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如何使用 AI 创建专业会议纪要：进阶技巧

逐步指南，教你如何利用 ChatGPT 从你的数据中在五分钟内创建专业会议纪要。

你是否曾被要求为长达数小时的会议制作一份概览？商务会议后再也不用担心遗漏重要决策！确保每一项讨论、共识和行动项都被记录，并且随时都能轻松查阅。 在本文中，我们将展示如何用 AI 通过四个简单步骤生成会议纪要：

  1. 创建会议的文字记录。
  2. 确定你希望会议纪要遵循的模板。
  3. 收集更多信息（议程、补充说明）。
  4. 将提示词和所有文件发送给聊天机器人。

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无需自建方案。我们的工具可帮助你快速生成清晰、专业的会议总结。只需上传文字记录，添加任何说明或会议议程，其余交给 AI 完成。

它速度快，易于使用，帮助团队保持步调一致。

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如果你想学习，下面是详细教程：

分步指南

会议纪要是简要记录，涵盖会议讨论内容、产生的结果，以及每项行动由谁负责。让我们一步步了解这一流程。

1. 获取会议文字记录

录制你的会议。过去这通常是秘书的工作，但现代科技能更快、更系统地生成会议纪要。可以使用 Teams 转录或 Otter.ai 生成并保存文字记录。

meeting transcript

2. 创建模板（或直接用我们的模板）

决定你的纪要标准结构。有些公司对会议和讨论有特定要求。但为便于操作，我们为你提供了一个适用于大多数场景的简单模板。

meeting minutes template

3. 提供补充信息、议程和说明

为确保聊天机器人给出令人满意的回复，你可以随时补充更多信息。你可以包括：

  • 会议背景
  • 上次会议的结果
  • 具体目标
  • 本次会议的目标
  • 其他相关细节（主要参与者，或你需要解答的具体问题等）。

这些信息可以作为提示词的一部分，也可以作为单独文件上传。

你还可以提供会议组织者事先发给你的议程。这有助于 AI 确定重要讨论点，或识别文字记录中未提及姓名的与会者。

agenda and additional notes for meetings

聊天机器人获得的信息越多，生成的会议纪要就越详细、具体。

4. 向 ChatGPT 提示

收集所有信息并询问 ChatGPT。听起来很简单。但你很可能不希望 ChatGPT 像普通聊天机器人那样回复。因此，请像向专业人士提问一样编写你的提示词。我们建议用如下提示：

You are a professional meeting minutes generator. Your goal is to create a clear, well-structured, and formal summary of our monthly Sales Strategy Meeting. 
Context:
Participants include sales team leads and regional managers.
Topics covered include quarterly targets, sales pipeline updates, and marketing alignment.
Input Sources:
A transcript of the meeting will be provided.
Optionally, an agenda, a meeting minutes template, or additional context may also be included.
Output Expectations should match the template if provided, if not, feel free to follow your own rules.
Ensure the language is professional, concise, and free of filler. Highlight important conclusions or blockers. Summarize each point accurately without losing nuance or missing action items. Be consistent in structure and use of headings. Be consistent in structure and use of headings.
Once everything is done, create a Word document and insert the meeting minutes there.

别忘了你可以随时调整提示词，让其完全按你的需求生成。如果你想导出 .docx 而不是 .pdf，也可以在最后阶段手动调整。

5. 实践尝试

别忘了要附上 AI 获取信息所需的实际文件。

2 people and an AI Agent

你的结果将如下所示：

Meeting Minutes

Meeting Title: Monthly Sales Strategy Meeting
Date/Time: May 26, 2025 at 10:00 AM
Location: Danube Conference Room, BlueChip Finance HQ, Vienna


Attendees
Alex – Board Meeting Coordinator
Ben – Board Member
Chris – Board Assistant


Non-Attendees
John – CEO (Absent)


Agenda
Q2 Financial Results & Year-End Forecast
AI Integration Pilot Review
Client Feedback – Digital Onboarding
2026 Strategy Preview
Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Sustainability Progress & ESG Targets


Discussion
Next Board Meeting Date
Confirmed for Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM in the Danube conference room.


Q2 Financial Results & Forecast
Reviewed preliminary figures; agreed to update year-end forecast after next month’s performance.


AI Integration Pilot
Pilot runs through August; KPI data to be compiled for a Q4 scaling decision.


Digital Onboarding Feedback
Clients requested smoother UI; team will gather three months of usage metrics for the next review.


2026 Strategy Preview
Early framework includes headcount planning and potential new market opportunities.


Talent Acquisition & Leadership Pipeline
Roadmap to address upcoming retirements and leadership gaps; HR to circulate draft by mid-June.


ESG & Sustainability Update
Lead reported on current benchmarks; next steps include rolling out carbon-offset proposals.


Decisions
Scheduled next board meeting for September 17, 2025 at 2:00 PM.
Retained venue: Danube Conference Room.
Approved agenda as outlined above.


Action Items
Action	Owner
Draft and circulate the formal agenda by next week	Ben
Compile KPI data for AI pilot and digital onboarding metrics	Chris
Send calendar invite and coordinate meeting logistics	Alex


Next Meeting
Date/Time: Wednesday, September 17, 2025 at 2:00 PM
Location: Danube Conference Room

优缺点

来看看用此方法生成会议纪要的优缺点。

优点缺点
高效省时：快速生成会议纪要，节省行政时间。隐私风险：注意敏感数据与免费 AI 工具的使用。
易用性强：无需专业技能即可使用 ChatGPT 或 FlowHunt。依赖输入质量：低质量记录会导致总结不准确。
输出可自定义：可适配你的模板、议程和风格。上下文理解有限：可能遗漏语气、细节或会议氛围。
一致性更高：会议文档标准化。需人工审核：分享前须人工最终检查。

总结

如你所见，按照这些步骤，制作会议纪要比你想象的简单：

  1. 创建会议文字记录。
  2. 选择会议纪要模板。
  3. 收集补充信息。
  4. 将提示词和所有文件发送给聊天机器人。

现在，你可以利用 Gemini、Mistral 或 Grok 等知名聊天机器人，在五分钟内生成完整会议纪要。

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