مساعد البريد الإلكتروني الذكي لـ Gmail

نظرة عامة

يعمل سير العمل هذا على أتمتة معالجة الرسائل الواردة والرد عليها في Gmail باستخدام وكيل مدعوم بالذكاء الاصطناعي، واسترجاع المستندات للحصول على إجابات قائمة على المعرفة، وأدوات إدارة Gmail (إرسال، تصنيف، إزالة تصنيف). تم تصميمه لتبسيط معالجة البريد الإلكتروني، وتقديم ردود متسقة ومرتكزة على المعرفة، وتوسيع عمليات البريد الإلكتروني مع تدخل بشري قليل.

كيف يعمل سير العمل

1. التشغيل: استلام رسالة جديدة

• يبدأ سير العمل عند استلام رسالة بريد إلكتروني جديدة في حساب Gmail المتصل.
• يعمل هذا الحدث كمدخل ويمرر الرسالة إلى وكيل الذكاء الاصطناعي للمعالجة.

2. وكيل الذكاء الاصطناعي: مساعد البريد الإلكتروني

• جوهر سير العمل هو وكيل ذكاء اصطناعي تم تهيئته بقصة خلفية “مدير بريد” وهدف صريح:
  “أنت مساعد بريد إلكتروني مسؤول عن الرد على الرسائل الواردة بطريقة احترافية وهادئة مستخدمًا قاعدة المعرفة المعطاة لك في أداة استرجاع المستندات.”
• يستقبل الوكيل محتوى الرسالة الجديدة كموجه له.

الأدوات المتصلة بالوكيل

تم تعزيز الوكيل بعدة أدوات، مما يسمح له باتخاذ إجراءات تتجاوز توليد النص فقط:

• أداة إرسال البريد الإلكتروني: تتيح للوكيل صياغة وإرسال الردود مباشرة عبر Gmail.
• أداة إضافة التصنيفات: تمكن الوكيل من تنظيم أو تصنيف الرسائل الإلكترونية بإضافة التصنيفات.
• أداة إزالة التصنيفات: تعطي الوكيل القدرة على إزالة التصنيفات من الرسائل عند الحاجة.
• أداة استرجاع المستندات: تقدم للوكيل إمكانية الوصول إلى قاعدة المعرفة، مما يمكنه من تأصيل ردوده باستخدام مستندات أو موارد داخلية حديثة.

3. استرجاع المستندات

• يبحث هذا المكون في مصادر المعرفة المحددة مسبقًا عن المستندات ذات الصلة بناءً على محتوى الرسالة.
• يسترجع ما يصل إلى 3 مستندات لكل استعلام، ليضمن أن الردود يمكن أن تستند إلى أحدث أو أهم المعلومات.
• يستخدم الوكيل هذه الأداة، أي يمكنه الاستعلام عن قاعدة المعرفة حسب الحاجة عند كتابة الرد.

4. أدوات Gmail لإدارة البريد

• إرسال بريد إلكتروني: يمكن للوكيل كتابة وإرسال الرسائل، بما في ذلك تحديد المستلمين والموضوع والمحتوى والمرفقات.
• إدارة التصنيفات: يمكن للوكيل إضافة أو إزالة التصنيفات للمساعدة في تنظيم وتتبع الرسائل تلقائيًا.

5. المخرجات: عرض الدردشة

• عندما ينتهي الوكيل من معالجة الرسالة (بما في ذلك الاستعلام عن قاعدة المعرفة وربما إرسال رد أو تصنيف الرسالة)، يقوم سير العمل بإخراج الرد لعرضه في واجهة شبيهة بالدردشة أو سجل.

هيكل سير العمل

الفوائد الرئيسية وحالات الاستخدام

• قابلية التوسع: يعالج أعدادًا كبيرة من الرسائل الواردة دون اختناقات بشرية.
• الاتساق: يضمن أن كل رد احترافي ويستند إلى أحدث المعلومات.
• الأتمتة: يقلل من العمل اليدوي لعناوين البريد الخاصة بالدعم أو المبيعات أو المعلومات.
• دمج المعرفة: يستفيد من الوثائق الداخلية أو الخارجية للحصول على ردود دقيقة وواعية للسياق.
• إدارة صندوق الوارد: ينظم الرسائل تلقائيًا باستخدام التصنيفات، مما يساعد الفرق على البقاء منظمين.

أمثلة لحالات الاستخدام

• دعم العملاء: يجيب فورًا على استفسارات العملاء باستخدام الأسئلة الشائعة والوثائق المحدثة.
• استفسارات المبيعات: يرد على العملاء المحتملين بردود مخصصة قائمة على المعرفة ويتابع حالتهم باستخدام التصنيفات.
• الطلبات الداخلية: يوجه ويجيب على استفسارات الموظفين باستخدام سياسات الشركة المخزنة في أداة استرجاع المستندات.

الملخص

يمثل سير العمل هذا نمط أتمتة قوي لإدارة البريد الإلكتروني. من خلال دمج Gmail مع الذكاء الاصطناعي المتقدم واسترجاع المستندات، يمكن للمؤسسات تقديم ردود بريد إلكتروني سريعة ودقيقة واحترافية مع الحفاظ على تنظيم صندوق الوارد. يساعد ذلك في توسيع العمليات وتحسين جودة الخدمة وتحرير الموارد البشرية للمهام الأكثر تعقيدًا.