AI会议纪要与后续跟进生成器

利用AI自动从您的会议附件中生成可执行的会议纪要和后续邮件,并将结果导出为PDF。非常适合简化会议文档和沟通流程。

AI流程的工作原理 - AI会议纪要与后续跟进生成器

流程

AI流程的工作原理

用户上传会议文件.
用户将会议音频或视频文件作为附件提供。
AI提取上下文及细节.
AI处理附件,提取相关的会议信息。
生成会议纪要与跟进邮件.
AI根据会议内容生成结构化的会议纪要和后续邮件。
展示与导出结果.
生成的会议摘要和跟进邮件会展示给用户,并导出为可下载的PDF。
发送自动化跟进.
生成一封可直接发送的邮件,便于快速跟进会议参与者。

此流程中使用的提示

以下是此流程中用于实现其功能的所有提示的完整列表。提示是给予AI模型的指令,用于生成响应或执行操作。它们指导AI理解用户意图并生成相关输出。

会议纪要提示词模板

基于详细的会议纪要模板和提供的上下文生成会议纪要的提示词模板。

                Here is the context of attachment that was attached given as CONTEXT
---CONTEXT
{context}
---


--TEMPLATE---
**Meeting Minutes Template**

**Meeting Title:**  
**Date:**  
**Time:**  
**Location:**  
**Meeting called by:**  
**Facilitator:**  
**Note-taker:**  
**Attendees:**  
- Name 1
- Name 2
- Name 3  
  *(List all attendees here)*

**Agenda:**  
1. Topic 1  
2. Topic 2  
3. Topic 3  
   *(List all agenda items here)*

**Meeting Summary:**

1. **Call to Order:**  
   - Time meeting was called to order.  
   - Opening remarks by the facilitator.

2. **Attendance:**  
   - Confirmation and acknowledgment of attendees.  
   - Mention of any apologies or absences.

3. **Approval of Previous Meeting Minutes:**  
   - Any corrections or approval status.
  
4. **Discussion and Updates:**

   - **Topic 1:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 2:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   - **Topic 3:**  
     - Brief summary of the discussion.  
     - Key points and decisions made.  
     - Action items and their owners.

   *(Continue as necessary for all agenda topics)*

5. **Other Business:**  
   - Any additional topics discussed outside the agenda.

6. **Next Steps / Action Items:**  
   - Summarize action items, responsible parties, and deadlines.

7. **Next Meeting:**  
   - Date and time of the next meeting.  
   - Location or method of meeting (if applicable).

8. **Adjournment:**  
   - Time meeting was adjourned.

**Additional Notes:**  
- Any items that were tabled for future discussion.  
- Important contextual notes or observations.

**Prepared by:**  
- [Name]  
- [Date of preparation]
---

Generate a meeting minutes based on the TEMPLATE
            

此流程中使用的组件

以下是此流程中用于实现其功能的所有组件的完整列表。组件是每个AI流程的构建块。它们允许您通过连接各种功能来创建复杂的交互并自动化任务。每个组件都有特定的用途,例如处理用户输入、处理数据或与外部服务集成。

聊天输入

FlowHunt 中的聊天输入组件通过在 Playground 捕获消息来启动用户交互。它作为流程的起点,使工作流能够处理文本和基于文件的输入。

FlowHunt 中的提示(Prompt)组件

了解 FlowHunt 的 Prompt 组件如何让你定义 AI 机器人的角色和行为,确保回复相关且个性化。自定义提示和模板,打造高效、具备上下文感知的聊天机器人流程。

生成器

探索 FlowHunt 的生成器组件——利用您选择的 LLM 模型进行强大的 AI 驱动文本生成。通过结合提示词、可选的系统指令,甚至图片作为输入,轻松创建动态聊天机器人回复,使其成为构建智能对话流程的核心工具。

聊天输出

了解 FlowHunt 中的 Chat Output(聊天输出)组件——通过灵活的多部分输出完善聊天机器人回复。是实现流程顺畅结束和打造高级互动式 AI 聊天机器人的关键工具。

导出为 PDF

使用 FlowHunt 的导出为 PDF 组件,将文本转换为可下载的 PDF 文件。无缝地将工作流中的 markdown 或纯文本转换为 PDF 文档,适用于按需生成报告、摘要或格式化文档。

消息小部件

消息小部件组件可在您的工作流中显示自定义消息。非常适合欢迎用户、提供操作说明或显示任何重要信息,支持 Markdown 格式,并可设置为每个会话仅显示一次。

聊天开启触发器

聊天开启触发器组件能够检测聊天会话的开始,一旦用户打开聊天窗口,即刻触发工作流响应。它以用户的首条消息启动流程,是构建高响应、互动型聊天机器人的关键组件。

流程描述

目的和优势

该工作流名为简易会议纪要,旨在自动化并简化将会议附件(如音频或视频文件)转化为结构化、可执行内容的流程。它能生成精准的会议纪要和后续邮件,甚至将结果导出为可下载的PDF。整个流程经过优化,最大程度地减少用户操作,让您专注于更重要的事务。


工作流步骤

1. 欢迎用户

  • 一旦聊天界面开启,用户会收到友好的欢迎信息。
  • 欢迎语会引导用户上传会议音频或视频文件,并说明该流程将生成:
    • 详细会议纪要
    • 行动导向的后续跟进邮件

2. 用户输入与附件上传

  • 用户通过聊天输入界面上传会议文件。
  • 系统捕获附件,并将其作为后续处理的上下文输入。

3. 生成会议纪要

  • 工作流采用预设、全面的模板,包含会议名称、日期、参与者、议程、讨论、行动项、下一步等部分。
  • AI处理所附文件内容,提取关键信息并填充模板,确保会议纪要清晰、有条理且易于执行。

4. 创建跟进邮件

  • 基于同样的会议上下文,生成后续跟进邮件。
  • 邮件包含友好的开场白,并在末尾附上完整会议纪要,便于收件人同时查阅摘要与详情。

5. 输出展示

  • 生成的会议纪要和跟进邮件会在聊天界面即时展示,方便用户审核。
  • 工作流还将内容格式化为Markdown,以优化清晰度与结构。

6. 导出为PDF

  • 工作流会自动将生成的会议纪要和跟进邮件导出为PDF文件。
  • 用户将获得该PDF的下载链接,方便会议文档的分享或归档。

技术流程概览

步骤模块目的
1ChatOpenedTrigger, MessageWidget欢迎与操作指引
2ChatInput接收会议文件/附件
3PromptTemplate(会议纪要)+ Generator生成结构化会议记录
4PromptTemplate(跟进邮件)+ Generator生成后续沟通内容
5ChatOutput展示生成内容
6PromptTemplate(合并)合并纪要与邮件便于导出
7ExportToPDFFile生成可下载PDF
8ChatOutput提供下载链接

此工作流的优势

  • 节省时间:自动化撰写会议纪要和跟进邮件,避免重复且耗时的手动操作。
  • 保持一致性:确保每份纪要和邮件都遵循专业、标准化模板。
  • 高效扩展:可快速处理多场会议,助力组织规模化文档管理,无需增加人工。
  • 便于获取:输出内容既可在聊天中查看,也可下载为PDF,分享和归档都很方便。
  • 结果导向:清晰的行动项与摘要有助于会后及时跟进。

适用场景

  • 企业与团队:用于定期员工会议、项目进展或客户电话会议。
  • 活动主办方:记录活动或研讨会中的讨论与决策。
  • 学术与科研小组:跟踪项目进度与行动项。
  • 远程办公:分布式团队保持高效沟通尤为适用。

总结

简易会议纪要工作流实现了会议录音到可操作文档的自动转换,结合AI内容提取、专业格式化与自动化导出,是提升会议管理效率、优化跟进与提升组织效能的得力工具。

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