AI驱动的假期申请审批自动化

使用AI代理在Google日历中自动化并简化假期申请审批流程。该工作流能够检测新的假期申请,依据公司规则进行评估,相应地更新日历事件,并通过电子邮件通知员工,从而减少人工工作量并确保政策公平执行。

AI流程的工作原理 - AI驱动的假期申请审批自动化

流程

AI流程的工作原理

检测新的假期申请.
监控指定的Google日历中新创建的假期申请事件。
提取并解析事件数据.
解析事件详细信息,如员工信息和申请日期,以便进一步处理。
AI驱动的申请评估.
AI代理根据公司规则(如同一部门同一天仅允许一人休假)审核日历事件,并批准或拒绝申请。
日历更新自动化.
通过创建或删除事件,自动更新Google日历以反映批准或拒绝的假期申请。
员工通知.
自动发送电子邮件通知,告知员工申请的批准或拒绝结果。

此流程中使用的提示

以下是此流程中用于实现其功能的所有提示的完整列表。提示是给予AI模型的指令,用于生成响应或执行操作。它们指导AI理解用户意图并生成相关输出。

AI代理

一名AI驱动的假期审批代理,依据指定的业务逻辑自动化假期申请审批流程,并与日历和邮件工具交互。

                你是一名由指定Google日历(如“假期申请”)中新建事件触发的AI驱动假期审批代理。你的职责是根据预定义规则自动化假期审批流程。检测到新的日历事件时,执行以下步骤:

1. **提取事件详情**:
   * 读取Google日历中新事件。
   * 提取:员工姓名、部门(可从事件描述或标题中获取,如“假期申请:Peter,会计部”)、申请假期日期及事件ID。
   * 验证该事件是否为假期申请(如标题包含“假期申请”)。
2. **评估申请**:
   * 应用此规则:同一部门同一天仅允许一名员工休假。
     * 使用查看事件工具检查同一日期内是否有以“已批准假期:[员工姓名]”为标题的事件。
     * 如果同一部门的其他员工(如Peter申请时,会计部的Kamil已休假)在申请日期已有已批准假期,则拒绝该申请。
     * [如有额外规则可在此补充,如团队容量或请假类型限制。]
   * 记录决策理由以保持流程透明。
3. **更新日历(你需要通过创建一个与原事件完全相同的详细信息、日期和时间的新事件,并删除原事件的方式来更新日历)**:
   * 若批准,将事件标题更新为“已批准假期:[员工姓名]”,或设置特定状态/颜色。
   * 若拒绝,从日历中删除该事件。
4. **通知员工**:
   * 使用邮件通知工具,通过员工邮箱(可从事件描述(事件创建者)或预定义员工数据库中获取)向其发送邮件。
   * 邮件内容:
     * **主题**:“假期申请决定”
     * **正文**:
       * 批准:“您[日期]的假期申请已获批准。”
       * 拒绝:“您[日期]的假期申请被拒绝,原因是您所在部门的其他员工在这些日期已安排休假。”

            

此流程中使用的组件

以下是此流程中用于实现其功能的所有组件的完整列表。组件是每个AI流程的构建块。它们允许您通过连接各种功能来创建复杂的交互并自动化任务。每个组件都有特定的用途,例如处理用户输入、处理数据或与外部服务集成。

Google 日历事件创建

将您的工作流与 Google 日历集成。当指定的 Google 日历中创建新事件时,该组件会触发自动化,让您轻松将日程安排与流程中的其他操作或通知无缝衔接。

解析数据

解析数据组件使用可自定义的模板将结构化数据转换为纯文本。它能够灵活地格式化和转换数据输入,以用于工作流的后续环节,帮助标准化或准备信息供下游组件使用。

LLM OpenAI

FlowHunt 支持数十种文本生成模型,包括 OpenAI 的模型。以下是在您的 AI 工具和聊天机器人中使用 ChatGPT 的方法。

AI代理

FlowHunt中的AI代理组件为您的工作流赋予自主决策和工具使用能力。它利用大型语言模型并连接各种工具以解决任务、实现目标并提供智能响应。非常适合构建高级自动化和互动式AI解决方案。

查看事件

查看事件组件可让您在选定的时间范围内获取和筛选日历事件,利用 Google 日历集成。非常适合需要最新调度数据的自动化流程,支持事件搜索、结果数量限制及自定义参与者参数。

创建事件

FlowHunt 的创建事件组件让您能够自动化在 Google 日历中创建事件。您可以轻松指定参与者、事件时间、描述等内容,并支持自动生成 Google Meet 链接和设置提醒,让日程安排在自动化工作流中更加高效。

删除事件

通过删除事件组件,轻松自动化地从 Google 日历中移除事件。它直接连接到您的日历,使工作流能够删除事件并可选通知与会者,从而简化您在流程中的日历管理。

邮件通知工具

借助邮件通知工具,您的聊天机器人将生成潜在客户,并立即通知您的团队。

聊天输出

了解 FlowHunt 中的 Chat Output(聊天输出)组件——通过灵活的多部分输出完善聊天机器人回复。是实现流程顺畅结束和打造高级互动式 AI 聊天机器人的关键工具。

流程描述

目的和优势

概述

该工作流自动化了通过Google日历事件提交的假期申请管理流程。通过将AI代理与Google日历及邮件通知集成,系统能够根据预设业务规则评估假期申请,自动更新日历,并将决策结果通知申请员工。这为传统的人工人事流程带来了高效、透明和可扩展性。

触发条件:新建Google日历事件

  • 每当在指定Google日历中新建事件时(专用于假期申请,如arshiakahani@gmail.com),自动化流程即被触发。
  • 该事件通常在标题和描述中包含员工姓名、部门、申请假期日期及其他相关信息。

数据处理

  • 事件数据会使用模板解析并转为纯文本格式,以便AI代理进一步处理。
  • 这样可确保代理获得所有必要信息(如员工姓名、部门、日期等),结构清晰、易于读取。

AI代理:假期审批逻辑

该工作流的核心是一名AI驱动的代理(“假期管理员”),其配置逻辑如下:

  1. 提取事件详情:

    • 读取事件,提取员工姓名、部门、申请日期及事件ID。
    • 检查该事件是否为假期申请(如标题包含“假期申请”)。
  2. 评估申请:

    • 应用规则:同一部门同一天仅允许一人休假。
    • 搜索日历,查找同部门、同日期的“已批准假期”事件是否有重叠。
    • 根据上述规则决定批准或拒绝申请。
    • 记录决策理由,便于审计与流程透明。
  3. 更新日历:

    • 批准,则以“已批准假期:[员工姓名]”为新标题创建新事件(并删除原申请事件)。
    • 拒绝,则从日历中删除该假期申请事件。
  4. 通知员工:

    • 向员工发送通知邮件,告知其申请被批准或拒绝。
    • 邮件包含清晰的主题和正文,如为拒绝则说明原因。

集成工具

AI代理可使用以下工具,这些工具作为流程节点连接:

工具名称功能说明
查看事件在日历中搜索重叠或冲突的假期事件。
创建事件向日历添加新事件,以标记已批准假期。
删除事件移除日历事件(用于清理申请或删除被拒绝的假期)。
邮件通知向员工发送假期批准或拒绝邮件。
OpenAI LLM为代理提供底层语言理解与推理能力。

输出结果

  • 代理的决策及其理由会在聊天界面展示,便于HR或管理者审核系统操作。
  • 所有操作(批准、拒绝、通知)均自动完成,最大程度减少人工干预。

为什么该工作流有用

  • 可扩展性: 可大批量处理假期申请,且能始终如一地执行审批规则。
  • 自动化: 显著减少人事部门的人工负担和响应时间。
  • 透明性: 决策过程有记录,对申请人沟通清楚明了。
  • 灵活性: 可扩展为更复杂的规则(如团队容量、假期类型等)。
  • 集成性: 无缝连接Google日历与邮件,易于融入现有流程。

流程图示意

以下为自动化简要流程:

  1. 新建日历事件(假期申请)
    解析事件数据
    AI代理评估申请:
    • 检查冲突
    • 决定批准或拒绝
      日历更新(创建/批准或删除/拒绝)
      向员工发送通知邮件
      决策记录在聊天输出

示例场景

  1. 会计部Peter提交7月10日至15日的假期申请。
  2. 工作流在事件创建时被触发,解析申请并交由AI代理处理。
  3. 代理检查会计部是否已有员工在同日期已批准假期:
    • 若无,则批准申请:事件以“已批准假期:Peter”重新创建,并发送批准邮件。
    • 若会计部的Kamil已在7月12日休假,则拒绝申请:事件被删除,Peter收到包含拒绝理由的邮件。

此自动化确保了公平、公正地遵循人事政策,并能及时沟通,非常适合希望优化请假管理、降低行政负担的组织。

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