp bạn truyền đạt mục đích chính xác.

Sẵn sàng phát triển doanh nghiệp của bạn?

Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay và xem kết quả trong vài ngày.

Yêu cầu demo Đăng nhập

Phản Hồi Với Sự Đồng Cảm

Ngay cả trong môi trường chuyên nghiệp, cảm xúc vẫn rất quan trọng. Đôi khi đồng nghiệp có một tuần khó khăn hoặc chủ đề nhạy cảm. Bạn muốn thể hiện sự hỗ trợ nhưng vẫn giữ thông điệp phù hợp với công việc.

Bạn chỉ cần nói:

Hãy làm cho thông điệp này nghe thân thiện, gần gũi nhưng vẫn chuyên nghiệp.

Copilot cân bằng giữa sự đồng cảm và sự rõ ràng, giúp bạn gửi những thông điệp chu đáo, không máy móc.

Tránh Hiểu Lầm

Nhiều vấn đề với email không đến từ việc viết sai,
mà là do thông điệp bị hiểu khác so với ý định.

Nguyên nhân có thể là:

• Lỗi ngữ pháp
• Cách diễn đạt lủng củng
• Cấu trúc khó hiểu
• Giọng điệu không phù hợp hoàn cảnh

Copilot giúp bằng cách:

• Đánh dấu những câu không rõ ràng hoặc dễ gây hiểu nhầm
• Gợi ý cách viết lại
• Cải thiện giọng điệu
• Giữ cho ý định của bạn luôn rõ ràng

Điều này quan trọng hơn lỗi chính tả. Nó đảm bảo người nhận hiểu đúng điều bạn muốn nói.

Tham gia bản tin của chúng tôi

Nhận các mẹo, xu hướng và ưu đãi mới nhất miễn phí.

Địa chỉ email

Đăng ký

Chào Hỏi và Kết Thúc Cá Nhân Hóa

Nếu bạn thường xuyên email cho ai đó, bạn sẽ tự nhiên xây dựng phong cách riêng. Có thể bạn luôn bắt đầu bằng này và kết thúc bằng cheers.

Copilot giúp bạn duy trì sự nhất quán này để email của bạn không đột ngột trở nên:

• Quá trang trọng
• Quá lạnh lùng
• Không giống phong cách của bạn

Nó giúp bạn giữ được chất riêng, chỉ là phiên bản trau chuốt hơn.

Xử Lý Sự Tinh Tế Ngôn Ngữ Đa Dạng

Trong môi trường đa ngôn ngữ, đặc biệt phổ biến ở châu Âu, dịch thuật hiếm khi là từng chữ một.
Các công cụ như Google Translate thường bỏ lỡ:

• Cảm xúc
• Sắc thái văn hóa
• Ý nghĩa sau các cụm động từ

AI hiện đại hiểu ý định, không chỉ là từ ngữ.
Điều này giúp Copilot tạo ra những thông điệp hợp lý cả về logic lẫn cảm xúc bằng ngôn ngữ đích.
Đây là yếu tố then chốt khi viết cho ai đó bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của họ mà vẫn giữ được phong cách giao tiếp phù hợp.

Cải Thiện Cấu Trúc và Khả Năng Đọc

Email dài thường gặp các vấn đề như:

• Lặp lại
• Ý chính bị che lấp
• Giải thích quá dài dòng

Copilot có thể giúp bằng cách:

• Đề xuất cấu trúc rõ ràng hơn
• Viết lại các đoạn dài
• Nhóm các ý giống nhau
• Gợi ý thay đổi định dạng

Điều này không nhằm làm mọi thứ quá đơn giản. Mục tiêu là giúp người đọc không phải nỗ lực quá nhiều để hiểu thông điệp.

Cách Copilot Đánh Giá Thông Điệp Của Bạn

Khi Copilot giúp bạn chỉnh sửa nội dung, đây là một số yếu tố nó đánh giá:

• Thông điệp có vô tình nghe quá khẩn cấp không?
• Có gì không rõ ràng hoặc dễ gây nhầm lẫn không?
• Giọng điệu quá lạnh lùng hay quá cảm xúc không?
• Cách viết này có giống như khi bạn nói chuyện với người này không?

Mục tiêu là điều chỉnh thông điệp để phản ánh đúng điều bạn thực sự muốn truyền đạt.

Tóm Tắt

Copilot trong Outlook giúp bạn:

• Viết email với giọng điệu, sự rõ ràng và đồng cảm tốt hơn
• Nhận biết mức độ khẩn cấp và tránh áp lực không mong muốn
• Ngăn ngừa hiểu lầm do thông điệp không rõ ràng
• Duy trì lời chào và kết thúc nhất quán với phong cách cá nhân
• Giao tiếp hiệu quả qua nhiều ngôn ngữ
• Cải thiện cấu trúc để email dễ theo dõi hơn

Nếu bạn muốn hiểu rõ Copilot và sử dụng hiệu quả trên toàn bộ Microsoft 365, hãy khám phá chương trình đào tạo Microsoft 365 Copilot Essentials của chúng tôi:
https://www.flowhunt.io/services/ai-training/microsoft-365-copilot-essentials/